Besprechungsprotokolle automatisch erstellen
Wir messen, was dieser Ablauf euch im Jahr an Arbeitszeit kostet, und automatisieren ihn, wenn sich der Aufwand rechnet. Über 200 betreute Kunden, über 2.000 umgesetzte Automatisierungen und KI-Lösungen.
Lässt sich protokolle schreiben automatisieren?
Protokolle entstehen nach der Besprechung, wenn die Besprechung schon Zeit gekostet hat. Deshalb werden sie spät geschrieben, unvollständig oder gar nicht — und genau dann fehlt später der Nachweis, wer was zugesagt hat. Bei Bau-, Projekt- und Gremienbesprechungen ist das ein wirtschaftliches Risiko. Automatisiert wird nicht die fachliche Entscheidung, sondern der Weg dorthin: Die Besprechung wird mit Einverständnis aller aufgezeichnet; Das Protokoll entsteht mit Beschlüssen, Zuständigkeiten und Fristen; Der Verfasser prüft und gibt frei. Was heute Handarbeit ist — Während der Besprechung macht jemand Notizen, Danach wird daraus ein Protokoll getippt — entfällt oder wird auf eine Prüfung reduziert. Die vorhandenen Systeme bleiben und werden angebunden, soweit ihre Fassung Schnittstellen anbietet.
- Heute von Hand: Während der Besprechung macht jemand Notizen; Danach wird daraus ein Protokoll getippt; Beschlüsse und Zuständigkeiten werden aus der Erinnerung ergänzt; Die Verteilung dauert Tage.
- Nach der Umsetzung: Die Besprechung wird mit Einverständnis aller aufgezeichnet; Das Protokoll entsteht mit Beschlüssen, Zuständigkeiten und Fristen; Der Verfasser prüft und gibt frei; Die Verteilung läuft automatisch, Aufgaben landen bei den Zuständigen.
- Wo es nicht geht: Eine Aufzeichnung braucht die Zustimmung aller Beteiligten — heimlich mitschneiden ist strafbar. In vertraulichen Runden, bei Personalgesprächen und in Gremien mit Verschwiegenheitspflicht ist das der Punkt, an dem der Ansatz endet. Dort funktioniert nur Diktat im Nachgang durch die protokollführende Person.
- Erstgespräch und Prozessanalyse kosten nichts — Kosten entstehen erst mit der Entscheidung für eine Umsetzung.
- Analyse
- kostenlos
- Erster Baustein
- meist in Tagen
- Bestehende Systeme
- bleiben
So sieht das in der Praxis aus
Aus einem echten Projekt, anonymisiert und auf das Muster reduziert.
Baubesprechung
Vorher
Das Protokoll entsteht abends aus Notizen und ist am übernächsten Tag verteilt.
Nachher
Die Besprechung wird aufgezeichnet, das Protokoll entsteht mit Zuständigkeiten und geht nach Freigabe raus.
Ergebnis: das Protokoll liegt am selben Tag vor, Zuständigkeiten sind eindeutig.
Zahlen und Zeiträume sind Größenordnungen aus vergleichbaren Projekten, keine Zusage für den Einzelfall.
So läuft die Zusammenarbeit ab
Sechs Schritte, von denen der erste nichts kostet.
- 1
Kostenloses Erstgespräch
30 Minuten per Video. Du erzählst, wie dein Unternehmen arbeitet, wir sagen dir, was daran automatisierbar ist — und was nicht. Ohne Verkaufsgespräch.
30 Minuten, kostenlos
- 2
Prozessanalyse
Wir gehen die Abläufe im Detail durch, meist mit den Personen, die sie täglich machen. Ergebnis ist eine Übersicht mit Zeitaufwand je Ablauf und einer Reihenfolge, was sich zuerst lohnt.
