Datenübertragung zwischen zwei Systemen automatisieren
Wir messen, was dieser Ablauf euch im Jahr an Arbeitszeit kostet, und automatisieren ihn, wenn sich der Aufwand rechnet. Über 200 betreute Kunden, über 2.000 umgesetzte Automatisierungen und KI-Lösungen.
Lässt sich daten zwischen systemen automatisieren?
Der unterschätzte Zeitfresser in fast jedem Betrieb: Dieselbe Information wird in zwei oder drei Systeme eingegeben, weil die Systeme nicht miteinander sprechen. Ein Kunde im CRM, im Rechnungsprogramm und in der Branchensoftware — dreimal getippt, dreimal fehleranfällig, und keine Version ist die richtige. Automatisiert wird nicht die fachliche Entscheidung, sondern der Weg dorthin: Ein System ist führend, die anderen bekommen die Daten von dort; Änderungen laufen automatisch nach; Konflikte werden erkannt und gemeldet statt überschrieben. Was heute Handarbeit ist — Daten werden aus einem System exportiert oder abgeschrieben, In der Zwischenzeit entstehen Excel-Listen als Vermittler — entfällt oder wird auf eine Prüfung reduziert. Die vorhandenen Systeme bleiben und werden angebunden, soweit ihre Fassung Schnittstellen anbietet.
- Heute von Hand: Daten werden aus einem System exportiert oder abgeschrieben; In der Zwischenzeit entstehen Excel-Listen als Vermittler; Änderungen werden nur in einem System nachgezogen; Niemand weiß, welches System den aktuellen Stand hat.
- Nach der Umsetzung: Ein System ist führend, die anderen bekommen die Daten von dort; Änderungen laufen automatisch nach; Konflikte werden erkannt und gemeldet statt überschrieben; Doppelte Eingabe entfällt.
- Wo es nicht geht: Nicht jedes System lässt sich anbinden. Ältere Branchensoftware ohne Schnittstelle ist eine reale Grenze, und Umwege über Bildschirmautomatisierung sind fragil — beim nächsten Update stehen sie still. In solchen Fällen ist die ehrliche Antwort manchmal: Das System wechseln oder den Umweg akzeptieren, aber nicht eine Lösung bauen, die dauernd bricht.
- Erstgespräch und Prozessanalyse kosten nichts — Kosten entstehen erst mit der Entscheidung für eine Umsetzung.
- Analyse
- kostenlos
- Erster Baustein
- meist in Tagen
- Bestehende Systeme
- bleiben
So sieht das in der Praxis aus
Aus einem echten Projekt, anonymisiert und auf das Muster reduziert.
Kundendaten in drei Systemen
Vorher
Ein neuer Kunde wird im CRM, im Rechnungsprogramm und in der Branchensoftware angelegt — dreimal dieselbe Eingabe.
Nachher
Der Kunde wird einmal angelegt, die anderen Systeme übernehmen; Änderungen laufen nach.
Ergebnis: eine Eingabe statt drei, und die Daten stimmen überein.
Zahlen und Zeiträume sind Größenordnungen aus vergleichbaren Projekten, keine Zusage für den Einzelfall.
So läuft die Zusammenarbeit ab
Sechs Schritte, von denen der erste nichts kostet.
- 1
Kostenloses Erstgespräch
30 Minuten per Video. Du erzählst, wie dein Unternehmen arbeitet, wir sagen dir, was daran automatisierbar ist — und was nicht. Ohne Verkaufsgespräch.
30 Minuten, kostenlos
- 2
Prozessanalyse
Wir gehen die Abläufe im Detail durch, meist mit den Personen, die sie täglich machen. Ergebnis ist eine Übersicht mit Zeitaufwand je Ablauf und einer Reihenfolge, was sich zuerst lohnt.
