Bewerbungen automatisch vorsortieren
Wir messen, was dieser Ablauf euch im Jahr an Arbeitszeit kostet, und automatisieren ihn, wenn sich der Aufwand rechnet. Über 200 betreute Kunden, über 2.000 umgesetzte Automatisierungen und KI-Lösungen.
Lässt sich bewerbungen sichten automatisieren?
Im angespannten Arbeitsmarkt entscheidet die Reaktionszeit: Wer erst nach zwei Wochen antwortet, hat den Bewerber verloren. Gleichzeitig kostet das Sichten Zeit, die im Tagesgeschäft niemand hat — mit dem Ergebnis, dass Bewerbungen liegen bleiben und die Stelle offen. Automatisiert wird nicht die fachliche Entscheidung, sondern der Weg dorthin: Jede Bewerbung bekommt sofort eine Eingangsbestätigung; Unterlagen werden ausgelesen und nach sachlichen Kriterien vorsortiert; Fehlende Unterlagen werden nachgefordert. Was heute Handarbeit ist — Bewerbungen kommen per Mail, Portal und Post, Sie werden gesammelt und gesichtet, wenn Zeit ist — entfällt oder wird auf eine Prüfung reduziert. Die vorhandenen Systeme bleiben und werden angebunden, soweit ihre Fassung Schnittstellen anbietet.
- Heute von Hand: Bewerbungen kommen per Mail, Portal und Post; Sie werden gesammelt und gesichtet, wenn Zeit ist; Eingangsbestätigungen gehen verspätet oder gar nicht raus; Absagen bleiben liegen, weil sie unangenehm sind.
- Nach der Umsetzung: Jede Bewerbung bekommt sofort eine Eingangsbestätigung; Unterlagen werden ausgelesen und nach sachlichen Kriterien vorsortiert; Fehlende Unterlagen werden nachgefordert; Gesprächstermine werden vorgeschlagen, Absagen vorbereitet.
- Wo es nicht geht: Die Auswahlentscheidung darf nicht automatisch fallen. Eine Bewertung von Bewerbern durch KI gehört nach der europäischen KI-Verordnung zu den Hochrisiko-Anwendungen, und automatische Ablehnungen ohne menschliche Prüfung berühren zusätzlich das Allgemeine Gleichbehandlungsgesetz. Deshalb: sortieren und begründen ja, entscheiden nein.
- Erstgespräch und Prozessanalyse kosten nichts — Kosten entstehen erst mit der Entscheidung für eine Umsetzung.
- Analyse
- kostenlos
- Erster Baustein
- meist in Tagen
- Bestehende Systeme
- bleiben
So sieht das in der Praxis aus
Aus einem echten Projekt, anonymisiert und auf das Muster reduziert.
Reaktion auf Bewerbungen
Vorher
Bewerbungen werden nach zwei Wochen gesichtet; ein Teil der Bewerber hat inzwischen zugesagt — woanders.
Nachher
Jede Bewerbung wird sofort bestätigt und vorsortiert; die Einladung geht binnen zwei Tagen raus.
Ergebnis: deutlich mehr Bewerber erscheinen zum Gespräch.
Zahlen und Zeiträume sind Größenordnungen aus vergleichbaren Projekten, keine Zusage für den Einzelfall.
So läuft die Zusammenarbeit ab
Sechs Schritte, von denen der erste nichts kostet.
- 1
Kostenloses Erstgespräch
30 Minuten per Video. Du erzählst, wie dein Unternehmen arbeitet, wir sagen dir, was daran automatisierbar ist — und was nicht. Ohne Verkaufsgespräch.
30 Minuten, kostenlos
- 2
Prozessanalyse
Wir gehen die Abläufe im Detail durch, meist mit den Personen, die sie täglich machen. Ergebnis ist eine Übersicht mit Zeitaufwand je Ablauf und einer Reihenfolge, was sich zuerst lohnt.
