Bestellungen automatisch erfassen
Wir messen, was dieser Ablauf euch im Jahr an Arbeitszeit kostet, und automatisieren ihn, wenn sich der Aufwand rechnet. Über 200 betreute Kunden, über 2.000 umgesetzte Automatisierungen und KI-Lösungen.
Lässt sich bestellungen erfassen automatisieren?
Bestellungen kommen in jedem denkbaren Format: als PDF im Anhang, als Fließtext in der Mail, über ein Kundenportal, gelegentlich noch per Fax. Jede wird von Hand ins eigene System übertragen — stumpfe Arbeit mit hohem Fehlerrisiko, und jeder Zahlendreher kostet eine Fehllieferung. Automatisiert wird nicht die fachliche Entscheidung, sondern der Weg dorthin: Die Bestellung wird ausgelesen, egal in welchem Format sie kommt; Artikel werden über Kundenbezeichnung, Nummer oder Historie zugeordnet; Preise und Konditionen des Kunden werden gezogen. Was heute Handarbeit ist — Die Bestellung wird geöffnet und gelesen, Artikel werden den eigenen Nummern zugeordnet — entfällt oder wird auf eine Prüfung reduziert. Die vorhandenen Systeme bleiben und werden angebunden, soweit ihre Fassung Schnittstellen anbietet.
- Heute von Hand: Die Bestellung wird geöffnet und gelesen; Artikel werden den eigenen Nummern zugeordnet; Mengen und Preise werden abgetippt; Bei Unklarheiten wird beim Kunden nachgefragt.
- Nach der Umsetzung: Die Bestellung wird ausgelesen, egal in welchem Format sie kommt; Artikel werden über Kundenbezeichnung, Nummer oder Historie zugeordnet; Preise und Konditionen des Kunden werden gezogen; Unklare Positionen werden markiert statt geraten.
- Wo es nicht geht: Freitextbestellungen ohne Artikelnummern bleiben unsicher — besonders bei Kunden, die eigene Bezeichnungen verwenden. Deshalb wird nicht stillschweigend zugeordnet: Was nicht eindeutig ist, kommt auf den Tisch. Eine falsch zugeordnete Position kostet mehr als die eingesparte Minute.
- Erstgespräch und Prozessanalyse kosten nichts — Kosten entstehen erst mit der Entscheidung für eine Umsetzung.
- Analyse
- kostenlos
- Erster Baustein
- meist in Tagen
- Bestehende Systeme
- bleiben
So sieht das in der Praxis aus
Aus einem echten Projekt, anonymisiert und auf das Muster reduziert.
Bestellung mit dreißig Positionen
Vorher
Die Bestellung kommt als PDF und wird abgetippt; eine Kraft ist eine halbe Stunde beschäftigt.
Nachher
Die Bestellung wird ausgelesen, Artikel zugeordnet, unklare Positionen markiert; die Erfassung dauert Minuten.
Ergebnis: die Auftragsbestätigung geht am selben Vormittag raus.
Zahlen und Zeiträume sind Größenordnungen aus vergleichbaren Projekten, keine Zusage für den Einzelfall.
So läuft die Zusammenarbeit ab
Sechs Schritte, von denen der erste nichts kostet.
- 1
Kostenloses Erstgespräch
30 Minuten per Video. Du erzählst, wie dein Unternehmen arbeitet, wir sagen dir, was daran automatisierbar ist — und was nicht. Ohne Verkaufsgespräch.
30 Minuten, kostenlos
- 2
Prozessanalyse
Wir gehen die Abläufe im Detail durch, meist mit den Personen, die sie täglich machen. Ergebnis ist eine Übersicht mit Zeitaufwand je Ablauf und einer Reihenfolge, was sich zuerst lohnt.
