Belege automatisch erfassen und buchen
Wir messen, was dieser Ablauf euch im Jahr an Arbeitszeit kostet, und automatisieren ihn, wenn sich der Aufwand rechnet. Über 200 betreute Kunden, über 2.000 umgesetzte Automatisierungen und KI-Lösungen.
Lässt sich belege erfassen automatisieren?
Belegerfassung ist die klassische Fleißarbeit der Buchhaltung: abtippen, zuordnen, kontieren. Sie ist fehleranfällig, weil sie stumpf ist, und sie staut sich, weil sie niemand gern macht. Das Ergebnis sind Buchhaltungen, die zwei Monate hinterherhinken — und damit Zahlen, auf die man nicht steuern kann. Automatisiert wird nicht die fachliche Entscheidung, sondern der Weg dorthin: Belege werden erfasst, egal in welcher Form sie ankommen; Beträge, Steuer und Lieferant werden ausgelesen und geprüft; Die Kontierung wird vorgeschlagen, gelernt aus euren eigenen Buchungen. Was heute Handarbeit ist — Belege kommen als Papier, PDF und Foto, Beträge, Datum und Lieferant werden abgetippt — entfällt oder wird auf eine Prüfung reduziert. Die vorhandenen Systeme bleiben und werden angebunden, soweit ihre Fassung Schnittstellen anbietet.
- Heute von Hand: Belege kommen als Papier, PDF und Foto; Beträge, Datum und Lieferant werden abgetippt; Das Konto wird nachgeschlagen oder geraten; Rückfragen an Mitarbeiter dauern Tage.
- Nach der Umsetzung: Belege werden erfasst, egal in welcher Form sie ankommen; Beträge, Steuer und Lieferant werden ausgelesen und geprüft; Die Kontierung wird vorgeschlagen, gelernt aus euren eigenen Buchungen; Fehlende Belege werden erkannt und beim Verursacher angefragt.
- Wo es nicht geht: Die Buchung selbst bleibt Sache der Buchhaltung oder der Kanzlei. Ein Vorschlag ist kein Buchungssatz, und bei steuerlich strittigen Fällen ist automatische Kontierung schlicht falsch am Platz. Was funktioniert, ist die Vorarbeit: erfassen, prüfen, vorbereiten. Wer Belege ungeprüft buchen lässt, spart eine Stunde und zahlt sie bei der Betriebsprüfung zurück.
- Erstgespräch und Prozessanalyse kosten nichts — Kosten entstehen erst mit der Entscheidung für eine Umsetzung.
- Analyse
- kostenlos
- Erster Baustein
- meist in Tagen
- Bestehende Systeme
- bleiben
So sieht das in der Praxis aus
Aus einem echten Projekt, anonymisiert und auf das Muster reduziert.
Belege für die Buchhaltung
Vorher
Belege werden gesammelt, sortiert und einzeln erfasst; die Buchhaltung ist zwei Monate im Rückstand.
Nachher
Belege werden bei Eingang ausgelesen, geprüft und mit Kontierungsvorschlag bereitgestellt.
Ergebnis: die Zahlen sind aktuell genug, um damit zu steuern.
Zahlen und Zeiträume sind Größenordnungen aus vergleichbaren Projekten, keine Zusage für den Einzelfall.
So läuft die Zusammenarbeit ab
Sechs Schritte, von denen der erste nichts kostet.
- 1
Kostenloses Erstgespräch
30 Minuten per Video. Du erzählst, wie dein Unternehmen arbeitet, wir sagen dir, was daran automatisierbar ist — und was nicht. Ohne Verkaufsgespräch.
30 Minuten, kostenlos
- 2
Prozessanalyse
Wir gehen die Abläufe im Detail durch, meist mit den Personen, die sie täglich machen. Ergebnis ist eine Übersicht mit Zeitaufwand je Ablauf und einer Reihenfolge, was sich zuerst lohnt.
