Lager und Nachbestellung automatisieren
Wir messen, was dieser Ablauf euch im Jahr an Arbeitszeit kostet, und automatisieren ihn, wenn sich der Aufwand rechnet. Über 200 betreute Kunden, über 2.000 umgesetzte Automatisierungen und KI-Lösungen.
Lässt sich lager und bestand automatisieren?
Zu viel Lager bindet Kapital, zu wenig kostet Aufträge. Die meisten Betriebe steuern nach Gefühl und Erfahrung — was funktioniert, solange dieselbe Person es macht, und zusammenbricht, wenn sie im Urlaub ist. Fehlbestände fallen dann auf, wenn die Ware gebraucht wird. Automatisiert wird nicht die fachliche Entscheidung, sondern der Weg dorthin: Bestände werden laufend gegen Mindestmengen geprüft; Bestellvorschläge entstehen mit Blick auf Lieferzeit und Verbrauch; Bestellungen werden vorbereitet und nur freigegeben. Was heute Handarbeit ist — Bedarf wird beim Rundgang erkannt, Nachbestellungen werden abends bei mehreren Lieferanten eingegeben — entfällt oder wird auf eine Prüfung reduziert. Die vorhandenen Systeme bleiben und werden angebunden, soweit ihre Fassung Schnittstellen anbietet.
- Heute von Hand: Bedarf wird beim Rundgang erkannt; Nachbestellungen werden abends bei mehreren Lieferanten eingegeben; Mindestbestände stehen im Kopf, nicht im System; Lieferzeiten werden geschätzt.
- Nach der Umsetzung: Bestände werden laufend gegen Mindestmengen geprüft; Bestellvorschläge entstehen mit Blick auf Lieferzeit und Verbrauch; Bestellungen werden vorbereitet und nur freigegeben; Rückstände und Verzögerungen werden gemeldet.
- Wo es nicht geht: Ein automatischer Bestellvorschlag ist so gut wie die Bestandsdaten. Wenn der Bestand im System nicht stimmt — und das ist der Normalfall, wenn niemand ausbucht — bestellt das System falsch. Der erste Schritt ist die Bestandspflege, nicht die Automatisierung. Und saisonale Ausschläge gehören von Menschen eingeschätzt.
- Erstgespräch und Prozessanalyse kosten nichts — Kosten entstehen erst mit der Entscheidung für eine Umsetzung.
- Analyse
- kostenlos
- Erster Baustein
- meist in Tagen
- Bestehende Systeme
- bleiben
So sieht das in der Praxis aus
Aus einem echten Projekt, anonymisiert und auf das Muster reduziert.
Nachbestellungen
Vorher
Was fehlt, wird beim Rundgang notiert und abends bei vier Lieferanten einzeln eingegeben.
Nachher
Unterschreitet ein Artikel den Mindestbestand, entsteht der Bestellvorschlag mit Blick auf Lieferzeit und Verbrauch.
Ergebnis: weniger Fehlbestände, kein Abendtermin für Bestellungen.
Zahlen und Zeiträume sind Größenordnungen aus vergleichbaren Projekten, keine Zusage für den Einzelfall.
So läuft die Zusammenarbeit ab
Sechs Schritte, von denen der erste nichts kostet.
- 1
Kostenloses Erstgespräch
30 Minuten per Video. Du erzählst, wie dein Unternehmen arbeitet, wir sagen dir, was daran automatisierbar ist — und was nicht. Ohne Verkaufsgespräch.
30 Minuten, kostenlos
- 2
Prozessanalyse
Wir gehen die Abläufe im Detail durch, meist mit den Personen, die sie täglich machen. Ergebnis ist eine Übersicht mit Zeitaufwand je Ablauf und einer Reihenfolge, was sich zuerst lohnt.
