Prozessoptimierung

Prozessoptimierung im Mittelstand: den richtigen Ablauf zuerst verbessern

Wo entsteht unnötige Handarbeit, wo warten Kunden und welche Änderung lohnt sich? Wir prüfen eure Abläufe, vereinfachen die Schritte und setzen passende Automatisierungen um.

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Wie gelingt Prozessoptimierung im Mittelstand?

Zuerst grenzt ihr einen Ablauf vom Auslöser bis zum Ergebnis ab. Erfasst Arbeitszeit, Wartezeiten, Nacharbeit und beteiligte Programme. Danach entscheidet ihr: einen Schritt streichen, Zuständigkeiten klären, vorhandene Software besser nutzen oder automatisieren. Ein erster Test braucht ein messbares Ziel, eine verantwortliche Person und einen Rückweg bei Fehlern. Ob sich die Änderung lohnt, zeigt der Vergleich mit dem bisherigen Ablauf.

  • Arbeitszeit und Wartezeit getrennt erfassen.
  • Fehlerfolgen und Freigaben vor einer Automatisierung klären.
  • Einrichtung, Kontrolle und laufende Pflege mitrechnen.
  • Vorhandene Systeme und interne Umsetzung zuerst prüfen.
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So sieht das bei unseren Kunden aus

Kampagnenreporting in Monday

Werbewunder GmbH

FlowAgentur hat die Kampagnenauswertung im vorhandenen Monday-System aufgebaut. Luca Weigel berichtet, dass das Prüfen der Kampagnen und Ableiten von Maßnahmen danach etwa einen halben statt zwei Tage dauerte. Der Vergleich bezieht sich auf den im Video beschriebenen Prüfablauf.

Werbewunder GmbH: Projekt und Kundenvideo
Das Problem

Das kennst du.

Die typischen Zeitfresser, die dich Tag für Tag aufhalten.

Der Vorgang wartet länger, als jemand daran arbeitet

Eine fehlende Freigabe kann den nächsten Schritt aufhalten. Schnelleres Übertragen von Daten löst diesen Engpass allein nicht.

Rückfragen fehlen in der Zeitrechnung

Suchen, Korrigieren und doppelte Eingaben gehören zum Aufwand. Ohne diese Schritte wirkt ein Ablauf kleiner, als er tatsächlich ist.

Es gibt Ideen, aber keinen klaren ersten Versuch

Für einen umsetzbaren Start braucht ihr ein abgegrenztes Ziel, verfügbare Daten und jemanden, der das Ergebnis im Alltag prüft.

So verbessern wir den Ablauf

Ablauf gemeinsam aufnehmen

Die Personen, die den Vorgang bearbeiten, zeigen Schritte, Übergaben und Ausnahmen. Schätzungen werden als solche festgehalten und bei Bedarf durch Messungen ergänzt.

Erst vereinfachen

Unnötige Eingaben und doppelte Freigaben prüfen wir vor der technischen Umsetzung. Manchmal genügt eine klare Zuständigkeit oder eine Funktion im vorhandenen Programm.

Gezielt verbinden

Schnittstellen, Zugriffsrechte und Datenqualität entscheiden, ob vorhandene Systeme verbunden werden können. Technische Grenzen klären wir vor dem Angebot.

Ergebnis nachprüfen

Verglichen werden dieselbe Art von Vorgängen und ein dokumentierter Zeitraum. Kontrollaufwand, Fehler und Pflege gehören zur Auswertung.

So läuft die Optimierung ab

Ein abgegrenzter Versuch mit einer nachvollziehbaren Auswertung schafft die Grundlage für den nächsten Schritt.

  1. 1

    Vorhaben besprechen

    Im kostenlosen Erstgespräch klären wir Ziel und Ausgangslage. Hilfreich sind ein konkreter Ablauf und die beteiligten Programme.

    30 Minuten

  2. 2

    Ausgangslage erfassen

    Häufigkeit, Arbeitszeit, Wartezeiten und Ausnahmen aufnehmen. Eine erste Einschätzung ist noch keine gemessene Ausgangslage.

