Berichte und Dokumentationen automatisch erstellen
Wir messen, was dieser Ablauf euch im Jahr an Arbeitszeit kostet, und automatisieren ihn, wenn sich der Aufwand rechnet. Über 200 betreute Kunden, über 2.000 umgesetzte Automatisierungen und KI-Lösungen.
Lässt sich berichte erstellen automatisieren?
In vielen Betrieben ist der Bericht das eigentliche Produkt — Prüfbericht, Gutachten, Wartungsprotokoll, Projektbericht. Seine Erstellung besteht aber zu großen Teilen aus Formatieren, Zusammentragen und Wiederholen. Die fachliche Leistung steckt in einem Bruchteil der aufgewendeten Zeit. Automatisiert wird nicht die fachliche Entscheidung, sondern der Weg dorthin: Beobachtungen werden vor Ort diktiert oder erfasst; Messwerte und Fotos werden automatisch zugeordnet; Der Bericht entsteht im eigenen Aufbau mit den eigenen Bausteinen. Was heute Handarbeit ist — Beobachtungen werden vor Ort notiert oder im Kopf behalten, Im Büro wird daraus ein Bericht getippt — entfällt oder wird auf eine Prüfung reduziert. Die vorhandenen Systeme bleiben und werden angebunden, soweit ihre Fassung Schnittstellen anbietet.
- Heute von Hand: Beobachtungen werden vor Ort notiert oder im Kopf behalten; Im Büro wird daraus ein Bericht getippt; Textbausteine werden aus alten Berichten kopiert; Fotos und Messwerte werden von Hand eingefügt.
- Nach der Umsetzung: Beobachtungen werden vor Ort diktiert oder erfasst; Messwerte und Fotos werden automatisch zugeordnet; Der Bericht entsteht im eigenen Aufbau mit den eigenen Bausteinen; Die fachliche Prüfung und Freigabe bleibt beim Fachmann.
- Wo es nicht geht: Die fachliche Aussage kann kein System treffen. Ein Bericht mit falscher Bewertung ist schlimmer als gar keiner, und in haftungsbewehrten Berufen ist die Freigabe keine Formalie. Was automatisiert wird, ist das Schreiben — nicht das Beurteilen.
- Erstgespräch und Prozessanalyse kosten nichts — Kosten entstehen erst mit der Entscheidung für eine Umsetzung.
- Analyse
- kostenlos
- Erster Baustein
- meist in Tagen
- Bestehende Systeme
- bleiben
So sieht das in der Praxis aus
Aus einem echten Projekt, anonymisiert und auf das Muster reduziert.
Bericht nach dem Ortstermin
Vorher
Der Bericht entsteht abends aus Notizen und Fotos — mehrere Stunden je Bericht.
Nachher
Die Beobachtungen werden vor Ort diktiert, der Bericht entsteht im Bürostandard und wird fachlich geprüft.
Ergebnis: die Schreibzeit sinkt deutlich, die fachliche Prüfung bleibt.
Zahlen und Zeiträume sind Größenordnungen aus vergleichbaren Projekten, keine Zusage für den Einzelfall.
So läuft die Zusammenarbeit ab
Sechs Schritte, von denen der erste nichts kostet.
- 1
Kostenloses Erstgespräch
30 Minuten per Video. Du erzählst, wie dein Unternehmen arbeitet, wir sagen dir, was daran automatisierbar ist — und was nicht. Ohne Verkaufsgespräch.
30 Minuten, kostenlos
- 2
Prozessanalyse
Wir gehen die Abläufe im Detail durch, meist mit den Personen, die sie täglich machen. Ergebnis ist eine Übersicht mit Zeitaufwand je Ablauf und einer Reihenfolge, was sich zuerst lohnt.
