Nachweise und Pflichtdokumentation automatisieren
Wir messen, was dieser Ablauf euch im Jahr an Arbeitszeit kostet, und automatisieren ihn, wenn sich der Aufwand rechnet. Über 200 betreute Kunden, über 2.000 umgesetzte Automatisierungen und KI-Lösungen.
Lässt sich nachweise und dokumentation automatisieren?
Nachweispflichten wachsen in fast jeder Branche: Prüfprotokolle, Materialzeugnisse, Unterweisungen, Qualitätsdokumente, Zertifikate mit Ablaufdatum. Sie erzeugen keinen Umsatz, aber ihr Fehlen kostet — bei Audits, bei Abnahmen und bei Auftraggebern, die ohne Nachweis nicht zahlen. Automatisiert wird nicht die fachliche Entscheidung, sondern der Weg dorthin: Nachweise werden bei Entstehung dem Vorgang zugeordnet; Fehlende Unterlagen werden laufend gemeldet; Ablaufende Zertifikate werden rechtzeitig nachgefordert. Was heute Handarbeit ist — Nachweise liegen verteilt in Ordnern und Postfächern, Zum Abschluss werden sie zusammengesucht — entfällt oder wird auf eine Prüfung reduziert. Die vorhandenen Systeme bleiben und werden angebunden, soweit ihre Fassung Schnittstellen anbietet.
- Heute von Hand: Nachweise liegen verteilt in Ordnern und Postfächern; Zum Abschluss werden sie zusammengesucht; Ablaufende Zertifikate fallen erst auf, wenn sie fehlen; Jeder Auftraggeber will ein anderes Format.
- Nach der Umsetzung: Nachweise werden bei Entstehung dem Vorgang zugeordnet; Fehlende Unterlagen werden laufend gemeldet; Ablaufende Zertifikate werden rechtzeitig nachgefordert; Die Zusammenstellung im Kundenformat entsteht auf Knopfdruck.
- Wo es nicht geht: Der Inhalt des Nachweises bleibt Sache des Fachkundigen. Ein automatisch erzeugtes Prüfprotokoll ohne durchgeführte Prüfung ist eine Urkundenfälschung, kein Effizienzgewinn — das ist keine theoretische Warnung, sondern der häufigste Denkfehler bei diesem Thema. Automatisiert wird das Sammeln, Zuordnen und Zusammenstellen.
- Erstgespräch und Prozessanalyse kosten nichts — Kosten entstehen erst mit der Entscheidung für eine Umsetzung.
- Analyse
- kostenlos
- Erster Baustein
- meist in Tagen
- Bestehende Systeme
- bleiben
So sieht das in der Praxis aus
Aus einem echten Projekt, anonymisiert und auf das Muster reduziert.
Schlussdokumentation
Vorher
Zum Projektende werden Zeugnisse, Protokolle und Zertifikate aus Ordnern und Postfächern zusammengesucht — zwei Tage Arbeit.
Nachher
Die Nachweise werden laufend zugeordnet, fehlende gemeldet; die Mappe entsteht im Kundenformat auf Knopfdruck.
Ergebnis: die Schlussdokumentation kostet Minuten statt Tage.
Zahlen und Zeiträume sind Größenordnungen aus vergleichbaren Projekten, keine Zusage für den Einzelfall.
So läuft die Zusammenarbeit ab
Sechs Schritte, von denen der erste nichts kostet.
- 1
Kostenloses Erstgespräch
30 Minuten per Video. Du erzählst, wie dein Unternehmen arbeitet, wir sagen dir, was daran automatisierbar ist — und was nicht. Ohne Verkaufsgespräch.
30 Minuten, kostenlos
- 2
Prozessanalyse
Wir gehen die Abläufe im Detail durch, meist mit den Personen, die sie täglich machen. Ergebnis ist eine Übersicht mit Zeitaufwand je Ablauf und einer Reihenfolge, was sich zuerst lohnt.
