Software kaufen oder jemanden beauftragen?
Für die meisten Abläufe gibt es beides: ein Programm von der Stange und jemanden, der etwas baut. Diese Seite sagt, wann welches richtig ist — auch wenn die Antwort lautet, dass ein Programm genügt.
Brauche ich eine Software oder eine Agentur für die Automatisierung?
Eine Software genügt, wenn der Ablauf im Betrieb so läuft, wie das Programm ihn vorsieht, und wenn er sich innerhalb eines einzigen Systems abspielt. Belege erfassen, Rechnungen schreiben, Zeiten buchen: Dafür gibt es fertige Programme, und ein Dienstleister wäre unnötiger Aufwand. Ein Dienstleister wird gebraucht, sobald ein Ablauf mehrere Systeme berührt, sobald es Sonderfälle gibt, die keine Standardsoftware kennt, oder sobald niemand im Betrieb die Zeit hat, die Einrichtung zu Ende zu bringen. Der häufigste Fall in der Praxis ist eine Mischung: Die Software bleibt und wird gekauft, die Verbindung zwischen ihr und den übrigen Systemen wird gebaut. Wer eine Agentur beauftragt, um eine Standardsoftware zu ersetzen, zahlt in der Regel zu viel; wer versucht, mit Standardsoftware einen Ablauf über vier Programme hinweg abzubilden, scheitert daran, dass keines der Programme das andere kennt.
- Ein System, Standardablauf, klare Zuständigkeit: Software genügt.
- Mehrere Systeme, Sonderfälle, niemand hat Zeit: Dienstleister.
- Der Regelfall ist beides — die Software bleibt, die Verbindung wird gebaut.
- Eine Agentur, die eine Standardsoftware ersetzen will, ist zu teuer.
- Software je Monat
- 20–150 €
- Einrichtung durch Dritte ab
- 2.000 €
- Entscheidung dauert
- ein Gespräch
Das kennst du.
Die typischen Zeitfresser, die dich Tag für Tag aufhalten.
Drei Programme, die nichts voneinander wissen
Jedes für sich funktioniert. Die Arbeit entsteht dazwischen: Daten aus dem einen ins andere übertragen, weil keines eine Verbindung zum nächsten hat.
Die Software kann es angeblich
Im Verkaufsgespräch war die Funktion enthalten. Im Betrieb stellt sich heraus, dass sie den eigenen Sonderfall nicht abdeckt — und der Sonderfall ist die Hälfte der Vorgänge.
Eingerichtet wird es nie
Die Lizenz läuft seit einem Jahr, die Einrichtung liegt seit einem Jahr auf der Liste. Nicht aus Unwillen, sondern weil dafür niemand einen halben Tag am Stück frei hat.
So lösen wir das.
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Wenn eine Software genügt, sagen wir das
In der kostenlosen Analyse kommen regelmäßig Abläufe vor, für die es ein fertiges Programm für 30 Euro im Monat gibt. Dann ist das die Empfehlung. Eine gebaute Lösung wäre teurer und schlechter gewartet.
Die Verbindung zwischen den Programmen
Der häufigste Auftrag ist keine neue Software, sondern das Stück dazwischen: Warenwirtschaft an Buchhaltung, Postfach an CRM, Tabelle an Bericht. Genau dort entsteht die Handarbeit.
Die Sonderfälle, die kein Programm kennt
Jeder Betrieb hat Regeln, die nirgends stehen: dieser Kunde bekommt andere Konditionen, dieser Beleg wird anders zugeordnet. Standardsoftware kann das nicht abbilden, ein gebauter Ablauf schon.
Die Einrichtung zu Ende bringen
Oft ist die passende Software längst gekauft und nur zur Hälfte eingerichtet. Dann ist der Auftrag nicht, etwas Neues zu bauen, sondern das Vorhandene fertigzumachen.
So kommt ihr in fünf Schritten zur Antwort
Die Entscheidung fällt fast immer beim zweiten Schritt: Wie viele Programme sind an dem Ablauf beteiligt?
- 1
Ablauf beschreiben
Welche Schritte gehören dazu, welche Programme sind beteiligt, wie oft kommt der Ablauf vor. Ohne diese drei Angaben lässt sich die Frage nicht beantworten.
10 Minuten
- 2
Systeme zählen
Ein System beteiligt: Software prüfen. Zwei oder mehr: die Verbindung wird zum Thema, und dafür gibt es selten ein fertiges Produkt.
sofort
- 3
Sonderfälle benennen
Wie oft weicht ein Vorgang vom Normalfall ab? Unter zehn Prozent trägt eine Standardsoftware das meist. Darüber wird die Ausnahme zur Regel, und das Programm passt nicht mehr.
