Verträge automatisch prüfen und Fristen überwachen
Wir messen, was dieser Ablauf euch im Jahr an Arbeitszeit kostet, und automatisieren ihn, wenn sich der Aufwand rechnet. Über 200 betreute Kunden, über 2.000 umgesetzte Automatisierungen und KI-Lösungen.
Lässt sich verträge prüfen automatisieren?
Verträge werden unterschrieben und dann vergessen. Kündigungsfristen laufen ab, Preisanpassungsklauseln werden nicht genutzt, Leistungen werden bezahlt, die niemand mehr braucht. Der Schaden entsteht nicht beim Abschluss, sondern in den Jahren danach, in denen niemand mehr hineinschaut. Automatisiert wird nicht die fachliche Entscheidung, sondern der Weg dorthin: Verträge werden erfasst und die wesentlichen Angaben ausgelesen; Laufzeiten, Fristen und Kündigungstermine landen in einer Übersicht; Vor jeder Frist gibt es rechtzeitig eine Erinnerung. Was heute Handarbeit ist — Verträge liegen in Ordnern, Postfächern und Schränken, Fristen stehen im Vertrag, aber in keinem Kalender — entfällt oder wird auf eine Prüfung reduziert. Die vorhandenen Systeme bleiben und werden angebunden, soweit ihre Fassung Schnittstellen anbietet.
- Heute von Hand: Verträge liegen in Ordnern, Postfächern und Schränken; Fristen stehen im Vertrag, aber in keinem Kalender; Wer kündigen will, sucht erst den Vertrag; Automatische Verlängerungen fallen erst auf der Rechnung auf.
- Nach der Umsetzung: Verträge werden erfasst und die wesentlichen Angaben ausgelesen; Laufzeiten, Fristen und Kündigungstermine landen in einer Übersicht; Vor jeder Frist gibt es rechtzeitig eine Erinnerung; Preisänderungen und Sonderkündigungsrechte werden sichtbar.
- Wo es nicht geht: Eine automatische Vertragsprüfung ist keine Rechtsberatung und darf auch nicht als solche auftreten. Was ein System kann: Fristen und Standardklauseln finden. Was es nicht kann: bewerten, ob eine Klausel wirksam ist. Bei allem, was strittig werden könnte, führt der Weg zum Anwalt — das ist keine Zurückhaltung, sondern Rechtsdienstleistungsgesetz.
- Erstgespräch und Prozessanalyse kosten nichts — Kosten entstehen erst mit der Entscheidung für eine Umsetzung.
- Analyse
- kostenlos
- Erster Baustein
- meist in Tagen
- Bestehende Systeme
- bleiben
So sieht das in der Praxis aus
Aus einem echten Projekt, anonymisiert und auf das Muster reduziert.
Vertragsfristen
Vorher
Ein Wartungsvertrag verlängert sich automatisch um ein Jahr, weil die Kündigungsfrist niemandem aufgefallen ist.
Nachher
Alle Fristen stehen in einer Übersicht, drei Monate vorher kommt die Erinnerung mit den Eckdaten.
Ergebnis: Verträge werden bewusst verlängert statt versehentlich.
Zahlen und Zeiträume sind Größenordnungen aus vergleichbaren Projekten, keine Zusage für den Einzelfall.
So läuft die Zusammenarbeit ab
Sechs Schritte, von denen der erste nichts kostet.
- 1
Kostenloses Erstgespräch
30 Minuten per Video. Du erzählst, wie dein Unternehmen arbeitet, wir sagen dir, was daran automatisierbar ist — und was nicht. Ohne Verkaufsgespräch.
30 Minuten, kostenlos
- 2
Prozessanalyse
Wir gehen die Abläufe im Detail durch, meist mit den Personen, die sie täglich machen. Ergebnis ist eine Übersicht mit Zeitaufwand je Ablauf und einer Reihenfolge, was sich zuerst lohnt.