60–90 Minuten
- 3
Angebot mit klarem Umfang
Du bekommst schriftlich, was gebaut wird, was es kostet und wie lange es dauert. Keine Pauschalen für „KI-Transformation“, sondern benannte Bausteine.
wenige Tage
- 4
Umsetzung in Etappen
Die erste Automatisierung läuft meist innerhalb weniger Tage. Danach kommt Baustein für Baustein dazu, jeder einzeln nutzbar.
ab wenigen Tagen
- 5
Einweisung
Dein Team lernt, wie die Lösung bedient und angepasst wird. Wir bauen nichts, was ohne uns stillsteht.
im Projekt enthalten
- 6
Betreuung
Auf Wunsch laufende Betreuung: Anpassungen, Überwachung, neue Automatisierungen, wenn sich etwas ändert.
monatlich kündbar
In diesen Branchen lohnt sich lager und bestand besonders
Die Abläufe unterscheiden sich je Branche — hier steht, wie sie dort konkret aussehen.
Häufige Fragen zu lager und bestand
- Unser Bestand im System stimmt nicht — was dann?
- Dann fangen wir dort an. Eine Automatisierung auf falschen Beständen erzeugt falsche Bestellungen — schneller als vorher, aber genauso falsch. Das ehrlich zu sagen gehört zur Analyse.
- Bestellt das System eigenständig?
- Nur wenn ihr das wollt und für klar begrenzte Artikelgruppen. Der Normalfall ist ein Vorschlag, der freigegeben wird. Bei Verbrauchsmaterial mit stabilem Bedarf kann die automatische Bestellung sinnvoll sein, bei allem anderen selten.
- Wo funktioniert lager und bestand nicht?
- Ein automatischer Bestellvorschlag ist so gut wie die Bestandsdaten. Wenn der Bestand im System nicht stimmt — und das ist der Normalfall, wenn niemand ausbucht — bestellt das System falsch. Der erste Schritt ist die Bestandspflege, nicht die Automatisierung. Und saisonale Ausschläge gehören von Menschen eingeschätzt.
- Was kostet es, lager und bestand zu automatisieren?
- Erstgespräch und Prozessanalyse sind kostenlos. Eine Umsetzung beginnt bei uns bei 2.000 Euro netto; je nach Umfang liegen Projekte im Markt zwischen 2.500 und 10.000 Euro einmalig, dazu eine laufende Betreuung im niedrigen bis mittleren dreistelligen Bereich pro Monat. Die Betriebskosten der KI liegen meist im Cent-Bereich je Dokument oder Anfrage. Was in eurem Fall gilt, steht nach der Analyse fest — vorher wäre es geraten.
- Wie schnell läuft das?
- Ein einzelner Ablauf ist häufig innerhalb weniger Tage nutzbar. Umfangreichere Vorhaben mit mehreren Systemen brauchen typischerweise zwei bis vier Wochen bis zum ersten nutzbaren Stand. Wir bauen in Etappen, damit der erste Baustein Nutzen bringt, bevor das Ganze fertig ist.
- Müssen wir dafür unsere Software wechseln?
- Nein. Die vorhandenen Systeme bleiben und werden angebunden, soweit ihre Fassung Schnittstellen anbietet; das prüfen wir vor dem Angebot. Wo eine Anbindung technisch nicht möglich ist, sagen wir das — statt eine Lösung zu bauen, die beim nächsten Update stillsteht.
- Ab wann lohnt sich das?
- Als Faustregel: Wenn ein Ablauf mehr als drei Stunden Handarbeit pro Woche bindet, lohnt die Prüfung. Entscheidend ist nicht die Betriebsgröße, sondern die Wiederholung — ein Fünf-Personen-Betrieb mit vielen gleichartigen Vorgängen profitiert früher als ein größerer mit lauter Einzelfällen.
- Was passiert mit unseren Daten?
- Verarbeitet wird nur, was der Ablauf braucht, und es wird vorher schriftlich festgehalten, welche Daten das sind, wo sie liegen und wer Zugriff hat. Wo die Aufgabe es erlaubt, bleiben Daten im Unternehmen oder auf Servern in der EU. Für die Zusammenarbeit gibt es einen Auftragsverarbeitungsvertrag, und die Daten werden nicht zum Training von Modellen verwendet.
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Was kostet euch lager und bestand im Jahr?
30 Minuten per Video, kostenlos und ohne Verkaufsgespräch. Du erzählst, wie der Ablauf bei euch läuft — wir rechnen aus, was er kostet und ob sich eine Automatisierung lohnt.