DATEV anbinden und Buchhaltung automatisieren
Wir messen, was dieser Ablauf euch im Jahr an Arbeitszeit kostet, und automatisieren ihn, wenn sich der Aufwand rechnet. Über 200 betreute Kunden, über 2.000 umgesetzte Automatisierungen und KI-Lösungen.
Lässt sich datev-anbindung automatisieren?
Zwischen Betrieb und Steuerkanzlei liegt fast immer eine manuelle Schnittstelle: Belege werden gesammelt, sortiert, übergeben, teils zweimal erfasst. Die Kanzlei arbeitet in DATEV, der Betrieb in seiner eigenen Software — und dazwischen sitzt jemand, der überträgt. Das kostet auf beiden Seiten und verzögert die Zahlen. Automatisiert wird nicht die fachliche Entscheidung, sondern der Weg dorthin: Belege gehen laufend digital an die Kanzlei; Stammdaten und Buchungsvorschläge werden übergeben statt neu erfasst; Rückfragen laufen strukturiert und mit Bezug zum Beleg. Was heute Handarbeit ist — Belege werden gesammelt und monatlich übergeben, Die Kanzlei erfasst, was der Betrieb schon einmal erfasst hat — entfällt oder wird auf eine Prüfung reduziert. Die vorhandenen Systeme bleiben und werden angebunden, soweit ihre Fassung Schnittstellen anbietet.
- Heute von Hand: Belege werden gesammelt und monatlich übergeben; Die Kanzlei erfasst, was der Betrieb schon einmal erfasst hat; Rückfragen laufen per Mail und dauern Tage; Auswertungen kommen mit Wochen Verzug.
- Nach der Umsetzung: Belege gehen laufend digital an die Kanzlei; Stammdaten und Buchungsvorschläge werden übergeben statt neu erfasst; Rückfragen laufen strukturiert und mit Bezug zum Beleg; Auswertungen stehen zeitnah zur Verfügung.
- Wo es nicht geht: Gegen die Kanzlei zu bauen funktioniert nicht. Wie übergeben wird, entscheidet sie mit — sie haftet für das Ergebnis. Deshalb wird sie von Anfang an einbezogen, auch wenn das den Start verzögert. Und die Buchung selbst bleibt bei ihr: Ein Kontierungsvorschlag ist Zuarbeit, kein Buchungssatz.
- Erstgespräch und Prozessanalyse kosten nichts — Kosten entstehen erst mit der Entscheidung für eine Umsetzung.
- Analyse
- kostenlos
- Erster Baustein
- meist in Tagen
- Bestehende Systeme
- bleiben
So sieht das in der Praxis aus
Aus einem echten Projekt, anonymisiert und auf das Muster reduziert.
Belegübergabe an die Kanzlei
Vorher
Belege werden gesammelt und monatlich übergeben; die Auswertung kommt sechs Wochen nach Monatsende.
Nachher
Belege gehen laufend digital über, mit Vorkontierung und Zuordnung.
Ergebnis: aktuelle Zahlen statt einer Rückschau auf das vorletzte Quartal.
Zahlen und Zeiträume sind Größenordnungen aus vergleichbaren Projekten, keine Zusage für den Einzelfall.
So läuft die Zusammenarbeit ab
Sechs Schritte, von denen der erste nichts kostet.
- 1
Kostenloses Erstgespräch
30 Minuten per Video. Du erzählst, wie dein Unternehmen arbeitet, wir sagen dir, was daran automatisierbar ist — und was nicht. Ohne Verkaufsgespräch.
30 Minuten, kostenlos
- 2
Prozessanalyse
Wir gehen die Abläufe im Detail durch, meist mit den Personen, die sie täglich machen. Ergebnis ist eine Übersicht mit Zeitaufwand je Ablauf und einer Reihenfolge, was sich zuerst lohnt.
