Newsletter und Kundenkommunikation automatisieren
Wir messen, was dieser Ablauf euch im Jahr an Arbeitszeit kostet, und automatisieren ihn, wenn sich der Aufwand rechnet. Über 200 betreute Kunden, über 2.000 umgesetzte Automatisierungen und KI-Lösungen.
Lässt sich kundenkommunikation automatisieren?
Bestandskunden sind der billigste Umsatz, den ein Betrieb hat — und der am meisten vernachlässigte. Kundenkommunikation passiert, wenn jemand Zeit hat, also selten. Dabei sind die Anlässe klar: Wartung fällig, Vertrag läuft aus, Nachbestellung wahrscheinlich, letzter Kontakt lange her. Automatisiert wird nicht die fachliche Entscheidung, sondern der Weg dorthin: Kundenkontakte laufen nach Anlass statt nach Kalender; Fällige Wartungen und Verträge lösen Ansprache aus; Inhalte entstehen aus dem, was ihr ohnehin macht. Was heute Handarbeit ist — Newsletter werden geplant und nicht verschickt, Anlässe wie Wartungsfälligkeit werden nicht genutzt — entfällt oder wird auf eine Prüfung reduziert. Die vorhandenen Systeme bleiben und werden angebunden, soweit ihre Fassung Schnittstellen anbietet.
- Heute von Hand: Newsletter werden geplant und nicht verschickt; Anlässe wie Wartungsfälligkeit werden nicht genutzt; Angeschrieben wird, wer gerade auffällt; Es gibt keine Übersicht, wer wann zuletzt Kontakt hatte.
- Nach der Umsetzung: Kundenkontakte laufen nach Anlass statt nach Kalender; Fällige Wartungen und Verträge lösen Ansprache aus; Inhalte entstehen aus dem, was ihr ohnehin macht; Reaktionen landen im Vertrieb statt in einem Postfach.
- Wo es nicht geht: Werbliche Ansprache braucht eine rechtliche Grundlage. Ohne Einwilligung ist Werbung per E-Mail unzulässig, mit engen Ausnahmen bei Bestandskunden für eigene ähnliche Produkte. Ein Newsletter an gekaufte Adressen ist keine Automatisierung, sondern ein Abmahnrisiko. Der Weg führt über sauber eingeholte Einwilligungen, auch wenn er langsamer ist.
- Erstgespräch und Prozessanalyse kosten nichts — Kosten entstehen erst mit der Entscheidung für eine Umsetzung.
- Analyse
- kostenlos
- Erster Baustein
- meist in Tagen
- Bestehende Systeme
- bleiben
So sieht das in der Praxis aus
Aus einem echten Projekt, anonymisiert und auf das Muster reduziert.
Wartungsfälligkeit
Vorher
Wer eine Wartung braucht, steht im System; angeschrieben wird, wenn jemand Zeit hat — also selten.
Nachher
Fällige Kunden werden erkannt und mit Terminvorschlag angeschrieben.
Ergebnis: Wiederholungsgeschäft, das sonst zur Konkurrenz abwandert.
Zahlen und Zeiträume sind Größenordnungen aus vergleichbaren Projekten, keine Zusage für den Einzelfall.
So läuft die Zusammenarbeit ab
Sechs Schritte, von denen der erste nichts kostet.
- 1
Kostenloses Erstgespräch
30 Minuten per Video. Du erzählst, wie dein Unternehmen arbeitet, wir sagen dir, was daran automatisierbar ist — und was nicht. Ohne Verkaufsgespräch.
30 Minuten, kostenlos
- 2
Prozessanalyse
Wir gehen die Abläufe im Detail durch, meist mit den Personen, die sie täglich machen. Ergebnis ist eine Übersicht mit Zeitaufwand je Ablauf und einer Reihenfolge, was sich zuerst lohnt.
