Arbeitszeiterfassung automatisieren
Wir messen, was dieser Ablauf euch im Jahr an Arbeitszeit kostet, und automatisieren ihn, wenn sich der Aufwand rechnet. Über 200 betreute Kunden, über 2.000 umgesetzte Automatisierungen und KI-Lösungen.
Lässt sich zeiterfassung automatisieren?
Seit der Rechtsprechung zur Arbeitszeiterfassung müssen Arbeitgeber die Arbeitszeit ihrer Beschäftigten systematisch erfassen. Viele Betriebe erfüllen das mit Zetteln und Excel — was den Aufwand ins Büro verlagert und die Daten unbrauchbar für alles andere macht, etwa für Nachkalkulation oder Projektabrechnung. Automatisiert wird nicht die fachliche Entscheidung, sondern der Weg dorthin: Die Erfassung passiert dort, wo gearbeitet wird — mobil und einfach; Zeiten laufen direkt auf Auftrag oder Projekt; Fehlende oder auffällige Zeiten werden am selben Tag erkannt. Was heute Handarbeit ist — Stunden werden auf Zetteln oder in Excel notiert, Die Zettel kommen verspätet und unvollständig ins Büro — entfällt oder wird auf eine Prüfung reduziert. Die vorhandenen Systeme bleiben und werden angebunden, soweit ihre Fassung Schnittstellen anbietet.
- Heute von Hand: Stunden werden auf Zetteln oder in Excel notiert; Die Zettel kommen verspätet und unvollständig ins Büro; Zeiten werden abgetippt und Projekten zugeordnet; Fehlende Angaben werden nachtelefoniert.
- Nach der Umsetzung: Die Erfassung passiert dort, wo gearbeitet wird — mobil und einfach; Zeiten laufen direkt auf Auftrag oder Projekt; Fehlende oder auffällige Zeiten werden am selben Tag erkannt; Lohn und Nachkalkulation greifen auf dieselben Daten zu.
- Wo es nicht geht: Zeiterfassung ist rechtlich sensibel: Sie darf nicht zur Verhaltensüberwachung werden, ist mitbestimmungspflichtig und unterliegt engen Datenschutzregeln. Standortverfolgung außerhalb konkreter Erfordernisse ist heikel und sollte nicht eingebaut werden, nur weil es technisch geht. Und die Freigabe der Zeiten bleibt bei der Verwaltung — automatisch in die Lohnabrechnung durchreichen ist keine gute Idee.
- Erstgespräch und Prozessanalyse kosten nichts — Kosten entstehen erst mit der Entscheidung für eine Umsetzung.
- Analyse
- kostenlos
- Erster Baustein
- meist in Tagen
- Bestehende Systeme
- bleiben
So sieht das in der Praxis aus
Aus einem echten Projekt, anonymisiert und auf das Muster reduziert.
Stunden von der Baustelle
Vorher
Stundenzettel kommen freitags, teils unleserlich, und werden montags abgetippt.
Nachher
Die Zeit wird auf der Baustelle mit zwei Eingaben erfasst und läuft direkt auf den Auftrag.
Ergebnis: kein Abtippen, und die Nachkalkulation ist erstmals möglich.
Zahlen und Zeiträume sind Größenordnungen aus vergleichbaren Projekten, keine Zusage für den Einzelfall.
So läuft die Zusammenarbeit ab
Sechs Schritte, von denen der erste nichts kostet.
- 1
Kostenloses Erstgespräch
30 Minuten per Video. Du erzählst, wie dein Unternehmen arbeitet, wir sagen dir, was daran automatisierbar ist — und was nicht. Ohne Verkaufsgespräch.
30 Minuten, kostenlos
- 2
Prozessanalyse
Wir gehen die Abläufe im Detail durch, meist mit den Personen, die sie täglich machen. Ergebnis ist eine Übersicht mit Zeitaufwand je Ablauf und einer Reihenfolge, was sich zuerst lohnt.
