Ausschreibungen automatisch sichten und bewerten
Wir messen, was dieser Ablauf euch im Jahr an Arbeitszeit kostet, und automatisieren ihn, wenn sich der Aufwand rechnet. Über 200 betreute Kunden, über 2.000 umgesetzte Automatisierungen und KI-Lösungen.
Lässt sich ausschreibungen prüfen automatisieren?
Öffentliche und private Ausschreibungen sind ein zuverlässiger Auftragskanal — für die, die es schaffen, sie zu sichten. Täglich erscheinen dutzende, die meisten passen nicht, und die Prüfung kostet jeden Tag Zeit. Wer nicht sichtet, verpasst die passenden; wer sichtet, verliert Stunden an die unpassenden. Automatisiert wird nicht die fachliche Entscheidung, sondern der Weg dorthin: Neue Ausschreibungen werden gegen eure Kriterien geprüft; Passende werden mit Kurzbewertung und Fristen vorgelegt; Eignungsnachweise werden auf Vollständigkeit geprüft. Was heute Handarbeit ist — Die Plattformen werden täglich manuell durchgesehen, Jede halbwegs passende Ausschreibung wird geöffnet und gelesen — entfällt oder wird auf eine Prüfung reduziert. Die vorhandenen Systeme bleiben und werden angebunden, soweit ihre Fassung Schnittstellen anbietet.
- Heute von Hand: Die Plattformen werden täglich manuell durchgesehen; Jede halbwegs passende Ausschreibung wird geöffnet und gelesen; Eignungskriterien werden gegen die eigenen Nachweise geprüft; Fristen werden von Hand in den Kalender übertragen.
- Nach der Umsetzung: Neue Ausschreibungen werden gegen eure Kriterien geprüft; Passende werden mit Kurzbewertung und Fristen vorgelegt; Eignungsnachweise werden auf Vollständigkeit geprüft; Die Angebotsunterlagen werden aus dem Bestand vorbereitet.
- Wo es nicht geht: Die Entscheidung, ob man anbietet, ist eine unternehmerische — sie hängt von Auslastung, Risiko und Beziehung zum Auftraggeber ab. Ein System kann vorsortieren und vorbereiten, aber nicht bewerten, ob ein Auftrag zum Betrieb passt. Und bei formalen Vergabefehlern hilft keine Automatisierung: Wer die Frist verpasst, ist raus.
- Erstgespräch und Prozessanalyse kosten nichts — Kosten entstehen erst mit der Entscheidung für eine Umsetzung.
- Analyse
- kostenlos
- Erster Baustein
- meist in Tagen
- Bestehende Systeme
- bleiben
So sieht das in der Praxis aus
Aus einem echten Projekt, anonymisiert und auf das Muster reduziert.
Tägliche Sichtung
Vorher
Eine Kraft öffnet täglich dreißig Ausschreibungen, von denen zwei passen.
Nachher
Die passenden werden mit Kurzbewertung vorgelegt, der Rest wird gar nicht erst geöffnet.
Ergebnis: die Sichtung kostet Minuten, es geht keine passende Ausschreibung mehr unter.
Zahlen und Zeiträume sind Größenordnungen aus vergleichbaren Projekten, keine Zusage für den Einzelfall.
So läuft die Zusammenarbeit ab
Sechs Schritte, von denen der erste nichts kostet.
- 1
Kostenloses Erstgespräch
30 Minuten per Video. Du erzählst, wie dein Unternehmen arbeitet, wir sagen dir, was daran automatisierbar ist — und was nicht. Ohne Verkaufsgespräch.
30 Minuten, kostenlos
- 2
Prozessanalyse
Wir gehen die Abläufe im Detail durch, meist mit den Personen, die sie täglich machen. Ergebnis ist eine Übersicht mit Zeitaufwand je Ablauf und einer Reihenfolge, was sich zuerst lohnt.