10 Minuten
- 4
Ehrlich rechnen
Software kostet monatlich, eine gebaute Lösung einmalig plus Betreuung. Über drei Jahre gerechnet liegen beide oft näher beieinander, als es zu Beginn aussieht.
im Gespräch
- 5
Entscheiden
In den meisten Fällen fällt die Entscheidung nach diesen vier Schritten von selbst. Bleibt sie offen, ist es fast immer ein Fall für beides.
ein Gespräch
Software, Dienstleister, eigenes Personal oder nichts tun?
Alle vier sind je nach Ablauf die richtige Wahl. Auch nichts zu tun, wenn ein Vorgang selten genug ist.
| Kriterium | Standardsoftware | Dienstleister | Eigenes Personal | Nichts tun |
|---|---|---|---|---|
| Passt für | Standardablauf in einem System | mehrere Systeme, Sonderfälle | dauerhaft wechselnde Anforderungen | seltene Abläufe |
| Kosten | 20–150 € je Monat | ab 2.000 € einmalig plus Betreuung | Gehalt | die Handarbeit, die bleibt |
| Zeit bis es läuft | Tage, wenn jemand einrichtet | 2–4 Wochen | Monate | — |
| Anpassbar an eigene Regeln | im Rahmen der Einstellungen | vollständig | vollständig | — |
| Wer wartet es | der Hersteller | der Dienstleister oder ihr selbst | die Person | — |
Einordnung nach den öffentlich beschriebenen Leistungsbildern, Stand September 2026.
Das liefern wir.
Häufige Fragen
- Woran erkenne ich, dass eine Software reicht?
- An drei Merkmalen: Der Ablauf spielt sich in einem einzigen Programm ab, er folgt dem Weg, den die Software vorsieht, und die Ausnahmen liegen unter etwa zehn Prozent der Vorgänge. Trifft das zu, ist ein fertiges Programm die günstigste Lösung, und jede gebaute Alternative wäre teurer und schlechter gewartet. Belege erfassen, Rechnungen schreiben, Zeiten buchen fallen fast immer in diese Kategorie.
- Woran erkenne ich, dass ich jemanden brauche?
- Wenn Daten von Hand zwischen zwei Programmen übertragen werden. Das ist das deutlichste Zeichen, denn genau dafür gibt es selten ein fertiges Produkt: Jede Kombination aus Warenwirtschaft, Buchhaltung und CRM ist anders. Zweites Zeichen sind Sonderfälle, die kein Programm kennt. Drittes Zeichen ist eine gekaufte Software, die seit Monaten halb eingerichtet ist — dann fehlt nicht das Werkzeug, sondern die Zeit, es fertigzumachen.
- Ist ein Dienstleister nicht immer teurer als eine Software?
- Im ersten Jahr fast immer, über drei Jahre gerechnet oft nicht. Eine Software für 80 Euro im Monat kostet in drei Jahren rund 2.900 Euro, dazu die Arbeitszeit für die Schritte, die sie nicht abdeckt. Eine gebaute Lösung kostet einmalig ab 2.000 Euro plus Betreuung. Entscheidend ist nicht der Preis, sondern ob das Programm den Ablauf wirklich abdeckt: Eine Software, die achtzig Prozent kann, spart weniger Zeit, als der Preisunterschied vermuten lässt, weil die verbleibenden zwanzig Prozent den Menschen weiterhin binden.
- Können wir nicht beides haben?
- Das ist der Regelfall, und meistens die richtige Antwort. Die Software wird gekauft, weil sie ihre Aufgabe gut macht, und die Verbindung zu den übrigen Systemen wird gebaut. So bleibt die Wartung der Software beim Hersteller, und gebaut wird nur das Stück, für das es kein Produkt gibt. Wer eine Agentur beauftragt, um eine Standardsoftware zu ersetzen, zahlt in der Regel zu viel.
- Was ist mit KI-Werkzeugen, die alles versprechen?
- Sie lösen den unstrukturierten Teil eines Ablaufs gut: ein Dokument lesen, ein Anliegen verstehen, einen Text entwerfen. Den strukturierten Teil danach — weiterleiten, buchen, Frist setzen — lösen feste Regeln zuverlässiger und billiger. Ein Werkzeug, das beides verspricht, ohne zu sagen, an welcher Stelle es was tut, ist im Zweifel teurer als nötig. Die Frage an einen Anbieter lautet deshalb: An welchem Schritt genau kommt KI zum Einsatz und warum reicht dort keine Regel?
- Woher stammen die Zahlen auf dieser Seite?
- Aus der eigenen Arbeit, nicht aus einer fremden Studie. Grundlage sind über 300 Prozessanalysen und über 2.000 umgesetzte Automatisierungen bei über 200 Unternehmen im deutschsprachigen Raum, Stand September 2026. Die Preisspannen für Standardsoftware beziehen sich auf öffentlich einsehbare Listenpreise deutschsprachiger Anbieter, ebenfalls Stand September 2026. Die Angabe, dass sich rund 80 Prozent der wiederkehrenden Arbeit automatisieren lässt, ist ein Erfahrungswert aus diesen Projekten und keine Zusage für den Einzelfall.
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