60–90 Minuten
- 3
Angebot mit klarem Umfang
Du bekommst schriftlich, was gebaut wird, was es kostet und wie lange es dauert. Keine Pauschalen für „KI-Transformation“, sondern benannte Bausteine.
wenige Tage
- 4
Umsetzung in Etappen
Die erste Automatisierung läuft meist innerhalb weniger Tage. Danach kommt Baustein für Baustein dazu, jeder einzeln nutzbar.
ab wenigen Tagen
- 5
Einweisung
Dein Team lernt, wie die Lösung bedient und angepasst wird. Wir bauen nichts, was ohne uns stillsteht.
im Projekt enthalten
- 6
Betreuung
Auf Wunsch laufende Betreuung: Anpassungen, Überwachung, neue Automatisierungen, wenn sich etwas ändert.
monatlich kündbar
In diesen Branchen lohnt sich bewerbungen sichten besonders
Die Abläufe unterscheiden sich je Branche — hier steht, wie sie dort konkret aussehen.
Häufige Fragen zu bewerbungen sichten
- Darf eine KI Bewerbungen bewerten?
- Vorsortieren nach nachvollziehbaren, sachlichen Kriterien ja — bewerten und ablehnen nein. Das ist keine Vorsicht, sondern geltendes Recht: Automatisierte Auswahlentscheidungen im Personalbereich sind streng geregelt und angreifbar.
- Was ist mit den Daten abgelehnter Bewerber?
- Sie müssen nach Ablauf der Aufbewahrungsfristen gelöscht werden — üblich sind sechs Monate wegen möglicher Ansprüche nach dem Gleichbehandlungsgesetz. Diese Löschung lässt sich automatisieren, und das ist einer der Fälle, in denen Automatisierung Rechtssicherheit schafft.
- Wo funktioniert bewerbungen sichten nicht?
- Die Auswahlentscheidung darf nicht automatisch fallen. Eine Bewertung von Bewerbern durch KI gehört nach der europäischen KI-Verordnung zu den Hochrisiko-Anwendungen, und automatische Ablehnungen ohne menschliche Prüfung berühren zusätzlich das Allgemeine Gleichbehandlungsgesetz. Deshalb: sortieren und begründen ja, entscheiden nein.
- Was kostet es, bewerbungen sichten zu automatisieren?
- Erstgespräch und Prozessanalyse sind kostenlos. Eine Umsetzung beginnt bei uns bei 2.000 Euro netto; je nach Umfang liegen Projekte im Markt zwischen 2.500 und 10.000 Euro einmalig, dazu eine laufende Betreuung im niedrigen bis mittleren dreistelligen Bereich pro Monat. Die Betriebskosten der KI liegen meist im Cent-Bereich je Dokument oder Anfrage. Was in eurem Fall gilt, steht nach der Analyse fest — vorher wäre es geraten.
- Wie schnell läuft das?
- Ein einzelner Ablauf ist häufig innerhalb weniger Tage nutzbar. Umfangreichere Vorhaben mit mehreren Systemen brauchen typischerweise zwei bis vier Wochen bis zum ersten nutzbaren Stand. Wir bauen in Etappen, damit der erste Baustein Nutzen bringt, bevor das Ganze fertig ist.
- Müssen wir dafür unsere Software wechseln?
- Nein. Die vorhandenen Systeme bleiben und werden angebunden, soweit ihre Fassung Schnittstellen anbietet; das prüfen wir vor dem Angebot. Wo eine Anbindung technisch nicht möglich ist, sagen wir das — statt eine Lösung zu bauen, die beim nächsten Update stillsteht.
- Ab wann lohnt sich das?
- Als Faustregel: Wenn ein Ablauf mehr als drei Stunden Handarbeit pro Woche bindet, lohnt die Prüfung. Entscheidend ist nicht die Betriebsgröße, sondern die Wiederholung — ein Fünf-Personen-Betrieb mit vielen gleichartigen Vorgängen profitiert früher als ein größerer mit lauter Einzelfällen.
- Was passiert mit unseren Daten?
- Verarbeitet wird nur, was der Ablauf braucht, und es wird vorher schriftlich festgehalten, welche Daten das sind, wo sie liegen und wer Zugriff hat. Wo die Aufgabe es erlaubt, bleiben Daten im Unternehmen oder auf Servern in der EU. Für die Zusammenarbeit gibt es einen Auftragsverarbeitungsvertrag, und die Daten werden nicht zum Training von Modellen verwendet.
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Was kostet euch bewerbungen sichten im Jahr?
30 Minuten per Video, kostenlos und ohne Verkaufsgespräch. Du erzählst, wie der Ablauf bei euch läuft — wir rechnen aus, was er kostet und ob sich eine Automatisierung lohnt.