Rechnungen automatisch erstellen und versenden
Wir messen, was dieser Ablauf euch im Jahr an Arbeitszeit kostet, und automatisieren ihn, wenn sich der Aufwand rechnet. Über 200 betreute Kunden, über 2.000 umgesetzte Automatisierungen und KI-Lösungen.
Lässt sich rechnungen stellen automatisieren?
Rechnungen werden oft zu spät gestellt — nicht aus Nachlässigkeit, sondern weil die Grundlage fehlt: Stunden sind nicht erfasst, Material ist nicht zugeordnet, Nachträge nicht dokumentiert. Jeder Tag Verzug ist ein Tag später Geld auf dem Konto, und ab 2025 kommt für viele Betriebe die verpflichtende elektronische Rechnung im Geschäftsverkehr dazu. Automatisiert wird nicht die fachliche Entscheidung, sondern der Weg dorthin: Stunden und Material laufen laufend auf den Auftrag; Bei Abschluss steht die Rechnungsgrundlage vollständig bereit; Die Rechnung entsteht im geforderten Format, auch als E-Rechnung. Was heute Handarbeit ist — Stunden, Material und Zusatzleistungen werden zusammengesucht, Der Rechnungsbetrag wird aus mehreren Quellen zusammengerechnet — entfällt oder wird auf eine Prüfung reduziert. Die vorhandenen Systeme bleiben und werden angebunden, soweit ihre Fassung Schnittstellen anbietet.
- Heute von Hand: Stunden, Material und Zusatzleistungen werden zusammengesucht; Der Rechnungsbetrag wird aus mehreren Quellen zusammengerechnet; Die Rechnung wird in der Software erfasst und geprüft; Versand, Ablage und Nachverfolgung passieren getrennt.
- Nach der Umsetzung: Stunden und Material laufen laufend auf den Auftrag; Bei Abschluss steht die Rechnungsgrundlage vollständig bereit; Die Rechnung entsteht im geforderten Format, auch als E-Rechnung; Versand, Ablage und Zahlungsüberwachung laufen in einem Zug.
- Wo es nicht geht: Was nicht erfasst ist, kann nicht abgerechnet werden — daran ändert keine Automatisierung etwas. Wenn Stunden auf Zetteln stehen und Nachträge nur im Kopf existieren, ist der erste Schritt die Erfassung, nicht die Rechnung. Und die inhaltliche Freigabe bleibt beim Betrieb: Eine falsche Rechnung kostet mehr Zeit als eine späte.
- Erstgespräch und Prozessanalyse kosten nichts — Kosten entstehen erst mit der Entscheidung für eine Umsetzung.
- Analyse
- kostenlos
- Erster Baustein
- meist in Tagen
- Bestehende Systeme
- bleiben
So sieht das in der Praxis aus
Aus einem echten Projekt, anonymisiert und auf das Muster reduziert.
Monatsabrechnung
Vorher
Am Monatsende werden Stundenzettel und Lieferscheine zusammengetragen; die Rechnungen gehen mit ein bis zwei Wochen Verzug raus.
Nachher
Die Grundlage entsteht laufend, die Rechnungen werden am Stichtag erzeugt und nach Freigabe verschickt.
Ergebnis: das Geld kommt ein bis zwei Wochen früher, ohne Mehrarbeit.
Zahlen und Zeiträume sind Größenordnungen aus vergleichbaren Projekten, keine Zusage für den Einzelfall.
So läuft die Zusammenarbeit ab
Sechs Schritte, von denen der erste nichts kostet.
- 1
Kostenloses Erstgespräch
30 Minuten per Video. Du erzählst, wie dein Unternehmen arbeitet, wir sagen dir, was daran automatisierbar ist — und was nicht. Ohne Verkaufsgespräch.
30 Minuten, kostenlos
- 2
Prozessanalyse
Wir gehen die Abläufe im Detail durch, meist mit den Personen, die sie täglich machen. Ergebnis ist eine Übersicht mit Zeitaufwand je Ablauf und einer Reihenfolge, was sich zuerst lohnt.