60–90 Minuten
- 3
Angebot mit klarem Umfang
Du bekommst schriftlich, was gebaut wird, was es kostet und wie lange es dauert. Keine Pauschalen für „KI-Transformation“, sondern benannte Bausteine.
wenige Tage
- 4
Umsetzung in Etappen
Die erste Automatisierung läuft meist innerhalb weniger Tage. Danach kommt Baustein für Baustein dazu, jeder einzeln nutzbar.
ab wenigen Tagen
- 5
Einweisung
Dein Team lernt, wie die Lösung bedient und angepasst wird. Wir bauen nichts, was ohne uns stillsteht.
im Projekt enthalten
- 6
Betreuung
Auf Wunsch laufende Betreuung: Anpassungen, Überwachung, neue Automatisierungen, wenn sich etwas ändert.
monatlich kündbar
In diesen Branchen lohnt sich protokolle schreiben besonders
Die Abläufe unterscheiden sich je Branche — hier steht, wie sie dort konkret aussehen.
Häufige Fragen zu protokolle schreiben
- Brauchen wir die Zustimmung aller Teilnehmer?
- Ja, und zwar vorher und nachweisbar. Das ist keine Formalie: Das heimliche Aufzeichnen des nichtöffentlich gesprochenen Wortes ist eine Straftat. In der Praxis genügt eine klare Ansage zu Beginn und die Möglichkeit zu widersprechen.
- Erkennt das mehrere Sprecher?
- In der Regel ja, mit Einschränkungen bei durcheinander sprechenden Runden und starkem Dialekt. Für ein Protokoll reicht es meistens; für eine wortgetreue Niederschrift nicht.
- Wo funktioniert protokolle schreiben nicht?
- Eine Aufzeichnung braucht die Zustimmung aller Beteiligten — heimlich mitschneiden ist strafbar. In vertraulichen Runden, bei Personalgesprächen und in Gremien mit Verschwiegenheitspflicht ist das der Punkt, an dem der Ansatz endet. Dort funktioniert nur Diktat im Nachgang durch die protokollführende Person.
- Was kostet es, protokolle schreiben zu automatisieren?
- Erstgespräch und Prozessanalyse sind kostenlos. Eine Umsetzung beginnt bei uns bei 2.000 Euro netto; je nach Umfang liegen Projekte im Markt zwischen 2.500 und 10.000 Euro einmalig, dazu eine laufende Betreuung im niedrigen bis mittleren dreistelligen Bereich pro Monat. Die Betriebskosten der KI liegen meist im Cent-Bereich je Dokument oder Anfrage. Was in eurem Fall gilt, steht nach der Analyse fest — vorher wäre es geraten.
- Wie schnell läuft das?
- Ein einzelner Ablauf ist häufig innerhalb weniger Tage nutzbar. Umfangreichere Vorhaben mit mehreren Systemen brauchen typischerweise zwei bis vier Wochen bis zum ersten nutzbaren Stand. Wir bauen in Etappen, damit der erste Baustein Nutzen bringt, bevor das Ganze fertig ist.
- Müssen wir dafür unsere Software wechseln?
- Nein. Die vorhandenen Systeme bleiben und werden angebunden, soweit ihre Fassung Schnittstellen anbietet; das prüfen wir vor dem Angebot. Wo eine Anbindung technisch nicht möglich ist, sagen wir das — statt eine Lösung zu bauen, die beim nächsten Update stillsteht.
- Ab wann lohnt sich das?
- Als Faustregel: Wenn ein Ablauf mehr als drei Stunden Handarbeit pro Woche bindet, lohnt die Prüfung. Entscheidend ist nicht die Betriebsgröße, sondern die Wiederholung — ein Fünf-Personen-Betrieb mit vielen gleichartigen Vorgängen profitiert früher als ein größerer mit lauter Einzelfällen.
- Was passiert mit unseren Daten?
- Verarbeitet wird nur, was der Ablauf braucht, und es wird vorher schriftlich festgehalten, welche Daten das sind, wo sie liegen und wer Zugriff hat. Wo die Aufgabe es erlaubt, bleiben Daten im Unternehmen oder auf Servern in der EU. Für die Zusammenarbeit gibt es einen Auftragsverarbeitungsvertrag, und die Daten werden nicht zum Training von Modellen verwendet.
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Was kostet euch protokolle schreiben im Jahr?
30 Minuten per Video, kostenlos und ohne Verkaufsgespräch. Du erzählst, wie der Ablauf bei euch läuft — wir rechnen aus, was er kostet und ob sich eine Automatisierung lohnt.