Die Agentur für Prozessautomatisierung im Mittelstand
Wiederkehrende Arbeit lässt sich zu rund 80 Prozent automatisieren. Die restlichen 20 Prozent bleiben beim Menschen: die Freigabe. Wir finden heraus, welche Abläufe in deinem Betrieb dazugehören, und bauen sie.
Was macht eine Agentur für Prozessautomatisierung?
Sie nimmt Abläufe auseinander, die heute von Hand laufen, und baut sie so um, dass eine Software sie übernimmt. Der Ablauf beginnt mit einer Aufnahme: Welche Schritte gibt es, wer macht sie, wie oft, und wo bleibt Arbeit liegen. Daraus entsteht eine Reihenfolge, welche Automatisierung sich zuerst lohnt. Danach wird gebaut und an die vorhandenen Systeme angebunden, also an Buchhaltung, Warenwirtschaft, CRM und Postfach. Aus über 300 Prozessanalysen lässt sich eine Faustregel ableiten: In jedem Unternehmen finden sich mindestens fünf Abläufe, deren Automatisierung sofort spürbar ist. Wiederkehrende Aufgaben wie Angebote, Belege oder Berichte laufen danach zu etwa 80 Prozent ohne Zutun, die verbleibenden 20 Prozent sind Freigaben, bei denen ein Mensch prüft und bestätigt.
- Aufnahme zuerst: ohne Blick auf die tatsächlichen Schritte ist jede Empfehlung geraten.
- Mindestens fünf lohnende Abläufe finden sich in jedem Betrieb, unabhängig von der Branche.
- Rund 80 Prozent der wiederkehrenden Arbeit läuft danach automatisch, 20 Prozent bleiben Freigabe.
- Angebunden wird an die vorhandenen Systeme, es gibt keinen Systemwechsel.
- Erstgespräch
- kostenlos
- Umsetzung ab
- 2.000 €
- Erste Ergebnisse
- in Wochen
Das kennst du.
Die typischen Zeitfresser, die dich Tag für Tag aufhalten.
Dieselben Daten werden mehrfach eingetippt
Eine Bestellung steht im Postfach, wird ins Warenwirtschaftssystem übertragen, dann in eine Tabelle, dann in die Rechnung. Vier Mal dieselben Angaben, vier Gelegenheiten für einen Zahlendreher.
Arbeit staut sich bei einer Person
Freigaben, Rechnungsprüfung, Angebotsfreigabe: Sobald diese eine Person im Urlaub ist, steht der Vorgang. Das ist kein Personalproblem, sondern ein Ablaufproblem.
Niemand weiß, wie lange etwas wirklich dauert
Gefühlt kostet die Angebotserstellung eine halbe Stunde. Gemessen sind es oft zwei, weil Rückfragen, Suchen und Nacharbeiten mitzählen. Ohne Messung wird am falschen Ende automatisiert.
So lösen wir das.
Maßgeschneidert für dein Business, implementiert von Experten, gebaut, um sofort zu liefern.
Belege und Rechnungen ohne Handarbeit
Eingehende Rechnungen werden gelesen, den richtigen Konten und Projekten zugeordnet und zur Freigabe vorgelegt. Der Mensch schaut drüber und bestätigt. Das Abtippen entfällt, die Prüfung bleibt.
Angebote und Aufträge aus den eigenen Daten
Ein Angebot entsteht aus Preisliste, Kundendaten und der Anfrage selbst. Was früher eine halbe Stunde Zusammensuchen war, liegt fertig zur Kontrolle vor.
Daten laufen zwischen den Systemen
Warenwirtschaft, Buchhaltung, CRM und Tabellen tauschen aus, was sie voneinander brauchen. Niemand überträgt mehr von Hand, und niemand arbeitet auf einem veralteten Stand.
Berichte, die sich selbst schreiben
Umsatz, Auslastung, offene Posten: Die Zahlen werden dort geholt, wo sie entstehen, und erscheinen pünktlich als fertiger Bericht. Der Excel-Abend am Monatsende fällt weg.