60–90 Minuten
- 3
Angebot mit klarem Umfang
Du bekommst schriftlich, was gebaut wird, was es kostet und wie lange es dauert. Keine Pauschalen für „KI-Transformation“, sondern benannte Bausteine.
wenige Tage
- 4
Umsetzung in Etappen
Die erste Automatisierung läuft meist innerhalb weniger Tage. Danach kommt Baustein für Baustein dazu, jeder einzeln nutzbar.
ab wenigen Tagen
- 5
Einweisung
Dein Team lernt, wie die Lösung bedient und angepasst wird. Wir bauen nichts, was ohne uns stillsteht.
im Projekt enthalten
- 6
Betreuung
Auf Wunsch laufende Betreuung: Anpassungen, Überwachung, neue Automatisierungen, wenn sich etwas ändert.
monatlich kündbar
In diesen Branchen lohnt sich kundenkommunikation besonders
Die Abläufe unterscheiden sich je Branche — hier steht, wie sie dort konkret aussehen.
Häufige Fragen zu kundenkommunikation
- Brauchen wir für jede Mail eine Einwilligung?
- Für Werbung ja, mit einer Ausnahme: Bei Bestandskunden dürfen ähnliche eigene Produkte beworben werden, wenn beim Kauf auf den Widerspruch hingewiesen wurde und jede Mail eine Abmeldung enthält. Eine Wartungserinnerung zu einem laufenden Vertrag ist dagegen meist gar keine Werbung.
- Schreibt die KI die Inhalte?
- Entwürfe ja, Freigabe nein. Kundenkommunikation trägt euren Namen. Was rausgeht, sollte jemand gelesen haben — schon weil ein einziger unpassender Satz mehr kostet als die gesparte Zeit.
- Wo funktioniert kundenkommunikation nicht?
- Werbliche Ansprache braucht eine rechtliche Grundlage. Ohne Einwilligung ist Werbung per E-Mail unzulässig, mit engen Ausnahmen bei Bestandskunden für eigene ähnliche Produkte. Ein Newsletter an gekaufte Adressen ist keine Automatisierung, sondern ein Abmahnrisiko. Der Weg führt über sauber eingeholte Einwilligungen, auch wenn er langsamer ist.
- Was kostet es, kundenkommunikation zu automatisieren?
- Erstgespräch und Prozessanalyse sind kostenlos. Eine Umsetzung beginnt bei uns bei 2.000 Euro netto; je nach Umfang liegen Projekte im Markt zwischen 2.500 und 10.000 Euro einmalig, dazu eine laufende Betreuung im niedrigen bis mittleren dreistelligen Bereich pro Monat. Die Betriebskosten der KI liegen meist im Cent-Bereich je Dokument oder Anfrage. Was in eurem Fall gilt, steht nach der Analyse fest — vorher wäre es geraten.
- Wie schnell läuft das?
- Ein einzelner Ablauf ist häufig innerhalb weniger Tage nutzbar. Umfangreichere Vorhaben mit mehreren Systemen brauchen typischerweise zwei bis vier Wochen bis zum ersten nutzbaren Stand. Wir bauen in Etappen, damit der erste Baustein Nutzen bringt, bevor das Ganze fertig ist.
- Müssen wir dafür unsere Software wechseln?
- Nein. Die vorhandenen Systeme bleiben und werden angebunden, soweit ihre Fassung Schnittstellen anbietet; das prüfen wir vor dem Angebot. Wo eine Anbindung technisch nicht möglich ist, sagen wir das — statt eine Lösung zu bauen, die beim nächsten Update stillsteht.
- Ab wann lohnt sich das?
- Als Faustregel: Wenn ein Ablauf mehr als drei Stunden Handarbeit pro Woche bindet, lohnt die Prüfung. Entscheidend ist nicht die Betriebsgröße, sondern die Wiederholung — ein Fünf-Personen-Betrieb mit vielen gleichartigen Vorgängen profitiert früher als ein größerer mit lauter Einzelfällen.
- Was passiert mit unseren Daten?
- Verarbeitet wird nur, was der Ablauf braucht, und es wird vorher schriftlich festgehalten, welche Daten das sind, wo sie liegen und wer Zugriff hat. Wo die Aufgabe es erlaubt, bleiben Daten im Unternehmen oder auf Servern in der EU. Für die Zusammenarbeit gibt es einen Auftragsverarbeitungsvertrag, und die Daten werden nicht zum Training von Modellen verwendet.
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Was kostet euch kundenkommunikation im Jahr?
30 Minuten per Video, kostenlos und ohne Verkaufsgespräch. Du erzählst, wie der Ablauf bei euch läuft — wir rechnen aus, was er kostet und ob sich eine Automatisierung lohnt.