Lohnabrechnung vorbereiten und automatisieren
Wir messen, was dieser Ablauf euch im Jahr an Arbeitszeit kostet, und automatisieren ihn, wenn sich der Aufwand rechnet. Über 200 betreute Kunden, über 2.000 umgesetzte Automatisierungen und KI-Lösungen.
Lässt sich lohnabrechnung vorbereiten automatisieren?
Die Lohnabrechnung selbst macht meist die Kanzlei oder ein Dienstleister. Teuer ist die Zuarbeit: Stunden sammeln, Zuschläge berechnen, Abwesenheiten erfassen, Änderungen melden. Jeden Monat dieselbe Arbeit, unter Zeitdruck, mit Fehlern, die auffallen, weil Menschen ihr Geld nachrechnen. Automatisiert wird nicht die fachliche Entscheidung, sondern der Weg dorthin: Die Grundlage entsteht laufend aus der Zeiterfassung; Zuschläge werden nach hinterlegten Regeln berechnet; Auffälligkeiten werden markiert, bevor sie abgerechnet werden. Was heute Handarbeit ist — Stunden und Abwesenheiten werden zusammengetragen, Zuschläge werden von Hand berechnet — entfällt oder wird auf eine Prüfung reduziert. Die vorhandenen Systeme bleiben und werden angebunden, soweit ihre Fassung Schnittstellen anbietet.
- Heute von Hand: Stunden und Abwesenheiten werden zusammengetragen; Zuschläge werden von Hand berechnet; Änderungen bei Beschäftigten werden per Mail gemeldet; Die Zuarbeit für die Kanzlei entsteht in Excel.
- Nach der Umsetzung: Die Grundlage entsteht laufend aus der Zeiterfassung; Zuschläge werden nach hinterlegten Regeln berechnet; Auffälligkeiten werden markiert, bevor sie abgerechnet werden; Die Übergabe an Kanzlei oder Abrechnungssystem läuft im vereinbarten Format.
- Wo es nicht geht: Die Abrechnung selbst gehört nicht automatisiert. Sozialversicherungs- und Steuerrecht ändern sich laufend, und ein Fehler trifft Menschen direkt. Wer die Abrechnung selbst bauen will, spart an der falschen Stelle. Automatisiert wird die Zuarbeit — vollständig, geprüft, pünktlich.
- Erstgespräch und Prozessanalyse kosten nichts — Kosten entstehen erst mit der Entscheidung für eine Umsetzung.
- Analyse
- kostenlos
- Erster Baustein
- meist in Tagen
- Bestehende Systeme
- bleiben
So sieht das in der Praxis aus
Aus einem echten Projekt, anonymisiert und auf das Muster reduziert.
Monatliche Zuarbeit
Vorher
Drei Tage vor dem Stichtag werden Stunden und Abwesenheiten zusammengetragen und in Excel aufbereitet.
Nachher
Die Zuarbeit entsteht laufend, am Stichtag wird geprüft und freigegeben.
Ergebnis: keine Monatsend-Hektik, weniger Korrekturen.
Zahlen und Zeiträume sind Größenordnungen aus vergleichbaren Projekten, keine Zusage für den Einzelfall.
So läuft die Zusammenarbeit ab
Sechs Schritte, von denen der erste nichts kostet.
- 1
Kostenloses Erstgespräch
30 Minuten per Video. Du erzählst, wie dein Unternehmen arbeitet, wir sagen dir, was daran automatisierbar ist — und was nicht. Ohne Verkaufsgespräch.
30 Minuten, kostenlos
- 2
Prozessanalyse
Wir gehen die Abläufe im Detail durch, meist mit den Personen, die sie täglich machen. Ergebnis ist eine Übersicht mit Zeitaufwand je Ablauf und einer Reihenfolge, was sich zuerst lohnt.