60–90 Minuten
- 3
Angebot mit klarem Umfang
Du bekommst schriftlich, was gebaut wird, was es kostet und wie lange es dauert. Keine Pauschalen für „KI-Transformation“, sondern benannte Bausteine.
wenige Tage
- 4
Umsetzung in Etappen
Die erste Automatisierung läuft meist innerhalb weniger Tage. Danach kommt Baustein für Baustein dazu, jeder einzeln nutzbar.
ab wenigen Tagen
- 5
Einweisung
Dein Team lernt, wie die Lösung bedient und angepasst wird. Wir bauen nichts, was ohne uns stillsteht.
im Projekt enthalten
- 6
Betreuung
Auf Wunsch laufende Betreuung: Anpassungen, Überwachung, neue Automatisierungen, wenn sich etwas ändert.
monatlich kündbar
In diesen Branchen lohnt sich ausschreibungen prüfen besonders
Die Abläufe unterscheiden sich je Branche — hier steht, wie sie dort konkret aussehen.
Häufige Fragen zu ausschreibungen prüfen
- Welche Plattformen werden abgedeckt?
- Die gängigen Vergabeportale und Ausschreibungsdienste, sofern sie einen Abruf zulassen. Manche Plattformen erlauben nur die manuelle Nutzung — das wird vorher geprüft und nicht umgangen.
- Kann das auch das Angebot schreiben?
- Es kann die Unterlagen vorbereiten: Referenzen, Nachweise, Standardtexte. Die Kalkulation und die inhaltliche Antwort auf die Leistungsbeschreibung bleiben bei euch — dort entscheidet sich der Zuschlag.
- Wo funktioniert ausschreibungen prüfen nicht?
- Die Entscheidung, ob man anbietet, ist eine unternehmerische — sie hängt von Auslastung, Risiko und Beziehung zum Auftraggeber ab. Ein System kann vorsortieren und vorbereiten, aber nicht bewerten, ob ein Auftrag zum Betrieb passt. Und bei formalen Vergabefehlern hilft keine Automatisierung: Wer die Frist verpasst, ist raus.
- Was kostet es, ausschreibungen prüfen zu automatisieren?
- Erstgespräch und Prozessanalyse sind kostenlos. Eine Umsetzung beginnt bei uns bei 2.000 Euro netto; je nach Umfang liegen Projekte im Markt zwischen 2.500 und 10.000 Euro einmalig, dazu eine laufende Betreuung im niedrigen bis mittleren dreistelligen Bereich pro Monat. Die Betriebskosten der KI liegen meist im Cent-Bereich je Dokument oder Anfrage. Was in eurem Fall gilt, steht nach der Analyse fest — vorher wäre es geraten.
- Wie schnell läuft das?
- Ein einzelner Ablauf ist häufig innerhalb weniger Tage nutzbar. Umfangreichere Vorhaben mit mehreren Systemen brauchen typischerweise zwei bis vier Wochen bis zum ersten nutzbaren Stand. Wir bauen in Etappen, damit der erste Baustein Nutzen bringt, bevor das Ganze fertig ist.
- Müssen wir dafür unsere Software wechseln?
- Nein. Die vorhandenen Systeme bleiben und werden angebunden, soweit ihre Fassung Schnittstellen anbietet; das prüfen wir vor dem Angebot. Wo eine Anbindung technisch nicht möglich ist, sagen wir das — statt eine Lösung zu bauen, die beim nächsten Update stillsteht.
- Ab wann lohnt sich das?
- Als Faustregel: Wenn ein Ablauf mehr als drei Stunden Handarbeit pro Woche bindet, lohnt die Prüfung. Entscheidend ist nicht die Betriebsgröße, sondern die Wiederholung — ein Fünf-Personen-Betrieb mit vielen gleichartigen Vorgängen profitiert früher als ein größerer mit lauter Einzelfällen.
- Was passiert mit unseren Daten?
- Verarbeitet wird nur, was der Ablauf braucht, und es wird vorher schriftlich festgehalten, welche Daten das sind, wo sie liegen und wer Zugriff hat. Wo die Aufgabe es erlaubt, bleiben Daten im Unternehmen oder auf Servern in der EU. Für die Zusammenarbeit gibt es einen Auftragsverarbeitungsvertrag, und die Daten werden nicht zum Training von Modellen verwendet.
Das könnte dich auch interessieren
Was kostet euch ausschreibungen prüfen im Jahr?
30 Minuten per Video, kostenlos und ohne Verkaufsgespräch. Du erzählst, wie der Ablauf bei euch läuft — wir rechnen aus, was er kostet und ob sich eine Automatisierung lohnt.