60–90 Minuten
- 3
Angebot mit klarem Umfang
Du bekommst schriftlich, was gebaut wird, was es kostet und wie lange es dauert. Keine Pauschalen für „KI-Transformation“, sondern benannte Bausteine.
wenige Tage
- 4
Umsetzung in Etappen
Die erste Automatisierung läuft meist innerhalb weniger Tage. Danach kommt Baustein für Baustein dazu, jeder einzeln nutzbar.
ab wenigen Tagen
- 5
Einweisung
Dein Team lernt, wie die Lösung bedient und angepasst wird. Wir bauen nichts, was ohne uns stillsteht.
im Projekt enthalten
- 6
Betreuung
Auf Wunsch laufende Betreuung: Anpassungen, Überwachung, neue Automatisierungen, wenn sich etwas ändert.
monatlich kündbar
In diesen Branchen lohnt sich berichte erstellen besonders
Die Abläufe unterscheiden sich je Branche — hier steht, wie sie dort konkret aussehen.
Häufige Fragen zu berichte erstellen
- Klingen die Berichte dann alle gleich?
- Sie folgen demselben Aufbau — das ist bei Berichten gewollt und oft sogar vorgeschrieben. Der Inhalt kommt aus eurer Aufnahme und unterscheidet sich damit von Fall zu Fall.
- Wer haftet für einen fehlerhaften Bericht?
- Der Unterzeichner, genau wie bei einem selbst geschriebenen. Deshalb ist die Freigabe nicht wegautomatisierbar und wird bewusst als eigener Schritt gebaut.
- Wo funktioniert berichte erstellen nicht?
- Die fachliche Aussage kann kein System treffen. Ein Bericht mit falscher Bewertung ist schlimmer als gar keiner, und in haftungsbewehrten Berufen ist die Freigabe keine Formalie. Was automatisiert wird, ist das Schreiben — nicht das Beurteilen.
- Was kostet es, berichte erstellen zu automatisieren?
- Erstgespräch und Prozessanalyse sind kostenlos. Eine Umsetzung beginnt bei uns bei 2.000 Euro netto; je nach Umfang liegen Projekte im Markt zwischen 2.500 und 10.000 Euro einmalig, dazu eine laufende Betreuung im niedrigen bis mittleren dreistelligen Bereich pro Monat. Die Betriebskosten der KI liegen meist im Cent-Bereich je Dokument oder Anfrage. Was in eurem Fall gilt, steht nach der Analyse fest — vorher wäre es geraten.
- Wie schnell läuft das?
- Ein einzelner Ablauf ist häufig innerhalb weniger Tage nutzbar. Umfangreichere Vorhaben mit mehreren Systemen brauchen typischerweise zwei bis vier Wochen bis zum ersten nutzbaren Stand. Wir bauen in Etappen, damit der erste Baustein Nutzen bringt, bevor das Ganze fertig ist.
- Müssen wir dafür unsere Software wechseln?
- Nein. Die vorhandenen Systeme bleiben und werden angebunden, soweit ihre Fassung Schnittstellen anbietet; das prüfen wir vor dem Angebot. Wo eine Anbindung technisch nicht möglich ist, sagen wir das — statt eine Lösung zu bauen, die beim nächsten Update stillsteht.
- Ab wann lohnt sich das?
- Als Faustregel: Wenn ein Ablauf mehr als drei Stunden Handarbeit pro Woche bindet, lohnt die Prüfung. Entscheidend ist nicht die Betriebsgröße, sondern die Wiederholung — ein Fünf-Personen-Betrieb mit vielen gleichartigen Vorgängen profitiert früher als ein größerer mit lauter Einzelfällen.
- Was passiert mit unseren Daten?
- Verarbeitet wird nur, was der Ablauf braucht, und es wird vorher schriftlich festgehalten, welche Daten das sind, wo sie liegen und wer Zugriff hat. Wo die Aufgabe es erlaubt, bleiben Daten im Unternehmen oder auf Servern in der EU. Für die Zusammenarbeit gibt es einen Auftragsverarbeitungsvertrag, und die Daten werden nicht zum Training von Modellen verwendet.
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Was kostet euch berichte erstellen im Jahr?
30 Minuten per Video, kostenlos und ohne Verkaufsgespräch. Du erzählst, wie der Ablauf bei euch läuft — wir rechnen aus, was er kostet und ob sich eine Automatisierung lohnt.