Preisanfragen an Lieferanten automatisieren
Wir messen, was dieser Ablauf euch im Jahr an Arbeitszeit kostet, und automatisieren ihn, wenn sich der Aufwand rechnet. Über 200 betreute Kunden, über 2.000 umgesetzte Automatisierungen und KI-Lösungen.
Lässt sich lieferanten anfragen automatisieren?
Vor jedem größeren Angebot stehen Preisanfragen: mehrere Lieferanten, jeweils einzeln angeschrieben, Antworten in unterschiedlichen Formaten, Vergleich in Excel. Weil das dauert, wird häufig nur bei einem Lieferanten angefragt — und damit Marge verschenkt. Automatisiert wird nicht die fachliche Entscheidung, sondern der Weg dorthin: Die Materialliste geht gebündelt an die hinterlegten Lieferanten; Antworten werden ausgelesen und vergleichbar gegenübergestellt; Fehlende Rückmeldungen werden automatisch nachgefasst. Was heute Handarbeit ist — Für jede Position werden Lieferanten einzeln angeschrieben, Antworten kommen als Mail, PDF oder Telefonat — entfällt oder wird auf eine Prüfung reduziert. Die vorhandenen Systeme bleiben und werden angebunden, soweit ihre Fassung Schnittstellen anbietet.
- Heute von Hand: Für jede Position werden Lieferanten einzeln angeschrieben; Antworten kommen als Mail, PDF oder Telefonat; Die Angaben werden von Hand in eine Vergleichstabelle übertragen; Wer nicht antwortet, wird selten nachgefasst.
- Nach der Umsetzung: Die Materialliste geht gebündelt an die hinterlegten Lieferanten; Antworten werden ausgelesen und vergleichbar gegenübergestellt; Fehlende Rückmeldungen werden automatisch nachgefasst; Der Vergleich enthält Preis, Lieferzeit und Verfügbarkeit.
- Wo es nicht geht: Verhandlung bleibt beim Einkäufer. Ein System kann Preise einholen und vergleichen, aber nicht die Beziehung nutzen, die den besseren Preis bringt. Und bei strategischen Lieferanten ist der billigste Preis ohnehin nicht das Kriterium — das gehört in die Entscheidung, nicht in die Tabelle.
- Erstgespräch und Prozessanalyse kosten nichts — Kosten entstehen erst mit der Entscheidung für eine Umsetzung.
- Analyse
- kostenlos
- Erster Baustein
- meist in Tagen
- Bestehende Systeme
- bleiben
So sieht das in der Praxis aus
Aus einem echten Projekt, anonymisiert und auf das Muster reduziert.
Preisvergleich für ein Angebot
Vorher
Fünf Lieferanten werden einzeln angeschrieben, die Antworten über Tage gesammelt und in Excel verglichen.
Nachher
Die Anfrage geht gebündelt raus, die Rückmeldungen werden ausgelesen und gegenübergestellt.
Ergebnis: der Vergleich steht in Stunden statt Tagen — und es werden mehr Positionen überhaupt verglichen.
Zahlen und Zeiträume sind Größenordnungen aus vergleichbaren Projekten, keine Zusage für den Einzelfall.
So läuft die Zusammenarbeit ab
Sechs Schritte, von denen der erste nichts kostet.
- 1
Kostenloses Erstgespräch
30 Minuten per Video. Du erzählst, wie dein Unternehmen arbeitet, wir sagen dir, was daran automatisierbar ist — und was nicht. Ohne Verkaufsgespräch.
30 Minuten, kostenlos
- 2
Prozessanalyse
Wir gehen die Abläufe im Detail durch, meist mit den Personen, die sie täglich machen. Ergebnis ist eine Übersicht mit Zeitaufwand je Ablauf und einer Reihenfolge, was sich zuerst lohnt.