Anfragen werden vorsortiert
Eingehende Nachrichten werden nach Anliegen einsortiert, Standardfälle direkt beantwortet, alles andere an die richtige Person weitergeleitet. Wichtiges geht nicht mehr im Posteingang unter.
So läuft die Automatisierung ab
Sechs Schritte. Der erste kostet nichts, der letzte ist monatlich kündbar.
- 1
Kostenloses Erstgespräch
30 Minuten per Video. Du erzählst, wie dein Betrieb arbeitet. Wir sagen, was davon automatisierbar ist und was nicht.
30 Minuten, kostenlos
- 2
Abläufe aufnehmen
Wir gehen die Abläufe mit den Personen durch, die sie täglich machen. Festgehalten wird, wie viele Schritte es gibt, wie oft der Ablauf vorkommt und wo er hängen bleibt.
60–90 Minuten
- 3
Reihenfolge festlegen
Aus der Aufnahme entsteht eine Rangfolge nach Aufwand und Wirkung. Abläufe, deren Automatisierung sich nicht rechnet, benennen wir ausdrücklich.
im Anschluss
- 4
Ersten Ablauf bauen
Wir beginnen mit einem Ablauf, der für sich nutzbar ist. Er läuft im Betrieb mit, bevor der nächste angefasst wird.
meist 2–4 Wochen
- 5
Freigaben einrichten
Für jeden Schritt wird festgelegt, was ohne Rückfrage laufen darf und was ein Mensch bestätigt. Diese Grenze bestimmt ihr, nicht die Software.
beim Aufbau
- 6
Betreuung, monatlich kündbar
Abläufe ändern sich, Systeme bekommen Aktualisierungen. Wir passen an und melden uns, wenn etwas hakt.
laufend
Agentur, Beratung, Softwarehaus oder Freelancer?
Die vier Wege unterscheiden sich weniger im Preis als darin, was am Ende im Betrieb läuft.
| Kriterium | Agentur für Automatisierung | Unternehmensberatung | Softwarehaus | Freelancer |
|---|---|---|---|---|
| Ergebnis | aufgenommene Abläufe und gebaute Automatisierung | Konzept und Empfehlung | Individualsoftware nach Pflichtenheft | einzelne Umsetzung nach Auftrag |
| Einstieg | Analyse der bestehenden Abläufe | Workshop und Strategiepapier | Anforderungsaufnahme | direkte Beauftragung |
| Umgang mit vorhandenen Systemen | Anbindung an das, was da ist | Empfehlung, oft mit Systemwechsel | häufig Ablösung durch Neubau | abhängig von der Person |
| Zeit bis zum ersten nutzbaren Ergebnis | Wochen | Monate | Monate bis Jahre | Tage bis Wochen |
| Was bei Ausfall passiert | Team übernimmt, Zugänge liegen beim Kunden | Beratung endet mit dem Projekt | Wartungsvertrag nötig | Wissen geht mit der Person |
Einordnung nach den öffentlich beschriebenen Leistungsbildern der jeweiligen Anbietertypen, Stand September 2026.
Das liefern wir.
Häufige Fragen
- Wie viel lässt sich wirklich automatisieren?
- Bei wiederkehrenden Aufgaben rund 80 Prozent. Die restlichen 20 Prozent sind Freigaben: Ein Mensch schaut auf das Ergebnis und bestätigt es. Das ist Absicht und keine technische Grenze. Bei Rechnungen, Angeboten und allem, was nach außen geht, will niemand eine Software ohne Kontrolle entscheiden lassen. Vollständig ohne Menschen laufen nur Abläufe, bei denen ein Fehler folgenlos bleibt.
- Lohnt sich das auch für einen kleinen Betrieb?
- Die Zahl der Mitarbeiter entscheidet weniger als die Zahl der Wiederholungen. Ein Betrieb mit acht Leuten, der täglich 30 Angebote schreibt, hat mehr Nutzen als einer mit fünfzig Leuten und drei Angeboten pro Woche. Als Faustregel gilt: Wenn ein Ablauf mehr als drei Stunden Handarbeit pro Woche bindet, lohnt sich die Prüfung. In den über 300 durchgeführten Analysen fanden sich in jedem Unternehmen mindestens fünf solcher Abläufe.