60–90 Minuten
- 3
Angebot mit klarem Umfang
Du bekommst schriftlich, was gebaut wird, was es kostet und wie lange es dauert. Keine Pauschalen für „KI-Transformation“, sondern benannte Bausteine.
wenige Tage
- 4
Umsetzung in Etappen
Die erste Automatisierung läuft meist innerhalb weniger Tage. Danach kommt Baustein für Baustein dazu, jeder einzeln nutzbar.
ab wenigen Tagen
- 5
Einweisung
Dein Team lernt, wie die Lösung bedient und angepasst wird. Wir bauen nichts, was ohne uns stillsteht.
im Projekt enthalten
- 6
Betreuung
Auf Wunsch laufende Betreuung: Anpassungen, Überwachung, neue Automatisierungen, wenn sich etwas ändert.
monatlich kündbar
In diesen Branchen lohnt sich nachweise und dokumentation besonders
Die Abläufe unterscheiden sich je Branche — hier steht, wie sie dort konkret aussehen.
Häufige Fragen zu nachweise und dokumentation
- Sind digitale Nachweise bei Audits anerkannt?
- In aller Regel ja, sofern Unveränderbarkeit und Nachvollziehbarkeit gewährleistet sind. Genau das gehört mitgebaut: Wer hat wann was freigegeben. Ein PDF im Ordner erfüllt das nicht automatisch.
- Was ist mit Aufbewahrungsfristen?
- Die gelten weiter und sind je nach Unterlage unterschiedlich lang. Fristen und Löschregeln lassen sich abbilden — und sollten es auch, weil zu langes Aufbewahren datenschutzrechtlich genauso ein Problem ist wie zu kurzes.
- Wo funktioniert nachweise und dokumentation nicht?
- Der Inhalt des Nachweises bleibt Sache des Fachkundigen. Ein automatisch erzeugtes Prüfprotokoll ohne durchgeführte Prüfung ist eine Urkundenfälschung, kein Effizienzgewinn — das ist keine theoretische Warnung, sondern der häufigste Denkfehler bei diesem Thema. Automatisiert wird das Sammeln, Zuordnen und Zusammenstellen.
- Was kostet es, nachweise und dokumentation zu automatisieren?
- Erstgespräch und Prozessanalyse sind kostenlos. Eine Umsetzung beginnt bei uns bei 2.000 Euro netto; je nach Umfang liegen Projekte im Markt zwischen 2.500 und 10.000 Euro einmalig, dazu eine laufende Betreuung im niedrigen bis mittleren dreistelligen Bereich pro Monat. Die Betriebskosten der KI liegen meist im Cent-Bereich je Dokument oder Anfrage. Was in eurem Fall gilt, steht nach der Analyse fest — vorher wäre es geraten.
- Wie schnell läuft das?
- Ein einzelner Ablauf ist häufig innerhalb weniger Tage nutzbar. Umfangreichere Vorhaben mit mehreren Systemen brauchen typischerweise zwei bis vier Wochen bis zum ersten nutzbaren Stand. Wir bauen in Etappen, damit der erste Baustein Nutzen bringt, bevor das Ganze fertig ist.
- Müssen wir dafür unsere Software wechseln?
- Nein. Die vorhandenen Systeme bleiben und werden angebunden, soweit ihre Fassung Schnittstellen anbietet; das prüfen wir vor dem Angebot. Wo eine Anbindung technisch nicht möglich ist, sagen wir das — statt eine Lösung zu bauen, die beim nächsten Update stillsteht.
- Ab wann lohnt sich das?
- Als Faustregel: Wenn ein Ablauf mehr als drei Stunden Handarbeit pro Woche bindet, lohnt die Prüfung. Entscheidend ist nicht die Betriebsgröße, sondern die Wiederholung — ein Fünf-Personen-Betrieb mit vielen gleichartigen Vorgängen profitiert früher als ein größerer mit lauter Einzelfällen.
- Was passiert mit unseren Daten?
- Verarbeitet wird nur, was der Ablauf braucht, und es wird vorher schriftlich festgehalten, welche Daten das sind, wo sie liegen und wer Zugriff hat. Wo die Aufgabe es erlaubt, bleiben Daten im Unternehmen oder auf Servern in der EU. Für die Zusammenarbeit gibt es einen Auftragsverarbeitungsvertrag, und die Daten werden nicht zum Training von Modellen verwendet.
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Was kostet euch nachweise und dokumentation im Jahr?
30 Minuten per Video, kostenlos und ohne Verkaufsgespräch. Du erzählst, wie der Ablauf bei euch läuft — wir rechnen aus, was er kostet und ob sich eine Automatisierung lohnt.