60–90 Minuten
- 3
Angebot mit klarem Umfang
Du bekommst schriftlich, was gebaut wird, was es kostet und wie lange es dauert. Keine Pauschalen für „KI-Transformation“, sondern benannte Bausteine.
wenige Tage
- 4
Umsetzung in Etappen
Die erste Automatisierung läuft meist innerhalb weniger Tage. Danach kommt Baustein für Baustein dazu, jeder einzeln nutzbar.
ab wenigen Tagen
- 5
Einweisung
Dein Team lernt, wie die Lösung bedient und angepasst wird. Wir bauen nichts, was ohne uns stillsteht.
im Projekt enthalten
- 6
Betreuung
Auf Wunsch laufende Betreuung: Anpassungen, Überwachung, neue Automatisierungen, wenn sich etwas ändert.
monatlich kündbar
In diesen Branchen lohnt sich rechnungen stellen besonders
Die Abläufe unterscheiden sich je Branche — hier steht, wie sie dort konkret aussehen.
Häufige Fragen zu rechnungen stellen
- Was ist mit der E-Rechnungspflicht?
- Im Geschäftsverkehr zwischen Unternehmen gelten seit 2025 gestaffelte Pflichten zum Empfang und später zum Versand strukturierter Rechnungen. Wer ohnehin an der Rechnungsstellung arbeitet, sollte das gleich mitnehmen — die Formate ZUGFeRD und XRechnung sind vorgegeben, nicht verhandelbar.
- Können Rechnungen ohne Kontrolle rausgehen?
- Technisch ja, empfehlenswert selten. Bei wiederkehrenden Beträgen aus Verträgen ist es vertretbar. Bei Aufwandsrechnungen sollte jemand draufschauen — eine fehlerhafte Rechnung kostet Kulanz, Nacharbeit und Vertrauen.
- Wo funktioniert rechnungen stellen nicht?
- Was nicht erfasst ist, kann nicht abgerechnet werden — daran ändert keine Automatisierung etwas. Wenn Stunden auf Zetteln stehen und Nachträge nur im Kopf existieren, ist der erste Schritt die Erfassung, nicht die Rechnung. Und die inhaltliche Freigabe bleibt beim Betrieb: Eine falsche Rechnung kostet mehr Zeit als eine späte.
- Was kostet es, rechnungen stellen zu automatisieren?
- Erstgespräch und Prozessanalyse sind kostenlos. Eine Umsetzung beginnt bei uns bei 2.000 Euro netto; je nach Umfang liegen Projekte im Markt zwischen 2.500 und 10.000 Euro einmalig, dazu eine laufende Betreuung im niedrigen bis mittleren dreistelligen Bereich pro Monat. Die Betriebskosten der KI liegen meist im Cent-Bereich je Dokument oder Anfrage. Was in eurem Fall gilt, steht nach der Analyse fest — vorher wäre es geraten.
- Wie schnell läuft das?
- Ein einzelner Ablauf ist häufig innerhalb weniger Tage nutzbar. Umfangreichere Vorhaben mit mehreren Systemen brauchen typischerweise zwei bis vier Wochen bis zum ersten nutzbaren Stand. Wir bauen in Etappen, damit der erste Baustein Nutzen bringt, bevor das Ganze fertig ist.
- Müssen wir dafür unsere Software wechseln?
- Nein. Die vorhandenen Systeme bleiben und werden angebunden, soweit ihre Fassung Schnittstellen anbietet; das prüfen wir vor dem Angebot. Wo eine Anbindung technisch nicht möglich ist, sagen wir das — statt eine Lösung zu bauen, die beim nächsten Update stillsteht.
- Ab wann lohnt sich das?
- Als Faustregel: Wenn ein Ablauf mehr als drei Stunden Handarbeit pro Woche bindet, lohnt die Prüfung. Entscheidend ist nicht die Betriebsgröße, sondern die Wiederholung — ein Fünf-Personen-Betrieb mit vielen gleichartigen Vorgängen profitiert früher als ein größerer mit lauter Einzelfällen.
- Was passiert mit unseren Daten?
- Verarbeitet wird nur, was der Ablauf braucht, und es wird vorher schriftlich festgehalten, welche Daten das sind, wo sie liegen und wer Zugriff hat. Wo die Aufgabe es erlaubt, bleiben Daten im Unternehmen oder auf Servern in der EU. Für die Zusammenarbeit gibt es einen Auftragsverarbeitungsvertrag, und die Daten werden nicht zum Training von Modellen verwendet.
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Was kostet euch rechnungen stellen im Jahr?
30 Minuten per Video, kostenlos und ohne Verkaufsgespräch. Du erzählst, wie der Ablauf bei euch läuft — wir rechnen aus, was er kostet und ob sich eine Automatisierung lohnt.