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Häufige Fragen zur Prozessanalyse

Was kostet die Prozessanalyse wirklich — auch später?

Nichts, auch nicht später. Es gibt keine Nachberechnung bei Beauftragung und keinen Betrag, der bei einem späteren Projekt „verrechnet“ wird. Der Grund ist rechnerisch: Ohne die Messung ließe sich kein belastbares Angebot schreiben, also müsste dieser Aufwand ohnehin geleistet werden. Kosten entstehen erst mit der Entscheidung für eine Umsetzung, und die beginnt bei 2.000 Euro netto. Zum Vergleich: Klassische Beratungshäuser rechnen eine vergleichbare Aufnahme über Tagessätze ab, üblicherweise vierstellig.

Was muss ich vorbereiten?

Nichts. Weder Prozessdiagramme noch Listen noch Zugänge zu irgendeinem System — es werden im Gespräch keine Daten abgerufen. Hilfreich ist genau eine Sache: dass jemand dabei ist, der die Abläufe täglich selbst macht. Wer einen Ablauf nur verantwortet, kennt oft die Version aus dem Handbuch; die Ausnahmen, an denen Zeit verloren geht, kennt der, der sie jede Woche von Hand behandelt. Wenn ohnehin Zahlen vorliegen — wie viele Rechnungen im Monat, wie viele Angebote pro Woche —, machen sie die Schätzung genauer, aber sie sind keine Voraussetzung.

Was bekomme ich danach in die Hand?

Eine Übersicht der besprochenen Abläufe mit drei Angaben je Ablauf: wie viel Zeit er heute bindet, was davon eine Software übernehmen könnte und wie aufwendig die Umsetzung wäre. Daraus ergibt sich eine Reihenfolge — nicht alles auf einmal, sondern das, was viel Zeit bindet und wenig Ausnahmen hat, zuerst. Ausdrücklich enthalten sind auch die Abläufe, von denen abgeraten wird, mit Begründung. Diese Übersicht gehört dem Unternehmen; sie lässt sich auch nutzen, um bei einem anderen Anbieter ein Angebot einzuholen.

Ist das ein Verkaufsgespräch?

Nein, und das lässt sich am Ergebnis prüfen: In über 300 durchgeführten Analysen war der Anteil der geprüften Abläufe, von denen abgeraten wurde, regelmäßig zweistellig. Ein Gespräch, aus dem nie eine Absage hervorgeht, ist ein Verkaufsgespräch. Es gibt keine Präsentation, keine Rabattfrist und keinen Anruf zwei Tage später. Am Ende steht eine Einschätzung; was damit geschieht, entscheidet das Unternehmen. Wenn die ehrliche Antwort lautet, dass ein fertiges Programm für einen Bruchteil des Preises reicht, steht das genau so darin.

Wir wissen noch gar nicht, was man bei uns automatisieren könnte.

Das ist der Normalfall und genau der Anlass für eine Analyse. Die Frage wird deshalb nicht so gestellt. Gefragt wird nach dem Alltag: Was macht ihr jede Woche mehrmals? Wo tippt jemand etwas ab, das an anderer Stelle schon steht? Worauf wartet ihr regelmäßig? Wo entstehen die Fehler, die später Arbeit machen? In über 300 Analysen fanden sich in jedem Unternehmen mindestens fünf Abläufe, die sich lohnen — unabhängig von Branche und Größe. Wer vorher eine Liste hätte, bräuchte die Analyse nicht.

Bekommen Sie dabei Zugriff auf unsere Daten?

Nein. Das Gespräch ist ein Gespräch: Es werden keine Zugänge eingerichtet, keine Systeme verbunden und keine Dateien übertragen. Besprochen wird, wie gearbeitet wird, nicht was in den Systemen steht. Sollte es später zu einer Umsetzung kommen, entstehen Zugänge erst dort und nur für das, was der jeweilige Baustein braucht — und alles läuft auf den Systemen des Kunden: Instanz, Daten und Zugänge bleiben dort und gehören ihm.

Für wen lohnt sich die Analyse nicht?

Für zwei Fälle. Erstens: Wenn die tägliche Arbeit vollständig in einem einzigen Programm stattfindet und dem Weg folgt, den dieses Programm vorsieht. Dann ist der richtige Ansprechpartner der Hersteller-Support, und das ist billiger als jeder Dienstleister. Zweitens: Wenn im Unternehmen unklar ist, wer wofür zuständig ist. Ein unklarer Ablauf wird durch Automatisierung nicht klarer, sondern nur schneller falsch — dann ist die Organisation zuerst dran. In beiden Fällen sagen wir das im Gespräch, und es kostet trotzdem nichts.