Mahnwesen automatisieren
Wir messen, was dieser Ablauf euch im Jahr an Arbeitszeit kostet, und automatisieren ihn, wenn sich der Aufwand rechnet. Über 200 betreute Kunden, über 2.000 umgesetzte Automatisierungen und KI-Lösungen.
Lässt sich mahnwesen automatisieren?
Offene Rechnungen werden in kleinen und mittleren Betrieben oft zu spät angemahnt — nicht aus Nachsicht, sondern weil das Nachhalten Arbeit ist und niemand gern mahnt. Jede Woche Verzug verschlechtert die Zahlungswahrscheinlichkeit, und die eigene Liquidität hängt genau daran. Automatisiert wird nicht die fachliche Entscheidung, sondern der Weg dorthin: Fällige Posten werden täglich erkannt; Erinnerungen und Mahnungen gehen nach eurer Staffel raus; Der Ton passt zur Beziehung: freundlich zuerst, deutlich später. Was heute Handarbeit ist — Offene Posten werden unregelmäßig durchgesehen, Wer gemahnt wird, hängt davon ab, wer auffällt — entfällt oder wird auf eine Prüfung reduziert. Die vorhandenen Systeme bleiben und werden angebunden, soweit ihre Fassung Schnittstellen anbietet.
- Heute von Hand: Offene Posten werden unregelmäßig durchgesehen; Wer gemahnt wird, hängt davon ab, wer auffällt; Mahnungen werden einzeln geschrieben und verschickt; Nach der zweiten Mahnung passiert oft nichts mehr.
- Nach der Umsetzung: Fällige Posten werden täglich erkannt; Erinnerungen und Mahnungen gehen nach eurer Staffel raus; Der Ton passt zur Beziehung: freundlich zuerst, deutlich später; Zahlungseingänge stoppen die Kette automatisch.
- Wo es nicht geht: Wichtige Kundenbeziehungen gehören nicht in eine automatische Mahnkette. Wo eine Zahlung stockt, weil es ein Problem gibt, ist ein Anruf besser als eine dritte Mahnung. Deshalb wird nach Kunde und Betrag getrennt: Standardfälle laufen automatisch, Ausnahmen kommen auf den Tisch. Und das gerichtliche Mahnverfahren ist Rechtsberatung, keine Automatisierung.
- Erstgespräch und Prozessanalyse kosten nichts — Kosten entstehen erst mit der Entscheidung für eine Umsetzung.
- Analyse
- kostenlos
- Erster Baustein
- meist in Tagen
- Bestehende Systeme
- bleiben
So sieht das in der Praxis aus
Aus einem echten Projekt, anonymisiert und auf das Muster reduziert.
Offene Posten nachhalten
Vorher
Es wird gemahnt, wenn jemand Zeit hat — im Schnitt vier Wochen nach Fälligkeit, wenn überhaupt.
Nachher
Drei Tage nach Fälligkeit geht eine freundliche Erinnerung raus, danach die Staffel; Ausnahmen werden vorgelegt.
Ergebnis: Zahlungen kommen früher, ohne dass jemand unangenehme Anrufe machen muss.
Zahlen und Zeiträume sind Größenordnungen aus vergleichbaren Projekten, keine Zusage für den Einzelfall.
So läuft die Zusammenarbeit ab
Sechs Schritte, von denen der erste nichts kostet.
- 1
Kostenloses Erstgespräch
30 Minuten per Video. Du erzählst, wie dein Unternehmen arbeitet, wir sagen dir, was daran automatisierbar ist — und was nicht. Ohne Verkaufsgespräch.
30 Minuten, kostenlos
- 2
Prozessanalyse
Wir gehen die Abläufe im Detail durch, meist mit den Personen, die sie täglich machen. Ergebnis ist eine Übersicht mit Zeitaufwand je Ablauf und einer Reihenfolge, was sich zuerst lohnt.