- Müssen wir dafür unsere Software wechseln?
- Nein. Automatisiert wird an dem, was vorhanden ist. Buchhaltung, Warenwirtschaft, CRM und Postfach bleiben, wie sie sind, und werden verbunden. Ein Systemwechsel kostet Monate und Umgewöhnung, ohne dass der Ablauf dadurch besser würde. Wenn ein vorhandenes Programm eine Automatisierung technisch unmöglich macht, sagen wir das vor der Beauftragung.
- Was kostet Prozessautomatisierung?
- Erstgespräch und Analyse sind kostenlos, die Auswertung bleibt bei euch, auch ohne Beauftragung. Eine Umsetzung beginnt bei 2.000 Euro netto. Der Preis hängt an der Zahl der beteiligten Systeme und an den Sonderfällen, die abgedeckt werden müssen, nicht an der Unternehmensgröße. Eine ausführliche Aufschlüsselung mit Rechner steht auf der Seite zu den Kosten.
- Wie lange dauert es, bis etwas läuft?
- Der erste Ablauf ist meist nach zwei bis vier Wochen im Einsatz. Wir bauen bewusst in Etappen: Der erste Baustein muss für sich arbeiten, bevor der nächste angefasst wird. So entsteht kein Projekt, das erst nach einem halben Jahr etwas bringt.
- Was passiert, wenn die Automatisierung einen Fehler macht?
- Deshalb gibt es die Freigabeschritte. Bei jedem Ablauf wird vorher festgelegt, was ohne Rückfrage laufen darf und was ein Mensch bestätigt. Fällt etwas auf, greift die Freigabe, bevor der Fehler nach außen geht. Zusätzlich ist jeder Vorgang nachvollziehbar protokolliert, sodass sich prüfen lässt, was passiert ist.
- Gehört uns am Ende, was gebaut wurde?
- Ja. Die Automatisierungen laufen auf euren Systemen und Zugängen. Es gibt keine Abhängigkeit, die euch bindet, und keine Lizenz, die bei einer Kündigung erlischt. Die Betreuung ist monatlich kündbar, das Gebaute bleibt.
- Woher stammen die Zahlen auf dieser Seite?
- Aus der eigenen Arbeit, nicht aus einer fremden Studie. Grundlage sind über 300 Prozessanalysen und über 2.000 umgesetzte Automatisierungen bei über 200 Unternehmen im deutschsprachigen Raum, Stand September 2026. Die Angabe, dass sich rund 80 Prozent der wiederkehrenden Arbeit automatisieren lässt und etwa 20 Prozent als Freigabe beim Menschen bleiben, ist ein Erfahrungswert aus diesen Projekten und keine erhobene Studie — sie beschreibt, was in der Praxis erreicht wurde, und ist keine Zusage für den Einzelfall. Die genannten Marktpreise beziehen sich auf öffentlich einsehbare Preisangaben deutschsprachiger Anbieter, Stand September 2026. Was in einem konkreten Betrieb möglich ist, steht nach der kostenlosen Analyse fest.
Abläufe, die sich häufig lohnen
Aus über 300 Prozessanalysen: Diese Abläufe kommen in fast jedem Betrieb vor und binden dort regelmäßig Zeit.
- Angebote schreiben
- Rechnungen stellen
- E-Mails bearbeiten
- Telefon annehmen
- Termine vereinbaren
- Dokumente ablegen
- Belege erfassen
- Mahnwesen
- Kundenanfragen beantworten
- Angebote nachfassen
- Bestellungen erfassen
- Lieferanten anfragen
- Protokolle schreiben
- Berichte erstellen
- Verträge prüfen
- Ausschreibungen prüfen
- Dienstplanung
- Zeiterfassung
- Lohnabrechnung vorbereiten
- Onboarding
- Bewerbungen sichten
- Daten zwischen Systemen
- Wissensdatenbank
- Kalkulation
- Nachweise und Dokumentation
- Lager und Bestand
- Kundenkommunikation
- Social-Media-Inhalte
- Bewertungen beantworten
- DATEV-Anbindung
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