Terminvereinbarung automatisieren
Wir messen, was dieser Ablauf euch im Jahr an Arbeitszeit kostet, und automatisieren ihn, wenn sich der Aufwand rechnet. Über 200 betreute Kunden, über 2.000 umgesetzte Automatisierungen und KI-Lösungen.
Lässt sich termine vereinbaren automatisieren?
Terminvereinbarung ist der Ablauf mit dem schlechtesten Verhältnis von Aufwand zu Wert: Hin und Her per Telefon oder Mail, bis ein Zeitpunkt steht, den beide können. Bei Betrieben mit vielen Terminen frisst das mehrere Stunden pro Woche — und jeder nicht nachbesetzte Ausfall ist direkter Umsatzverlust. Automatisiert wird nicht die fachliche Entscheidung, sondern der Weg dorthin: Terminwünsche werden mit Blick auf den echten Kalender beantwortet; Dauer und Ressourcen werden je Terminart berücksichtigt; Erinnerungen gehen automatisch raus, das senkt Ausfälle. Was heute Handarbeit ist — Terminwünsche kommen per Telefon, Mail und Messenger, Verfügbarkeiten werden im Kalender nachgesehen und vorgeschlagen — entfällt oder wird auf eine Prüfung reduziert. Die vorhandenen Systeme bleiben und werden angebunden, soweit ihre Fassung Schnittstellen anbietet.
- Heute von Hand: Terminwünsche kommen per Telefon, Mail und Messenger; Verfügbarkeiten werden im Kalender nachgesehen und vorgeschlagen; Es wird hin und her geschrieben, bis ein Termin steht; Absagen bleiben unbesetzt, weil niemand nachtelefoniert.
- Nach der Umsetzung: Terminwünsche werden mit Blick auf den echten Kalender beantwortet; Dauer und Ressourcen werden je Terminart berücksichtigt; Erinnerungen gehen automatisch raus, das senkt Ausfälle; Bei Absagen werden passende Wartende automatisch angefragt.
- Wo es nicht geht: Wo Termine fachlich eingeordnet werden müssen, bevor sie vergeben werden können, braucht es eine Vorentscheidung: Ein Praxistermin für einen akuten Fall ist keine Kalenderfrage. Solche Fälle gehören erkannt und weitergegeben, nicht gebucht. Und ohne einen gepflegten Kalender funktioniert nichts davon.
- Erstgespräch und Prozessanalyse kosten nichts — Kosten entstehen erst mit der Entscheidung für eine Umsetzung.
- Analyse
- kostenlos
- Erster Baustein
- meist in Tagen
- Bestehende Systeme
- bleiben
So sieht das in der Praxis aus
Aus einem echten Projekt, anonymisiert und auf das Muster reduziert.
Terminausfälle
Vorher
Sagt jemand kurzfristig ab, bleibt der Platz leer, weil die Warteliste nicht durchtelefoniert wird.
Nachher
Bei einer Absage werden passende Wartende automatisch angefragt, die erste Zusage bekommt den Platz.
Ergebnis: freie Termine werden gefüllt, ohne dass jemand telefoniert.
Zahlen und Zeiträume sind Größenordnungen aus vergleichbaren Projekten, keine Zusage für den Einzelfall.
So läuft die Zusammenarbeit ab
Sechs Schritte, von denen der erste nichts kostet.
- 1
Kostenloses Erstgespräch
30 Minuten per Video. Du erzählst, wie dein Unternehmen arbeitet, wir sagen dir, was daran automatisierbar ist — und was nicht. Ohne Verkaufsgespräch.
30 Minuten, kostenlos
- 2
Prozessanalyse
Wir gehen die Abläufe im Detail durch, meist mit den Personen, die sie täglich machen. Ergebnis ist eine Übersicht mit Zeitaufwand je Ablauf und einer Reihenfolge, was sich zuerst lohnt.