    Umfang vereinbaren

  3. 3

    Ersten Versuch festlegen

    Ergebnis, Abnahme, Fehlerfälle, Preis und Zeitplan festhalten. Beratung, Hilfe beim Eigenaufbau und vollständige Umsetzung sind mögliche Wege.

    vor Beauftragung

  4. 4

    Umsetzen und vergleichen

    Den abgegrenzten Ablauf testen, die zuständige Person einweisen und nachmessen. Danach gemeinsam über Anpassungen und weitere Schritte entscheiden.

    nach vereinbartem Plan

Vereinfachen, vorhandene Software nutzen oder automatisieren?

Die passende Lösung hängt am Engpass. Diese drei Wege lassen sich miteinander verbinden.

Tabelle seitlich wischen

KriteriumVereinfachenVorhandene Software nutzenIndividuell automatisieren
Passender AnlassUnklare Zuständigkeit oder unnötiger SchrittBenötigte Funktion ist schon vorhandenWiederkehrende Übergaben zwischen Systemen
Vorher klärenWer darf die Regel ändern?Deckt die Funktion auch Ausnahmen ab?Sind Schnittstellen, Rechte und Daten geeignet?
Aufwand berücksichtigenAbstimmung und EinweisungEinrichtung, Lizenz und PflegeEntwicklung, Betrieb, Kontrolle und Wartung
Erfolg prüfenWeniger Übergaben bei gleicher QualitätWeniger Handarbeit und NacharbeitEntlastung nach Abzug des laufenden Aufwands

Eigene Entscheidungshilfe von FlowAgentur. Keine Rangliste von Anbietern oder ausgewertete Kundenstudie.

Arbeitsblatt: einen Prozess aufnehmen

Nehmt einen konkreten Ablauf mit der Person auf, die ihn bearbeitet. Haltet beobachtete Werte und Schätzungen getrennt fest. Die Vorlage ist eine eigene Arbeitshilfe von FlowAgentur und lässt sich in Excel oder einer anderen Tabellenkalkulation ausfüllen.

Ziel und Grenze
Was löst den Ablauf aus, wann ist er fertig und was soll besser werden?
Zeitraum und Fallzahl
Welche Vorgänge wurden wann beobachtet? Welche Werte sind nur geschätzt?
Aktive Arbeitszeit
Wie viele Minuten arbeiten alle Beteiligten am Vorgang, einschließlich Nacharbeit?
Durchlaufzeit und Wartezeiten
Wie lange dauert es vom Start bis zum Abschluss, und an welcher Übergabe wartet der Vorgang?
Ausnahmen und Fehlerfolgen
Welche Sonderfälle gibt es? Wer kontrolliert kritische Entscheidungen und korrigiert Fehler?
Programme und Zuständigkeit
Welche Programme und Daten werden gebraucht? Wer verantwortet den Ablauf?
Erster Versuch und Aufwand
Was wird vereinfacht oder automatisiert? Was kosten Einrichtung, Kontrolle und Pflege?
Abnahme und Rückweg
Woran erkennt ihr eine Verbesserung? Wann wird nachgemessen und wie geht es bei einem Fehler weiter?
Arbeitsblatt als CSV herunterladen

Ohne Anmeldung. Ihr füllt die Datei bei euch aus; über diesen Download werden keine Prozessdaten übermittelt.

Fiktives Rechenbeispiel: Was bleibt nach Kontrolle und Pflege?

Angenommene Werte: 40 Vorgänge pro Woche benötigen heute jeweils 6 Minuten aktive Arbeit, zusammen 240 Minuten. Nach der Änderung bleiben je Vorgang 2 Minuten für Bearbeitung und Kontrolle sowie 20 Minuten Pflege pro Woche.

240 − (40 × 2 + 20) = 140 Minuten mögliche Entlastung pro Woche, also 2 Stunden und 20 Minuten.

Das ist eine Modellrechnung, kein Kundenergebnis. Die Annahmen müssen im Betrieb geprüft werden. Einrichtungsaufwand und Geldkosten sind darin noch nicht enthalten; freie Arbeitszeit ist nicht automatisch eine geringere Gehaltszahlung.

Kosten und Wirtschaftlichkeit zusätzlich prüfen

Fachliche Grundlagen und Grenzen

Die ISO erläutert den Prozessansatz mit Zielen, Verantwortlichkeiten, Risiken und einem wiederholten Planen, Umsetzen, Prüfen und Verbessern. Diese Grundlage ist kein Nachweis einer ISO-Zertifizierung von FlowAgentur.