60–90 Minuten
- 3
Angebot mit klarem Umfang
Du bekommst schriftlich, was gebaut wird, was es kostet und wie lange es dauert. Keine Pauschalen für „KI-Transformation“, sondern benannte Bausteine.
wenige Tage
- 4
Umsetzung in Etappen
Die erste Automatisierung läuft meist innerhalb weniger Tage. Danach kommt Baustein für Baustein dazu, jeder einzeln nutzbar.
ab wenigen Tagen
- 5
Einweisung
Dein Team lernt, wie die Lösung bedient und angepasst wird. Wir bauen nichts, was ohne uns stillsteht.
im Projekt enthalten
- 6
Betreuung
Auf Wunsch laufende Betreuung: Anpassungen, Überwachung, neue Automatisierungen, wenn sich etwas ändert.
monatlich kündbar
In diesen Branchen lohnt sich daten zwischen systemen besonders
Die Abläufe unterscheiden sich je Branche — hier steht, wie sie dort konkret aussehen.
Häufige Fragen zu daten zwischen systemen
- Woher wissen wir, ob unsere Systeme das können?
- Das wird vor dem Angebot geprüft, nicht danach versprochen. Die meisten aktuellen Systeme haben Schnittstellen; bei älteren Fassungen hängt es vom Stand ab. Wo es nicht geht, sagen wir es — das ist billiger als ein Projekt, das an dieser Stelle scheitert.
- Was passiert bei einem Systemwechsel?
- Die Verbindung wird angepasst, nicht neu gebaut, wenn die Verknüpfung sauber getrennt ist. Genau deshalb wird nicht in ein System hineinprogrammiert, sondern dazwischen — das macht den Wechsel später bezahlbar.
- Wo funktioniert daten zwischen systemen nicht?
- Nicht jedes System lässt sich anbinden. Ältere Branchensoftware ohne Schnittstelle ist eine reale Grenze, und Umwege über Bildschirmautomatisierung sind fragil — beim nächsten Update stehen sie still. In solchen Fällen ist die ehrliche Antwort manchmal: Das System wechseln oder den Umweg akzeptieren, aber nicht eine Lösung bauen, die dauernd bricht.
- Was kostet es, daten zwischen systemen zu automatisieren?
- Erstgespräch und Prozessanalyse sind kostenlos. Eine Umsetzung beginnt bei uns bei 2.000 Euro netto; je nach Umfang liegen Projekte im Markt zwischen 2.500 und 10.000 Euro einmalig, dazu eine laufende Betreuung im niedrigen bis mittleren dreistelligen Bereich pro Monat. Die Betriebskosten der KI liegen meist im Cent-Bereich je Dokument oder Anfrage. Was in eurem Fall gilt, steht nach der Analyse fest — vorher wäre es geraten.
- Wie schnell läuft das?
- Ein einzelner Ablauf ist häufig innerhalb weniger Tage nutzbar. Umfangreichere Vorhaben mit mehreren Systemen brauchen typischerweise zwei bis vier Wochen bis zum ersten nutzbaren Stand. Wir bauen in Etappen, damit der erste Baustein Nutzen bringt, bevor das Ganze fertig ist.
- Müssen wir dafür unsere Software wechseln?
- Nein. Die vorhandenen Systeme bleiben und werden angebunden, soweit ihre Fassung Schnittstellen anbietet; das prüfen wir vor dem Angebot. Wo eine Anbindung technisch nicht möglich ist, sagen wir das — statt eine Lösung zu bauen, die beim nächsten Update stillsteht.
- Ab wann lohnt sich das?
- Als Faustregel: Wenn ein Ablauf mehr als drei Stunden Handarbeit pro Woche bindet, lohnt die Prüfung. Entscheidend ist nicht die Betriebsgröße, sondern die Wiederholung — ein Fünf-Personen-Betrieb mit vielen gleichartigen Vorgängen profitiert früher als ein größerer mit lauter Einzelfällen.
- Was passiert mit unseren Daten?
- Verarbeitet wird nur, was der Ablauf braucht, und es wird vorher schriftlich festgehalten, welche Daten das sind, wo sie liegen und wer Zugriff hat. Wo die Aufgabe es erlaubt, bleiben Daten im Unternehmen oder auf Servern in der EU. Für die Zusammenarbeit gibt es einen Auftragsverarbeitungsvertrag, und die Daten werden nicht zum Training von Modellen verwendet.
Das könnte dich auch interessieren
Was kostet euch daten zwischen systemen im Jahr?
30 Minuten per Video, kostenlos und ohne Verkaufsgespräch. Du erzählst, wie der Ablauf bei euch läuft — wir rechnen aus, was er kostet und ob sich eine Automatisierung lohnt.