60–90 Minuten
- 3
Angebot mit klarem Umfang
Du bekommst schriftlich, was gebaut wird, was es kostet und wie lange es dauert. Keine Pauschalen für „KI-Transformation“, sondern benannte Bausteine.
wenige Tage
- 4
Umsetzung in Etappen
Die erste Automatisierung läuft meist innerhalb weniger Tage. Danach kommt Baustein für Baustein dazu, jeder einzeln nutzbar.
ab wenigen Tagen
- 5
Einweisung
Dein Team lernt, wie die Lösung bedient und angepasst wird. Wir bauen nichts, was ohne uns stillsteht.
im Projekt enthalten
- 6
Betreuung
Auf Wunsch laufende Betreuung: Anpassungen, Überwachung, neue Automatisierungen, wenn sich etwas ändert.
monatlich kündbar
In diesen Branchen lohnt sich datev-anbindung besonders
Die Abläufe unterscheiden sich je Branche — hier steht, wie sie dort konkret aussehen.
Häufige Fragen zu datev-anbindung
- Macht unsere Kanzlei da mit?
- Die meisten gern — es reduziert auch ihren Aufwand. Wichtig ist, sie vor der Umsetzung zu fragen und nicht danach zu informieren. Kanzleien haben oft klare Vorstellungen, wie sie Daten bekommen wollen.
- Brauchen wir dafür DATEV Unternehmen online?
- Häufig ist es der einfachste Weg, aber nicht der einzige. Welcher Weg passt, hängt von eurer Software und den Vorgaben der Kanzlei ab — das wird zu Beginn geklärt statt vorausgesetzt.
- Wo funktioniert datev-anbindung nicht?
- Gegen die Kanzlei zu bauen funktioniert nicht. Wie übergeben wird, entscheidet sie mit — sie haftet für das Ergebnis. Deshalb wird sie von Anfang an einbezogen, auch wenn das den Start verzögert. Und die Buchung selbst bleibt bei ihr: Ein Kontierungsvorschlag ist Zuarbeit, kein Buchungssatz.
- Was kostet es, datev-anbindung zu automatisieren?
- Erstgespräch und Prozessanalyse sind kostenlos. Eine Umsetzung beginnt bei uns bei 2.000 Euro netto; je nach Umfang liegen Projekte im Markt zwischen 2.500 und 10.000 Euro einmalig, dazu eine laufende Betreuung im niedrigen bis mittleren dreistelligen Bereich pro Monat. Die Betriebskosten der KI liegen meist im Cent-Bereich je Dokument oder Anfrage. Was in eurem Fall gilt, steht nach der Analyse fest — vorher wäre es geraten.
- Wie schnell läuft das?
- Ein einzelner Ablauf ist häufig innerhalb weniger Tage nutzbar. Umfangreichere Vorhaben mit mehreren Systemen brauchen typischerweise zwei bis vier Wochen bis zum ersten nutzbaren Stand. Wir bauen in Etappen, damit der erste Baustein Nutzen bringt, bevor das Ganze fertig ist.
- Müssen wir dafür unsere Software wechseln?
- Nein. Die vorhandenen Systeme bleiben und werden angebunden, soweit ihre Fassung Schnittstellen anbietet; das prüfen wir vor dem Angebot. Wo eine Anbindung technisch nicht möglich ist, sagen wir das — statt eine Lösung zu bauen, die beim nächsten Update stillsteht.
- Ab wann lohnt sich das?
- Als Faustregel: Wenn ein Ablauf mehr als drei Stunden Handarbeit pro Woche bindet, lohnt die Prüfung. Entscheidend ist nicht die Betriebsgröße, sondern die Wiederholung — ein Fünf-Personen-Betrieb mit vielen gleichartigen Vorgängen profitiert früher als ein größerer mit lauter Einzelfällen.
- Was passiert mit unseren Daten?
- Verarbeitet wird nur, was der Ablauf braucht, und es wird vorher schriftlich festgehalten, welche Daten das sind, wo sie liegen und wer Zugriff hat. Wo die Aufgabe es erlaubt, bleiben Daten im Unternehmen oder auf Servern in der EU. Für die Zusammenarbeit gibt es einen Auftragsverarbeitungsvertrag, und die Daten werden nicht zum Training von Modellen verwendet.
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Was kostet euch datev-anbindung im Jahr?
30 Minuten per Video, kostenlos und ohne Verkaufsgespräch. Du erzählst, wie der Ablauf bei euch läuft — wir rechnen aus, was er kostet und ob sich eine Automatisierung lohnt.