60–90 Minuten
- 3
Angebot mit klarem Umfang
Du bekommst schriftlich, was gebaut wird, was es kostet und wie lange es dauert. Keine Pauschalen für „KI-Transformation“, sondern benannte Bausteine.
wenige Tage
- 4
Umsetzung in Etappen
Die erste Automatisierung läuft meist innerhalb weniger Tage. Danach kommt Baustein für Baustein dazu, jeder einzeln nutzbar.
ab wenigen Tagen
- 5
Einweisung
Dein Team lernt, wie die Lösung bedient und angepasst wird. Wir bauen nichts, was ohne uns stillsteht.
im Projekt enthalten
- 6
Betreuung
Auf Wunsch laufende Betreuung: Anpassungen, Überwachung, neue Automatisierungen, wenn sich etwas ändert.
monatlich kündbar
In diesen Branchen lohnt sich termine vereinbaren besonders
Die Abläufe unterscheiden sich je Branche — hier steht, wie sie dort konkret aussehen.
Häufige Fragen zu termine vereinbaren
- Funktioniert das mit unserem Kalender?
- Mit den gängigen Kalendern und den meisten Branchensystemen ja. Ob eure Fassung eine Schnittstelle hat, wird vorher geprüft — versprochen wird erst, was geprüft ist.
- Wie verhindern wir Doppelbuchungen?
- Indem es genau einen führenden Kalender gibt. Der häufigste Fehler ist ein zweiter Kalender daneben, den jemand von Hand pflegt. Das gehört vor der Automatisierung aufgeräumt.
- Wo funktioniert termine vereinbaren nicht?
- Wo Termine fachlich eingeordnet werden müssen, bevor sie vergeben werden können, braucht es eine Vorentscheidung: Ein Praxistermin für einen akuten Fall ist keine Kalenderfrage. Solche Fälle gehören erkannt und weitergegeben, nicht gebucht. Und ohne einen gepflegten Kalender funktioniert nichts davon.
- Was kostet es, termine vereinbaren zu automatisieren?
- Erstgespräch und Prozessanalyse sind kostenlos. Eine Umsetzung beginnt bei uns bei 2.000 Euro netto; je nach Umfang liegen Projekte im Markt zwischen 2.500 und 10.000 Euro einmalig, dazu eine laufende Betreuung im niedrigen bis mittleren dreistelligen Bereich pro Monat. Die Betriebskosten der KI liegen meist im Cent-Bereich je Dokument oder Anfrage. Was in eurem Fall gilt, steht nach der Analyse fest — vorher wäre es geraten.
- Wie schnell läuft das?
- Ein einzelner Ablauf ist häufig innerhalb weniger Tage nutzbar. Umfangreichere Vorhaben mit mehreren Systemen brauchen typischerweise zwei bis vier Wochen bis zum ersten nutzbaren Stand. Wir bauen in Etappen, damit der erste Baustein Nutzen bringt, bevor das Ganze fertig ist.
- Müssen wir dafür unsere Software wechseln?
- Nein. Die vorhandenen Systeme bleiben und werden angebunden, soweit ihre Fassung Schnittstellen anbietet; das prüfen wir vor dem Angebot. Wo eine Anbindung technisch nicht möglich ist, sagen wir das — statt eine Lösung zu bauen, die beim nächsten Update stillsteht.
- Ab wann lohnt sich das?
- Als Faustregel: Wenn ein Ablauf mehr als drei Stunden Handarbeit pro Woche bindet, lohnt die Prüfung. Entscheidend ist nicht die Betriebsgröße, sondern die Wiederholung — ein Fünf-Personen-Betrieb mit vielen gleichartigen Vorgängen profitiert früher als ein größerer mit lauter Einzelfällen.
- Was passiert mit unseren Daten?
- Verarbeitet wird nur, was der Ablauf braucht, und es wird vorher schriftlich festgehalten, welche Daten das sind, wo sie liegen und wer Zugriff hat. Wo die Aufgabe es erlaubt, bleiben Daten im Unternehmen oder auf Servern in der EU. Für die Zusammenarbeit gibt es einen Auftragsverarbeitungsvertrag, und die Daten werden nicht zum Training von Modellen verwendet.
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Was kostet euch termine vereinbaren im Jahr?
30 Minuten per Video, kostenlos und ohne Verkaufsgespräch. Du erzählst, wie der Ablauf bei euch läuft — wir rechnen aus, was er kostet und ob sich eine Automatisierung lohnt.