60–90 Minuten
- 3
Angebot mit klarem Umfang
Du bekommst schriftlich, was gebaut wird, was es kostet und wie lange es dauert. Keine Pauschalen für „KI-Transformation“, sondern benannte Bausteine.
wenige Tage
- 4
Umsetzung in Etappen
Die erste Automatisierung läuft meist innerhalb weniger Tage. Danach kommt Baustein für Baustein dazu, jeder einzeln nutzbar.
ab wenigen Tagen
- 5
Einweisung
Dein Team lernt, wie die Lösung bedient und angepasst wird. Wir bauen nichts, was ohne uns stillsteht.
im Projekt enthalten
- 6
Betreuung
Auf Wunsch laufende Betreuung: Anpassungen, Überwachung, neue Automatisierungen, wenn sich etwas ändert.
monatlich kündbar
In diesen Branchen lohnt sich lohnabrechnung vorbereiten besonders
Die Abläufe unterscheiden sich je Branche — hier steht, wie sie dort konkret aussehen.
Häufige Fragen zu lohnabrechnung vorbereiten
- Können wir die Kanzlei damit ersetzen?
- Sollten Sie nicht. Die Kanzlei haftet für die Abrechnung und kennt die laufenden Änderungen. Was Sie sparen, ist die Zuarbeit — und die ist bei den meisten Betrieben der größere Posten.
- Was ist mit Tarifverträgen?
- Zuschlagsregeln lassen sich abbilden, solange sie eindeutig sind. Wo ein Tarifvertrag Auslegungsspielraum lässt, wird nicht automatisiert, sondern vorgelegt. Falsche Zuschläge sind ein arbeitsrechtliches Problem, kein technisches.
- Wo funktioniert lohnabrechnung vorbereiten nicht?
- Die Abrechnung selbst gehört nicht automatisiert. Sozialversicherungs- und Steuerrecht ändern sich laufend, und ein Fehler trifft Menschen direkt. Wer die Abrechnung selbst bauen will, spart an der falschen Stelle. Automatisiert wird die Zuarbeit — vollständig, geprüft, pünktlich.
- Was kostet es, lohnabrechnung vorbereiten zu automatisieren?
- Erstgespräch und Prozessanalyse sind kostenlos. Eine Umsetzung beginnt bei uns bei 2.000 Euro netto; je nach Umfang liegen Projekte im Markt zwischen 2.500 und 10.000 Euro einmalig, dazu eine laufende Betreuung im niedrigen bis mittleren dreistelligen Bereich pro Monat. Die Betriebskosten der KI liegen meist im Cent-Bereich je Dokument oder Anfrage. Was in eurem Fall gilt, steht nach der Analyse fest — vorher wäre es geraten.
- Wie schnell läuft das?
- Ein einzelner Ablauf ist häufig innerhalb weniger Tage nutzbar. Umfangreichere Vorhaben mit mehreren Systemen brauchen typischerweise zwei bis vier Wochen bis zum ersten nutzbaren Stand. Wir bauen in Etappen, damit der erste Baustein Nutzen bringt, bevor das Ganze fertig ist.
- Müssen wir dafür unsere Software wechseln?
- Nein. Die vorhandenen Systeme bleiben und werden angebunden, soweit ihre Fassung Schnittstellen anbietet; das prüfen wir vor dem Angebot. Wo eine Anbindung technisch nicht möglich ist, sagen wir das — statt eine Lösung zu bauen, die beim nächsten Update stillsteht.
- Ab wann lohnt sich das?
- Als Faustregel: Wenn ein Ablauf mehr als drei Stunden Handarbeit pro Woche bindet, lohnt die Prüfung. Entscheidend ist nicht die Betriebsgröße, sondern die Wiederholung — ein Fünf-Personen-Betrieb mit vielen gleichartigen Vorgängen profitiert früher als ein größerer mit lauter Einzelfällen.
- Was passiert mit unseren Daten?
- Verarbeitet wird nur, was der Ablauf braucht, und es wird vorher schriftlich festgehalten, welche Daten das sind, wo sie liegen und wer Zugriff hat. Wo die Aufgabe es erlaubt, bleiben Daten im Unternehmen oder auf Servern in der EU. Für die Zusammenarbeit gibt es einen Auftragsverarbeitungsvertrag, und die Daten werden nicht zum Training von Modellen verwendet.
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Was kostet euch lohnabrechnung vorbereiten im Jahr?
30 Minuten per Video, kostenlos und ohne Verkaufsgespräch. Du erzählst, wie der Ablauf bei euch läuft — wir rechnen aus, was er kostet und ob sich eine Automatisierung lohnt.