60–90 Minuten
- 3
Angebot mit klarem Umfang
Du bekommst schriftlich, was gebaut wird, was es kostet und wie lange es dauert. Keine Pauschalen für „KI-Transformation“, sondern benannte Bausteine.
wenige Tage
- 4
Umsetzung in Etappen
Die erste Automatisierung läuft meist innerhalb weniger Tage. Danach kommt Baustein für Baustein dazu, jeder einzeln nutzbar.
ab wenigen Tagen
- 5
Einweisung
Dein Team lernt, wie die Lösung bedient und angepasst wird. Wir bauen nichts, was ohne uns stillsteht.
im Projekt enthalten
- 6
Betreuung
Auf Wunsch laufende Betreuung: Anpassungen, Überwachung, neue Automatisierungen, wenn sich etwas ändert.
monatlich kündbar
In diesen Branchen lohnt sich belege erfassen besonders
Die Abläufe unterscheiden sich je Branche — hier steht, wie sie dort konkret aussehen.
Häufige Fragen zu belege erfassen
- Erkennt das auch handschriftliche Belege?
- Gedruckte Belege sehr zuverlässig, handschriftliche eingeschränkt. Bei Bewirtungsbelegen mit handschriftlichen Zusätzen bleibt Nacharbeit. Das gehört gesagt, bevor jemand eine Quote erwartet, die es nicht gibt.
- Arbeitet das mit DATEV zusammen?
- Die Übergabe an DATEV ist der Normalfall und funktioniert über die vorgesehenen Wege. Ob eure Kanzlei zusätzliche Anforderungen hat, wird vorher mit ihr geklärt — gegen die Kanzlei zu bauen ist immer teurer.
- Wo funktioniert belege erfassen nicht?
- Die Buchung selbst bleibt Sache der Buchhaltung oder der Kanzlei. Ein Vorschlag ist kein Buchungssatz, und bei steuerlich strittigen Fällen ist automatische Kontierung schlicht falsch am Platz. Was funktioniert, ist die Vorarbeit: erfassen, prüfen, vorbereiten. Wer Belege ungeprüft buchen lässt, spart eine Stunde und zahlt sie bei der Betriebsprüfung zurück.
- Was kostet es, belege erfassen zu automatisieren?
- Erstgespräch und Prozessanalyse sind kostenlos. Eine Umsetzung beginnt bei uns bei 2.000 Euro netto; je nach Umfang liegen Projekte im Markt zwischen 2.500 und 10.000 Euro einmalig, dazu eine laufende Betreuung im niedrigen bis mittleren dreistelligen Bereich pro Monat. Die Betriebskosten der KI liegen meist im Cent-Bereich je Dokument oder Anfrage. Was in eurem Fall gilt, steht nach der Analyse fest — vorher wäre es geraten.
- Wie schnell läuft das?
- Ein einzelner Ablauf ist häufig innerhalb weniger Tage nutzbar. Umfangreichere Vorhaben mit mehreren Systemen brauchen typischerweise zwei bis vier Wochen bis zum ersten nutzbaren Stand. Wir bauen in Etappen, damit der erste Baustein Nutzen bringt, bevor das Ganze fertig ist.
- Müssen wir dafür unsere Software wechseln?
- Nein. Die vorhandenen Systeme bleiben und werden angebunden, soweit ihre Fassung Schnittstellen anbietet; das prüfen wir vor dem Angebot. Wo eine Anbindung technisch nicht möglich ist, sagen wir das — statt eine Lösung zu bauen, die beim nächsten Update stillsteht.
- Ab wann lohnt sich das?
- Als Faustregel: Wenn ein Ablauf mehr als drei Stunden Handarbeit pro Woche bindet, lohnt die Prüfung. Entscheidend ist nicht die Betriebsgröße, sondern die Wiederholung — ein Fünf-Personen-Betrieb mit vielen gleichartigen Vorgängen profitiert früher als ein größerer mit lauter Einzelfällen.
- Was passiert mit unseren Daten?
- Verarbeitet wird nur, was der Ablauf braucht, und es wird vorher schriftlich festgehalten, welche Daten das sind, wo sie liegen und wer Zugriff hat. Wo die Aufgabe es erlaubt, bleiben Daten im Unternehmen oder auf Servern in der EU. Für die Zusammenarbeit gibt es einen Auftragsverarbeitungsvertrag, und die Daten werden nicht zum Training von Modellen verwendet.
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Was kostet euch belege erfassen im Jahr?
30 Minuten per Video, kostenlos und ohne Verkaufsgespräch. Du erzählst, wie der Ablauf bei euch läuft — wir rechnen aus, was er kostet und ob sich eine Automatisierung lohnt.