60–90 Minuten
- 3
Angebot mit klarem Umfang
Du bekommst schriftlich, was gebaut wird, was es kostet und wie lange es dauert. Keine Pauschalen für „KI-Transformation“, sondern benannte Bausteine.
wenige Tage
- 4
Umsetzung in Etappen
Die erste Automatisierung läuft meist innerhalb weniger Tage. Danach kommt Baustein für Baustein dazu, jeder einzeln nutzbar.
ab wenigen Tagen
- 5
Einweisung
Dein Team lernt, wie die Lösung bedient und angepasst wird. Wir bauen nichts, was ohne uns stillsteht.
im Projekt enthalten
- 6
Betreuung
Auf Wunsch laufende Betreuung: Anpassungen, Überwachung, neue Automatisierungen, wenn sich etwas ändert.
monatlich kündbar
In diesen Branchen lohnt sich zeiterfassung besonders
Die Abläufe unterscheiden sich je Branche — hier steht, wie sie dort konkret aussehen.
Häufige Fragen zu zeiterfassung
- Machen unsere Leute da mit?
- Wenn die Erfassung zwei Eingaben braucht und auf dem Telefon läuft, das sie ohnehin haben: meistens ja. Wenn sie eine neue App mit Schulung erfordert: meistens nicht. Der Widerstand richtet sich gegen Aufwand, nicht gegen Erfassung.
- Dürfen wir den Standort miterfassen?
- Nur mit klarer Erforderlichkeit, Transparenz und Beteiligung des Betriebsrats — und selbst dann sollte man es sich gut überlegen. In den meisten Fällen reicht die Zuordnung zum Auftrag völlig aus.
- Wo funktioniert zeiterfassung nicht?
- Zeiterfassung ist rechtlich sensibel: Sie darf nicht zur Verhaltensüberwachung werden, ist mitbestimmungspflichtig und unterliegt engen Datenschutzregeln. Standortverfolgung außerhalb konkreter Erfordernisse ist heikel und sollte nicht eingebaut werden, nur weil es technisch geht. Und die Freigabe der Zeiten bleibt bei der Verwaltung — automatisch in die Lohnabrechnung durchreichen ist keine gute Idee.
- Was kostet es, zeiterfassung zu automatisieren?
- Erstgespräch und Prozessanalyse sind kostenlos. Eine Umsetzung beginnt bei uns bei 2.000 Euro netto; je nach Umfang liegen Projekte im Markt zwischen 2.500 und 10.000 Euro einmalig, dazu eine laufende Betreuung im niedrigen bis mittleren dreistelligen Bereich pro Monat. Die Betriebskosten der KI liegen meist im Cent-Bereich je Dokument oder Anfrage. Was in eurem Fall gilt, steht nach der Analyse fest — vorher wäre es geraten.
- Wie schnell läuft das?
- Ein einzelner Ablauf ist häufig innerhalb weniger Tage nutzbar. Umfangreichere Vorhaben mit mehreren Systemen brauchen typischerweise zwei bis vier Wochen bis zum ersten nutzbaren Stand. Wir bauen in Etappen, damit der erste Baustein Nutzen bringt, bevor das Ganze fertig ist.
- Müssen wir dafür unsere Software wechseln?
- Nein. Die vorhandenen Systeme bleiben und werden angebunden, soweit ihre Fassung Schnittstellen anbietet; das prüfen wir vor dem Angebot. Wo eine Anbindung technisch nicht möglich ist, sagen wir das — statt eine Lösung zu bauen, die beim nächsten Update stillsteht.
- Ab wann lohnt sich das?
- Als Faustregel: Wenn ein Ablauf mehr als drei Stunden Handarbeit pro Woche bindet, lohnt die Prüfung. Entscheidend ist nicht die Betriebsgröße, sondern die Wiederholung — ein Fünf-Personen-Betrieb mit vielen gleichartigen Vorgängen profitiert früher als ein größerer mit lauter Einzelfällen.
- Was passiert mit unseren Daten?
- Verarbeitet wird nur, was der Ablauf braucht, und es wird vorher schriftlich festgehalten, welche Daten das sind, wo sie liegen und wer Zugriff hat. Wo die Aufgabe es erlaubt, bleiben Daten im Unternehmen oder auf Servern in der EU. Für die Zusammenarbeit gibt es einen Auftragsverarbeitungsvertrag, und die Daten werden nicht zum Training von Modellen verwendet.
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Was kostet euch zeiterfassung im Jahr?
30 Minuten per Video, kostenlos und ohne Verkaufsgespräch. Du erzählst, wie der Ablauf bei euch läuft — wir rechnen aus, was er kostet und ob sich eine Automatisierung lohnt.