60–90 Minuten
- 3
Angebot mit klarem Umfang
Du bekommst schriftlich, was gebaut wird, was es kostet und wie lange es dauert. Keine Pauschalen für „KI-Transformation“, sondern benannte Bausteine.
wenige Tage
- 4
Umsetzung in Etappen
Die erste Automatisierung läuft meist innerhalb weniger Tage. Danach kommt Baustein für Baustein dazu, jeder einzeln nutzbar.
ab wenigen Tagen
- 5
Einweisung
Dein Team lernt, wie die Lösung bedient und angepasst wird. Wir bauen nichts, was ohne uns stillsteht.
im Projekt enthalten
- 6
Betreuung
Auf Wunsch laufende Betreuung: Anpassungen, Überwachung, neue Automatisierungen, wenn sich etwas ändert.
monatlich kündbar
In diesen Branchen lohnt sich bestellungen erfassen besonders
Die Abläufe unterscheiden sich je Branche — hier steht, wie sie dort konkret aussehen.
Häufige Fragen zu bestellungen erfassen
- Wie zuverlässig ist die Artikelzuordnung?
- Bei gepflegten Stammdaten und bekannten Kunden hoch, bei neuen Kunden mit eigenen Bezeichnungen deutlich niedriger. Genau deshalb wird jede unsichere Zuordnung markiert und vorgelegt, statt eine Quote zu behaupten, die im Alltag nicht hält.
- Brauchen wir dafür EDI?
- Nein — EDI ist der bessere Weg, lohnt sich aber nur bei großen Kunden mit hohem Volumen. Der Nutzen hier liegt genau bei den Kunden, für die sich EDI nie gerechnet hat.
- Wo funktioniert bestellungen erfassen nicht?
- Freitextbestellungen ohne Artikelnummern bleiben unsicher — besonders bei Kunden, die eigene Bezeichnungen verwenden. Deshalb wird nicht stillschweigend zugeordnet: Was nicht eindeutig ist, kommt auf den Tisch. Eine falsch zugeordnete Position kostet mehr als die eingesparte Minute.
- Was kostet es, bestellungen erfassen zu automatisieren?
- Erstgespräch und Prozessanalyse sind kostenlos. Eine Umsetzung beginnt bei uns bei 2.000 Euro netto; je nach Umfang liegen Projekte im Markt zwischen 2.500 und 10.000 Euro einmalig, dazu eine laufende Betreuung im niedrigen bis mittleren dreistelligen Bereich pro Monat. Die Betriebskosten der KI liegen meist im Cent-Bereich je Dokument oder Anfrage. Was in eurem Fall gilt, steht nach der Analyse fest — vorher wäre es geraten.
- Wie schnell läuft das?
- Ein einzelner Ablauf ist häufig innerhalb weniger Tage nutzbar. Umfangreichere Vorhaben mit mehreren Systemen brauchen typischerweise zwei bis vier Wochen bis zum ersten nutzbaren Stand. Wir bauen in Etappen, damit der erste Baustein Nutzen bringt, bevor das Ganze fertig ist.
- Müssen wir dafür unsere Software wechseln?
- Nein. Die vorhandenen Systeme bleiben und werden angebunden, soweit ihre Fassung Schnittstellen anbietet; das prüfen wir vor dem Angebot. Wo eine Anbindung technisch nicht möglich ist, sagen wir das — statt eine Lösung zu bauen, die beim nächsten Update stillsteht.
- Ab wann lohnt sich das?
- Als Faustregel: Wenn ein Ablauf mehr als drei Stunden Handarbeit pro Woche bindet, lohnt die Prüfung. Entscheidend ist nicht die Betriebsgröße, sondern die Wiederholung — ein Fünf-Personen-Betrieb mit vielen gleichartigen Vorgängen profitiert früher als ein größerer mit lauter Einzelfällen.
- Was passiert mit unseren Daten?
- Verarbeitet wird nur, was der Ablauf braucht, und es wird vorher schriftlich festgehalten, welche Daten das sind, wo sie liegen und wer Zugriff hat. Wo die Aufgabe es erlaubt, bleiben Daten im Unternehmen oder auf Servern in der EU. Für die Zusammenarbeit gibt es einen Auftragsverarbeitungsvertrag, und die Daten werden nicht zum Training von Modellen verwendet.
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Was kostet euch bestellungen erfassen im Jahr?
30 Minuten per Video, kostenlos und ohne Verkaufsgespräch. Du erzählst, wie der Ablauf bei euch läuft — wir rechnen aus, was er kostet und ob sich eine Automatisierung lohnt.