60–90 Minuten
- 3
Angebot mit klarem Umfang
Du bekommst schriftlich, was gebaut wird, was es kostet und wie lange es dauert. Keine Pauschalen für „KI-Transformation“, sondern benannte Bausteine.
wenige Tage
- 4
Umsetzung in Etappen
Die erste Automatisierung läuft meist innerhalb weniger Tage. Danach kommt Baustein für Baustein dazu, jeder einzeln nutzbar.
ab wenigen Tagen
- 5
Einweisung
Dein Team lernt, wie die Lösung bedient und angepasst wird. Wir bauen nichts, was ohne uns stillsteht.
im Projekt enthalten
- 6
Betreuung
Auf Wunsch laufende Betreuung: Anpassungen, Überwachung, neue Automatisierungen, wenn sich etwas ändert.
monatlich kündbar
In diesen Branchen lohnt sich lieferanten anfragen besonders
Die Abläufe unterscheiden sich je Branche — hier steht, wie sie dort konkret aussehen.
Häufige Fragen zu lieferanten anfragen
- Merken Lieferanten, dass die Anfrage automatisch kommt?
- Sie merken vor allem, dass sie vollständig und lesbar ist — das schätzen die meisten. Wichtig ist, dass ein Ansprechpartner draufsteht und Rückfragen bei einem Menschen landen.
- Was, wenn Lieferanten nur telefonisch Preise nennen?
- Dann bleibt dieser Teil manuell, und das sollte man akzeptieren statt umbiegen. Der Nutzen entsteht bei den Lieferanten, die schriftlich antworten — meistens die Mehrheit.
- Wo funktioniert lieferanten anfragen nicht?
- Verhandlung bleibt beim Einkäufer. Ein System kann Preise einholen und vergleichen, aber nicht die Beziehung nutzen, die den besseren Preis bringt. Und bei strategischen Lieferanten ist der billigste Preis ohnehin nicht das Kriterium — das gehört in die Entscheidung, nicht in die Tabelle.
- Was kostet es, lieferanten anfragen zu automatisieren?
- Erstgespräch und Prozessanalyse sind kostenlos. Eine Umsetzung beginnt bei uns bei 2.000 Euro netto; je nach Umfang liegen Projekte im Markt zwischen 2.500 und 10.000 Euro einmalig, dazu eine laufende Betreuung im niedrigen bis mittleren dreistelligen Bereich pro Monat. Die Betriebskosten der KI liegen meist im Cent-Bereich je Dokument oder Anfrage. Was in eurem Fall gilt, steht nach der Analyse fest — vorher wäre es geraten.
- Wie schnell läuft das?
- Ein einzelner Ablauf ist häufig innerhalb weniger Tage nutzbar. Umfangreichere Vorhaben mit mehreren Systemen brauchen typischerweise zwei bis vier Wochen bis zum ersten nutzbaren Stand. Wir bauen in Etappen, damit der erste Baustein Nutzen bringt, bevor das Ganze fertig ist.
- Müssen wir dafür unsere Software wechseln?
- Nein. Die vorhandenen Systeme bleiben und werden angebunden, soweit ihre Fassung Schnittstellen anbietet; das prüfen wir vor dem Angebot. Wo eine Anbindung technisch nicht möglich ist, sagen wir das — statt eine Lösung zu bauen, die beim nächsten Update stillsteht.
- Ab wann lohnt sich das?
- Als Faustregel: Wenn ein Ablauf mehr als drei Stunden Handarbeit pro Woche bindet, lohnt die Prüfung. Entscheidend ist nicht die Betriebsgröße, sondern die Wiederholung — ein Fünf-Personen-Betrieb mit vielen gleichartigen Vorgängen profitiert früher als ein größerer mit lauter Einzelfällen.
- Was passiert mit unseren Daten?
- Verarbeitet wird nur, was der Ablauf braucht, und es wird vorher schriftlich festgehalten, welche Daten das sind, wo sie liegen und wer Zugriff hat. Wo die Aufgabe es erlaubt, bleiben Daten im Unternehmen oder auf Servern in der EU. Für die Zusammenarbeit gibt es einen Auftragsverarbeitungsvertrag, und die Daten werden nicht zum Training von Modellen verwendet.
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Was kostet euch lieferanten anfragen im Jahr?
30 Minuten per Video, kostenlos und ohne Verkaufsgespräch. Du erzählst, wie der Ablauf bei euch läuft — wir rechnen aus, was er kostet und ob sich eine Automatisierung lohnt.