60–90 Minuten
- 3
Angebot mit klarem Umfang
Du bekommst schriftlich, was gebaut wird, was es kostet und wie lange es dauert. Keine Pauschalen für „KI-Transformation“, sondern benannte Bausteine.
wenige Tage
- 4
Umsetzung in Etappen
Die erste Automatisierung läuft meist innerhalb weniger Tage. Danach kommt Baustein für Baustein dazu, jeder einzeln nutzbar.
ab wenigen Tagen
- 5
Einweisung
Dein Team lernt, wie die Lösung bedient und angepasst wird. Wir bauen nichts, was ohne uns stillsteht.
im Projekt enthalten
- 6
Betreuung
Auf Wunsch laufende Betreuung: Anpassungen, Überwachung, neue Automatisierungen, wenn sich etwas ändert.
monatlich kündbar
In diesen Branchen lohnt sich mahnwesen besonders
Die Abläufe unterscheiden sich je Branche — hier steht, wie sie dort konkret aussehen.
Häufige Fragen zu mahnwesen
- Verärgern wir damit Kunden?
- Eine freundliche Erinnerung drei Tage nach Fälligkeit verärgert weniger als eine scharfe Mahnung nach sechs Wochen. Die meisten Zahlungsverzögerungen sind Versehen. Entscheidend ist der Ton der ersten Stufe — und dass wichtige Kunden ausgenommen sind.
- Ab wann lohnt sich das?
- Sobald regelmäßig mehr als eine Handvoll Rechnungen offen ist. Bei fünf Rechnungen im Monat reicht ein Blick in die Liste. Der Nutzen entsteht durch Regelmäßigkeit, nicht durch Technik.
- Wo funktioniert mahnwesen nicht?
- Wichtige Kundenbeziehungen gehören nicht in eine automatische Mahnkette. Wo eine Zahlung stockt, weil es ein Problem gibt, ist ein Anruf besser als eine dritte Mahnung. Deshalb wird nach Kunde und Betrag getrennt: Standardfälle laufen automatisch, Ausnahmen kommen auf den Tisch. Und das gerichtliche Mahnverfahren ist Rechtsberatung, keine Automatisierung.
- Was kostet es, mahnwesen zu automatisieren?
- Erstgespräch und Prozessanalyse sind kostenlos. Eine Umsetzung beginnt bei uns bei 2.000 Euro netto; je nach Umfang liegen Projekte im Markt zwischen 2.500 und 10.000 Euro einmalig, dazu eine laufende Betreuung im niedrigen bis mittleren dreistelligen Bereich pro Monat. Die Betriebskosten der KI liegen meist im Cent-Bereich je Dokument oder Anfrage. Was in eurem Fall gilt, steht nach der Analyse fest — vorher wäre es geraten.
- Wie schnell läuft das?
- Ein einzelner Ablauf ist häufig innerhalb weniger Tage nutzbar. Umfangreichere Vorhaben mit mehreren Systemen brauchen typischerweise zwei bis vier Wochen bis zum ersten nutzbaren Stand. Wir bauen in Etappen, damit der erste Baustein Nutzen bringt, bevor das Ganze fertig ist.
- Müssen wir dafür unsere Software wechseln?
- Nein. Die vorhandenen Systeme bleiben und werden angebunden, soweit ihre Fassung Schnittstellen anbietet; das prüfen wir vor dem Angebot. Wo eine Anbindung technisch nicht möglich ist, sagen wir das — statt eine Lösung zu bauen, die beim nächsten Update stillsteht.
- Ab wann lohnt sich das?
- Als Faustregel: Wenn ein Ablauf mehr als drei Stunden Handarbeit pro Woche bindet, lohnt die Prüfung. Entscheidend ist nicht die Betriebsgröße, sondern die Wiederholung — ein Fünf-Personen-Betrieb mit vielen gleichartigen Vorgängen profitiert früher als ein größerer mit lauter Einzelfällen.
- Was passiert mit unseren Daten?
- Verarbeitet wird nur, was der Ablauf braucht, und es wird vorher schriftlich festgehalten, welche Daten das sind, wo sie liegen und wer Zugriff hat. Wo die Aufgabe es erlaubt, bleiben Daten im Unternehmen oder auf Servern in der EU. Für die Zusammenarbeit gibt es einen Auftragsverarbeitungsvertrag, und die Daten werden nicht zum Training von Modellen verwendet.
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Was kostet euch mahnwesen im Jahr?
30 Minuten per Video, kostenlos und ohne Verkaufsgespräch. Du erzählst, wie der Ablauf bei euch läuft — wir rechnen aus, was er kostet und ob sich eine Automatisierung lohnt.