Anrufe automatisch annehmen und weiterleiten
Wir messen, was dieser Ablauf euch im Jahr an Arbeitszeit kostet, und automatisieren ihn, wenn sich der Aufwand rechnet. Über 200 betreute Kunden, über 2.000 umgesetzte Automatisierungen und KI-Lösungen.
Lässt sich telefon annehmen automatisieren?
Ein verpasster Anruf ist in vielen Betrieben ein verlorener Auftrag — besonders dort, wo der Kunde einfach den Nächsten anruft. Gleichzeitig kann sich kaum ein kleiner Betrieb eine Kraft nur fürs Telefon leisten, und wer gerade arbeitet, kann nicht rangehen. Automatisiert wird nicht die fachliche Entscheidung, sondern der Weg dorthin: Jeder Anruf wird angenommen, auch außerhalb der Geschäftszeiten; Anliegen, Kontaktdaten und Dringlichkeit werden erfragt; Termine werden direkt in den Kalender eingetragen. Was heute Handarbeit ist — Das Telefon klingelt während der eigentlichen Arbeit, Entweder wird die Arbeit unterbrochen oder der Anruf geht verloren — entfällt oder wird auf eine Prüfung reduziert. Die vorhandenen Systeme bleiben und werden angebunden, soweit ihre Fassung Schnittstellen anbietet.
- Heute von Hand: Das Telefon klingelt während der eigentlichen Arbeit; Entweder wird die Arbeit unterbrochen oder der Anruf geht verloren; Der Anrufbeantworter wird abends abgehört, Rückrufe stauen sich; Ein Teil der Anrufer meldet sich nie wieder.
- Nach der Umsetzung: Jeder Anruf wird angenommen, auch außerhalb der Geschäftszeiten; Anliegen, Kontaktdaten und Dringlichkeit werden erfragt; Termine werden direkt in den Kalender eingetragen; Dringende Fälle werden sofort durchgestellt oder gemeldet.
- Wo es nicht geht: Beratung und Verhandlung gehören ans Telefon eines Menschen. Ein Assistent, der Preise verhandelt oder fachliche Einschätzungen abgibt, richtet Schaden an. Sinnvoll ist die klare Grenze: annehmen, aufnehmen, terminieren, durchstellen — nicht entscheiden. Und wer überwiegend Stammkunden hat, die persönlichen Kontakt erwarten, sollte das vorher abwägen.
- Erstgespräch und Prozessanalyse kosten nichts — Kosten entstehen erst mit der Entscheidung für eine Umsetzung.
- Analyse
- kostenlos
- Erster Baustein
- meist in Tagen
- Bestehende Systeme
- bleiben
So sieht das in der Praxis aus
Aus einem echten Projekt, anonymisiert und auf das Muster reduziert.
Anrufe während der Arbeitszeit
Vorher
Der Meister liegt unter dem Auto, das Telefon klingelt; entweder Arbeit unterbrechen oder Auftrag verlieren.
Nachher
Der Assistent nimmt an, erfragt Fahrzeug, Anliegen und Wunschtermin und trägt den Termin ein.
Ergebnis: kein verlorener Anruf, keine Unterbrechung.
Zahlen und Zeiträume sind Größenordnungen aus vergleichbaren Projekten, keine Zusage für den Einzelfall.
So läuft die Zusammenarbeit ab
Sechs Schritte, von denen der erste nichts kostet.
- 1
Kostenloses Erstgespräch
30 Minuten per Video. Du erzählst, wie dein Unternehmen arbeitet, wir sagen dir, was daran automatisierbar ist — und was nicht. Ohne Verkaufsgespräch.
30 Minuten, kostenlos
- 2
Prozessanalyse
Wir gehen die Abläufe im Detail durch, meist mit den Personen, die sie täglich machen. Ergebnis ist eine Übersicht mit Zeitaufwand je Ablauf und einer Reihenfolge, was sich zuerst lohnt.
