Onboarding neuer Mitarbeiter automatisieren
Wir messen, was dieser Ablauf euch im Jahr an Arbeitszeit kostet, und automatisieren ihn, wenn sich der Aufwand rechnet. Über 200 betreute Kunden, über 2.000 umgesetzte Automatisierungen und KI-Lösungen.
Lässt sich onboarding automatisieren?
Die ersten Wochen entscheiden darüber, ob eine Einstellung hält. Trotzdem läuft das Onboarding in den meisten Betrieben improvisiert: Zugänge fehlen am ersten Tag, Unterlagen kommen verspätet, Einweisungen finden statt, wenn jemand Zeit hat. Bei angespanntem Arbeitsmarkt ist das ein teurer Fehler. Automatisiert wird nicht die fachliche Entscheidung, sondern der Weg dorthin: Ab der Zusage läuft eine feste Abfolge mit Zuständigen und Terminen; Zugänge, Arbeitsmittel und Unterlagen werden rechtzeitig angestoßen; Der neue Mitarbeiter bekommt vorab, was er braucht. Was heute Handarbeit ist — Wer was vorbereitet, hängt an einzelnen Personen, Zugänge und Arbeitsmittel werden kurzfristig organisiert — entfällt oder wird auf eine Prüfung reduziert. Die vorhandenen Systeme bleiben und werden angebunden, soweit ihre Fassung Schnittstellen anbietet.
- Heute von Hand: Wer was vorbereitet, hängt an einzelnen Personen; Zugänge und Arbeitsmittel werden kurzfristig organisiert; Unterlagen werden per Mail hin und her geschickt; Einweisungen sind nicht dokumentiert.
- Nach der Umsetzung: Ab der Zusage läuft eine feste Abfolge mit Zuständigen und Terminen; Zugänge, Arbeitsmittel und Unterlagen werden rechtzeitig angestoßen; Der neue Mitarbeiter bekommt vorab, was er braucht; Pflichtunterweisungen werden nachgehalten und dokumentiert.
- Wo es nicht geht: Einarbeitung selbst lässt sich nicht automatisieren — sie ist Beziehungsarbeit und braucht Menschen, die Zeit haben. Was automatisiert wird, ist die Organisation drumherum. Wer glaubt, mit einem automatischen Ablauf die fehlende Betreuung zu ersetzen, verliert Leute schneller, nicht langsamer.
- Erstgespräch und Prozessanalyse kosten nichts — Kosten entstehen erst mit der Entscheidung für eine Umsetzung.
- Analyse
- kostenlos
- Erster Baustein
- meist in Tagen
- Bestehende Systeme
- bleiben
So sieht das in der Praxis aus
Aus einem echten Projekt, anonymisiert und auf das Muster reduziert.
Erster Arbeitstag
Vorher
Am ersten Tag fehlen Zugang, Arbeitsplatz und Ansprechpartner; der neue Mitarbeiter wartet.
Nachher
Ab der Zusage laufen alle Vorbereitungen mit Terminen und Zuständigen; am ersten Tag ist alles da.
Ergebnis: ein Anfang, der Vertrauen schafft statt Zweifel.
Zahlen und Zeiträume sind Größenordnungen aus vergleichbaren Projekten, keine Zusage für den Einzelfall.
So läuft die Zusammenarbeit ab
Sechs Schritte, von denen der erste nichts kostet.
- 1
Kostenloses Erstgespräch
30 Minuten per Video. Du erzählst, wie dein Unternehmen arbeitet, wir sagen dir, was daran automatisierbar ist — und was nicht. Ohne Verkaufsgespräch.
30 Minuten, kostenlos
- 2
Prozessanalyse
Wir gehen die Abläufe im Detail durch, meist mit den Personen, die sie täglich machen. Ergebnis ist eine Übersicht mit Zeitaufwand je Ablauf und einer Reihenfolge, was sich zuerst lohnt.