Microsoft unterscheidet in seiner Prozessauswertung aktive Zeit und Wartezeit. Für berechnete Aktivitätszeiten benötigt das Werkzeug passende Start- und Endzeiten oder eine Dauer. Ein Statuswechsel allein misst keine Arbeitszeit.

Originalquellen geprüft am 10.09.2026. Sie belegen die fachlichen Grundlagen, keine Ersparnis aus unserem Rechenbeispiel.

Häufige Fragen

Welchen Prozess sollten wir zuerst optimieren?
Wählt einen Ablauf mit erkennbarem Engpass, brauchbaren Daten und einer zuständigen Person. Prüft zunächst Fehlerfolgen und notwendige Freigaben. Unter den geeigneten Kandidaten vergleicht ihr vermeidbaren Aufwand, Einrichtungsaufwand und laufende Pflege. Die häufigste Aufgabe gewinnt nicht automatisch.
Ist Prozessoptimierung dasselbe wie Automatisierung?
Nein. Prozessoptimierung kann einen unnötigen Schritt entfernen, eine Übergabe vereinfachen oder Zuständigkeiten klären. Automatisierung setzt geeignete Schritte technisch um. KI kann zum Beispiel bei unstrukturierten Texten helfen; für klare Regeln ist sie nicht zwingend erforderlich.
Wie messen wir den Erfolg?
Erfasst vor und nach der Änderung vergleichbare Vorgänge: aktive Arbeitszeit, Durchlaufzeit, Nacharbeit und Fehler. Haltet Zeitraum und Fallzahl fest. Zieht zusätzliche Kontrolle und Pflege von der eingesparten Arbeitszeit ab. Kürzere Wartezeit ist ein eigener Nutzen und nicht automatisch eingesparte Personalzeit.
Was kostet Prozessoptimierung bei FlowAgentur?
Erstgespräch und angebotene Prozessanalyse sind kostenlos. Eine individuelle Umsetzung beginnt bei 2.000 Euro netto. Den konkreten Umfang, Preis und Zeitplan vereinbaren wir vor der Beauftragung. Zusätzliche Beratung, Schulung, Lizenzen und laufende Betreuung werden je nach Vorhaben gesondert geklärt.
Können wir die Verbesserung selbst umsetzen?
Ja. Wenn das Team Zeit, Zugänge und das nötige Wissen hat, kann es Abläufe selbst verbessern oder vorhandene Funktionen einrichten. Wir unterstützen auf Wunsch bei Auswahl, Aufbau und technischen Fragen. Umfang und Preis dieser Begleitung werden vorher vereinbart.
Brauchen wir ein neues System oder Process Mining?
Nicht für jeden Einstieg. Für einen überschaubaren Ablauf können Beobachtungen und eine Tabelle genügen. Process Mining wertet Ereignisdaten aus vorhandenen Systemen aus. Ob das sinnvoll ist, hängt von Fragestellung, Daten und Aufwand ab. Fehlende Schnittstellen oder ungeeignete Programme können Änderungen an der bestehenden Software nötig machen.
Wie schnell stehen Ergebnisse fest?
Das hängt von Schnittstellen, Ausnahmen, Freigaben und der Häufigkeit des Ablaufs ab. Eine Änderung kann technisch fertig sein, bevor genügend vergleichbare Vorgänge für eine Auswertung vorliegen. Deshalb vereinbaren wir Umsetzung und Beobachtungszeit getrennt.
Sind die Beispielzahlen gemessene Kundenergebnisse?
Das Rechenbeispiel auf dieser Seite verwendet ausdrücklich angenommene Werte. Der separat verlinkte Werbewunder-Beleg stammt aus einem Kundenvideo. Er beschreibt einen konkreten Prüfablauf und belegt keine durchschnittliche Ersparnis für andere Unternehmen.
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Den ersten passenden Ablauf gemeinsam auswählen

Im kostenlosen Erstgespräch besprechen wir euren Ablauf und die passende Unterstützung: Beratung, Hilfe beim Eigenaufbau oder Umsetzung.

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