60–90 Minuten
- 3
Angebot mit klarem Umfang
Du bekommst schriftlich, was gebaut wird, was es kostet und wie lange es dauert. Keine Pauschalen für „KI-Transformation“, sondern benannte Bausteine.
wenige Tage
- 4
Umsetzung in Etappen
Die erste Automatisierung läuft meist innerhalb weniger Tage. Danach kommt Baustein für Baustein dazu, jeder einzeln nutzbar.
ab wenigen Tagen
- 5
Einweisung
Dein Team lernt, wie die Lösung bedient und angepasst wird. Wir bauen nichts, was ohne uns stillsteht.
im Projekt enthalten
- 6
Betreuung
Auf Wunsch laufende Betreuung: Anpassungen, Überwachung, neue Automatisierungen, wenn sich etwas ändert.
monatlich kündbar
In diesen Branchen lohnt sich telefon annehmen besonders
Die Abläufe unterscheiden sich je Branche — hier steht, wie sie dort konkret aussehen.
Häufige Fragen zu telefon annehmen
- Merken Anrufer, dass es kein Mensch ist?
- Die meisten merken es, und das ist auch richtig so — es sollte gesagt werden. Entscheidend ist nicht die Täuschung, sondern dass jemand rangeht und die Sache erledigt wird. Ein Automat, der den Termin vergibt, ist besser als ein Freizeichen.
- Was passiert bei einem Notfall?
- Bestimmte Stichworte führen dazu, dass sofort durchgestellt oder eine Benachrichtigung ausgelöst wird — je nachdem, was ihr festlegt. Die Einschätzung, ob es wirklich ein Notfall ist, trifft immer ein Mensch.
- Wo funktioniert telefon annehmen nicht?
- Beratung und Verhandlung gehören ans Telefon eines Menschen. Ein Assistent, der Preise verhandelt oder fachliche Einschätzungen abgibt, richtet Schaden an. Sinnvoll ist die klare Grenze: annehmen, aufnehmen, terminieren, durchstellen — nicht entscheiden. Und wer überwiegend Stammkunden hat, die persönlichen Kontakt erwarten, sollte das vorher abwägen.
- Was kostet es, telefon annehmen zu automatisieren?
- Erstgespräch und Prozessanalyse sind kostenlos. Eine Umsetzung beginnt bei uns bei 2.000 Euro netto; je nach Umfang liegen Projekte im Markt zwischen 2.500 und 10.000 Euro einmalig, dazu eine laufende Betreuung im niedrigen bis mittleren dreistelligen Bereich pro Monat. Die Betriebskosten der KI liegen meist im Cent-Bereich je Dokument oder Anfrage. Was in eurem Fall gilt, steht nach der Analyse fest — vorher wäre es geraten.
- Wie schnell läuft das?
- Ein einzelner Ablauf ist häufig innerhalb weniger Tage nutzbar. Umfangreichere Vorhaben mit mehreren Systemen brauchen typischerweise zwei bis vier Wochen bis zum ersten nutzbaren Stand. Wir bauen in Etappen, damit der erste Baustein Nutzen bringt, bevor das Ganze fertig ist.
- Müssen wir dafür unsere Software wechseln?
- Nein. Die vorhandenen Systeme bleiben und werden angebunden, soweit ihre Fassung Schnittstellen anbietet; das prüfen wir vor dem Angebot. Wo eine Anbindung technisch nicht möglich ist, sagen wir das — statt eine Lösung zu bauen, die beim nächsten Update stillsteht.
- Ab wann lohnt sich das?
- Als Faustregel: Wenn ein Ablauf mehr als drei Stunden Handarbeit pro Woche bindet, lohnt die Prüfung. Entscheidend ist nicht die Betriebsgröße, sondern die Wiederholung — ein Fünf-Personen-Betrieb mit vielen gleichartigen Vorgängen profitiert früher als ein größerer mit lauter Einzelfällen.
- Was passiert mit unseren Daten?
- Verarbeitet wird nur, was der Ablauf braucht, und es wird vorher schriftlich festgehalten, welche Daten das sind, wo sie liegen und wer Zugriff hat. Wo die Aufgabe es erlaubt, bleiben Daten im Unternehmen oder auf Servern in der EU. Für die Zusammenarbeit gibt es einen Auftragsverarbeitungsvertrag, und die Daten werden nicht zum Training von Modellen verwendet.
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Was kostet euch telefon annehmen im Jahr?
30 Minuten per Video, kostenlos und ohne Verkaufsgespräch. Du erzählst, wie der Ablauf bei euch läuft — wir rechnen aus, was er kostet und ob sich eine Automatisierung lohnt.