Automatisierung für Coaches — Fokus auf Coaching statt Verwaltung.
Terminbuchung, Onboarding, Follow-ups, Zahlungen: Wir automatisieren die Verwaltung deines Coaching-Business. Du konzentrierst dich auf deine Klienten — der Rest läuft im Hintergrund.
Was lässt sich im Coaching-Geschäft automatisieren?
Im Coaching lohnt sich Automatisierung überall dort, wo dieselbe Handlung bei jedem Klienten wiederkehrt: Terminvergabe samt Erinnerung und Absagen, das Onboarding mit Vertrag, Rechnung und Zugängen, die Nachbereitung mit Aufgaben und Materialien sowie das Nachfassen bei Interessenten, die sich gemeldet, aber noch nicht gebucht haben. Das sind bei einem vollen Kalender schnell fünf bis fünfzehn Stunden im Monat, die nicht in Sitzungen fließen. Nicht automatisierbar ist die Arbeit selbst und alles, was Beziehung ist — die persönliche Nachricht nach einer schwierigen Sitzung gehört ausdrücklich nicht in eine Automatisierung, weil sie ihren Wert genau dadurch verliert.
- Termine: Buchung, Erinnerung, Absage und Nachrücken laufen ohne Zwischenschritt.
- Onboarding: Vertrag, Zahlung, Zugänge und Willkommensstrecke lösen sich gegenseitig aus.
- Nachbereitung: Aufgaben und Unterlagen gehen nach der Sitzung von selbst raus.
- Zahlungen: offene Rechnungen und Raten werden verfolgt, ohne dass jemand mahnen muss.
- Erstgespräch
- kostenlos
- Typische Ersparnis
- 5–15 Std. im Monat
- Erste Umsetzung
- ab 2–4 Wochen
Das kennst du.
Die typischen Zeitfresser, die dich Tag für Tag aufhalten.
Terminplanung frisst Zeit und Nerven
Mails hin und her, Zeiten abgleichen, umplanen, verschieben. Bevor das Coaching startet, ist schon die erste Stunde weg.
Jeder Klient wird manuell on-geboarded
Verträge senden, Fragebogen schicken, Zugänge anlegen, erste Infos bereitstellen. Bei jedem neuen Klienten die gleiche Klickerei.
Follow-ups und Erinnerungen bleiben liegen
Klienten erscheinen nicht, weil die Erinnerung fehlt. Nachsorge wird vergessen, weil das System nicht nachhakt. Umsatz und Ergebnisse leiden.
So lösen wir das.
Maßgeschneidert für dein Business, implementiert von Experten, gebaut, um sofort zu liefern.
Automatische Terminbuchung mit Erinnerungen
Klienten buchen selbst, bekommen automatisch Bestätigung, Kalender-Invite und Erinnerungen per Mail und WhatsApp.
Digitales Onboarding in unter 5 Minuten
Vom Kauf bis zum ersten Termin läuft alles automatisch: Vertrag, Fragebogen, Zugänge, Willkommensmail. Du startest direkt mit dem Coaching.
Automatisierte Follow-up-Sequenzen
Nach jedem Termin automatisch Zusammenfassung, nächste Schritte, Aufgaben. Nachsorge ohne dass du daran denken musst.
Zahlungsautomatisierung und Mahnwesen
Rechnungen gehen automatisch raus, Zahlungen werden abgeglichen, Erinnerungen laufen selbstständig. Du sprichst nur noch mit Klienten, nicht mit Zahlen.
Das liefern wir.
„Ich kann mich endlich auf das konzentrieren, was ich liebe — meine Klienten. Die komplette Verwaltung läuft im Hintergrund."
Häufige Fragen
- Wird das Coaching dadurch unpersönlich?
- Nur wenn man das Falsche automatisiert. Die Regel, die sich bewährt hat: Alles, was der Klient auch von einer Software erwarten würde — Termin, Rechnung, Zugang, Erinnerung — darf automatisch laufen. Alles, wofür er dich gebucht hat, bleibt bei dir. Praktisch gewinnt die Beziehung meistens, weil die Zeit für Verwaltung nicht mehr von der Vorbereitung abgeht.
- Brauche ich dafür eine bestimmte Software?
- Nein. Wir arbeiten mit dem, was schon läuft: Calendly oder cal.com für Termine, Stripe oder Copecart für Zahlungen, ein Kursbereich oder eine Mitgliederplattform, dazu das Mailprogramm. Ein Wechsel wird nur nötig, wenn ein Werkzeug keine Schnittstelle hat.
- Lohnt sich das schon bei wenigen Klienten?
- Ab etwa zehn laufenden Klienten oder einer Gruppe in der Regel ja. Darunter ist der ehrliche Rat meist, zuerst Vorlagen und feste Abläufe zu schaffen und erst dann zu automatisieren — sonst wird ein Ablauf festgeschrieben, der sich in den nächsten Monaten ohnehin noch ändert.
- Was ist mit den Daten meiner Klienten?
- Gesundheits- und Coachingdaten sind besonders schützenswert. Der übliche Weg ist deshalb, dass Inhalte aus Sitzungen die eigenen Systeme nicht verlassen und eine Automatisierung nur mit Metadaten arbeitet — Termin, Status, Zahlung. Wo ein KI-Dienst nötig ist, wird ein Auftragsverarbeitungsvertrag geschlossen und auf europäische Verarbeitung geachtet.
- Was kostet das?
- Eine erste Umsetzung liegt üblicherweise zwischen 2.000 und 6.000 Euro netto. Laufende Kosten entstehen für die eingesetzten Dienste, meist 20 bis 150 Euro im Monat. Das Erstgespräch mit der Einschätzung, was sich in deinem Fall lohnt, kostet nichts.
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