60–90 Minuten
- 3
Angebot mit klarem Umfang
Du bekommst schriftlich, was gebaut wird, was es kostet und wie lange es dauert. Keine Pauschalen für „KI-Transformation“, sondern benannte Bausteine.
wenige Tage
- 4
Umsetzung in Etappen
Die erste Automatisierung läuft meist innerhalb weniger Tage. Danach kommt Baustein für Baustein dazu, jeder einzeln nutzbar.
ab wenigen Tagen
- 5
Einweisung
Dein Team lernt, wie die Lösung bedient und angepasst wird. Wir bauen nichts, was ohne uns stillsteht.
im Projekt enthalten
- 6
Betreuung
Auf Wunsch laufende Betreuung: Anpassungen, Überwachung, neue Automatisierungen, wenn sich etwas ändert.
monatlich kündbar
In diesen Branchen lohnt sich verträge prüfen besonders
Die Abläufe unterscheiden sich je Branche — hier steht, wie sie dort konkret aussehen.
Häufige Fragen zu verträge prüfen
- Ersetzt das den Anwalt?
- Nein, und es darf es auch nicht. Rechtsberatung ist gesetzlich geregelt. Was hier passiert, ist Verwaltung: Fristen sichtbar machen, Unterlagen finden, Erinnerungen setzen. Die Bewertung bleibt bei Ihren Beratern.
- Funktioniert das mit alten Verträgen auf Papier?
- Ja, sie müssen einmal eingescannt werden. Das ist der unangenehme Teil und lässt sich nicht umgehen — danach läuft die Überwachung von selbst.
- Wo funktioniert verträge prüfen nicht?
- Eine automatische Vertragsprüfung ist keine Rechtsberatung und darf auch nicht als solche auftreten. Was ein System kann: Fristen und Standardklauseln finden. Was es nicht kann: bewerten, ob eine Klausel wirksam ist. Bei allem, was strittig werden könnte, führt der Weg zum Anwalt — das ist keine Zurückhaltung, sondern Rechtsdienstleistungsgesetz.
- Was kostet es, verträge prüfen zu automatisieren?
- Erstgespräch und Prozessanalyse sind kostenlos. Eine Umsetzung beginnt bei uns bei 2.000 Euro netto; je nach Umfang liegen Projekte im Markt zwischen 2.500 und 10.000 Euro einmalig, dazu eine laufende Betreuung im niedrigen bis mittleren dreistelligen Bereich pro Monat. Die Betriebskosten der KI liegen meist im Cent-Bereich je Dokument oder Anfrage. Was in eurem Fall gilt, steht nach der Analyse fest — vorher wäre es geraten.
- Wie schnell läuft das?
- Ein einzelner Ablauf ist häufig innerhalb weniger Tage nutzbar. Umfangreichere Vorhaben mit mehreren Systemen brauchen typischerweise zwei bis vier Wochen bis zum ersten nutzbaren Stand. Wir bauen in Etappen, damit der erste Baustein Nutzen bringt, bevor das Ganze fertig ist.
- Müssen wir dafür unsere Software wechseln?
- Nein. Die vorhandenen Systeme bleiben und werden angebunden, soweit ihre Fassung Schnittstellen anbietet; das prüfen wir vor dem Angebot. Wo eine Anbindung technisch nicht möglich ist, sagen wir das — statt eine Lösung zu bauen, die beim nächsten Update stillsteht.
- Ab wann lohnt sich das?
- Als Faustregel: Wenn ein Ablauf mehr als drei Stunden Handarbeit pro Woche bindet, lohnt die Prüfung. Entscheidend ist nicht die Betriebsgröße, sondern die Wiederholung — ein Fünf-Personen-Betrieb mit vielen gleichartigen Vorgängen profitiert früher als ein größerer mit lauter Einzelfällen.
- Was passiert mit unseren Daten?
- Verarbeitet wird nur, was der Ablauf braucht, und es wird vorher schriftlich festgehalten, welche Daten das sind, wo sie liegen und wer Zugriff hat. Wo die Aufgabe es erlaubt, bleiben Daten im Unternehmen oder auf Servern in der EU. Für die Zusammenarbeit gibt es einen Auftragsverarbeitungsvertrag, und die Daten werden nicht zum Training von Modellen verwendet.
Das könnte dich auch interessieren
Was kostet euch verträge prüfen im Jahr?
30 Minuten per Video, kostenlos und ohne Verkaufsgespräch. Du erzählst, wie der Ablauf bei euch läuft — wir rechnen aus, was er kostet und ob sich eine Automatisierung lohnt.