60–90 Minuten
- 3
Angebot mit klarem Umfang
Du bekommst schriftlich, was gebaut wird, was es kostet und wie lange es dauert. Keine Pauschalen für „KI-Transformation“, sondern benannte Bausteine.
wenige Tage
- 4
Umsetzung in Etappen
Die erste Automatisierung läuft meist innerhalb weniger Tage. Danach kommt Baustein für Baustein dazu, jeder einzeln nutzbar.
ab wenigen Tagen
- 5
Einweisung
Dein Team lernt, wie die Lösung bedient und angepasst wird. Wir bauen nichts, was ohne uns stillsteht.
im Projekt enthalten
- 6
Betreuung
Auf Wunsch laufende Betreuung: Anpassungen, Überwachung, neue Automatisierungen, wenn sich etwas ändert.
monatlich kündbar
In diesen Branchen lohnt sich onboarding besonders
Die Abläufe unterscheiden sich je Branche — hier steht, wie sie dort konkret aussehen.
Häufige Fragen zu onboarding
- Lohnt sich das bei fünf Einstellungen im Jahr?
- Für einen aufwändigen Ablauf nicht. Was sich fast immer lohnt, ist eine verbindliche Liste mit Zuständigen und Terminen — das ist wenig Technik und viel Wirkung. Der Vollausbau rechnet sich ab etwa zwanzig Einstellungen im Jahr.
- Was ist mit Pflichtunterweisungen?
- Arbeitsschutz- und Datenschutzunterweisungen sind nachweispflichtig und wiederkehrend. Ihre Terminierung und Dokumentation zu automatisieren ist einer der klarsten Fälle überhaupt — hier geht es um Nachweise, nicht um Inhalte.
- Wo funktioniert onboarding nicht?
- Einarbeitung selbst lässt sich nicht automatisieren — sie ist Beziehungsarbeit und braucht Menschen, die Zeit haben. Was automatisiert wird, ist die Organisation drumherum. Wer glaubt, mit einem automatischen Ablauf die fehlende Betreuung zu ersetzen, verliert Leute schneller, nicht langsamer.
- Was kostet es, onboarding zu automatisieren?
- Erstgespräch und Prozessanalyse sind kostenlos. Eine Umsetzung beginnt bei uns bei 2.000 Euro netto; je nach Umfang liegen Projekte im Markt zwischen 2.500 und 10.000 Euro einmalig, dazu eine laufende Betreuung im niedrigen bis mittleren dreistelligen Bereich pro Monat. Die Betriebskosten der KI liegen meist im Cent-Bereich je Dokument oder Anfrage. Was in eurem Fall gilt, steht nach der Analyse fest — vorher wäre es geraten.
- Wie schnell läuft das?
- Ein einzelner Ablauf ist häufig innerhalb weniger Tage nutzbar. Umfangreichere Vorhaben mit mehreren Systemen brauchen typischerweise zwei bis vier Wochen bis zum ersten nutzbaren Stand. Wir bauen in Etappen, damit der erste Baustein Nutzen bringt, bevor das Ganze fertig ist.
- Müssen wir dafür unsere Software wechseln?
- Nein. Die vorhandenen Systeme bleiben und werden angebunden, soweit ihre Fassung Schnittstellen anbietet; das prüfen wir vor dem Angebot. Wo eine Anbindung technisch nicht möglich ist, sagen wir das — statt eine Lösung zu bauen, die beim nächsten Update stillsteht.
- Ab wann lohnt sich das?
- Als Faustregel: Wenn ein Ablauf mehr als drei Stunden Handarbeit pro Woche bindet, lohnt die Prüfung. Entscheidend ist nicht die Betriebsgröße, sondern die Wiederholung — ein Fünf-Personen-Betrieb mit vielen gleichartigen Vorgängen profitiert früher als ein größerer mit lauter Einzelfällen.
- Was passiert mit unseren Daten?
- Verarbeitet wird nur, was der Ablauf braucht, und es wird vorher schriftlich festgehalten, welche Daten das sind, wo sie liegen und wer Zugriff hat. Wo die Aufgabe es erlaubt, bleiben Daten im Unternehmen oder auf Servern in der EU. Für die Zusammenarbeit gibt es einen Auftragsverarbeitungsvertrag, und die Daten werden nicht zum Training von Modellen verwendet.
Das könnte dich auch interessieren
Was kostet euch onboarding im Jahr?
30 Minuten per Video, kostenlos und ohne Verkaufsgespräch. Du erzählst, wie der Ablauf bei euch läuft — wir rechnen aus, was er kostet und ob sich eine Automatisierung lohnt.