Individuelle Lösungen für jedes Unternehmen.

Häufige Fragen zu den Leistungen

Was kostet die Umsetzung einer Leistung?

Eine Umsetzung beginnt bei 2.000 Euro netto. Der Preis hängt an zwei Dingen: an der Zahl der beteiligten Systeme und an der Zahl der Sonderfälle, die abgebildet werden müssen — nicht an der Größe des Unternehmens. Ein Ablauf zwischen zwei Programmen ohne Ausnahmen liegt am unteren Rand; ein Ablauf über vier Systeme mit Freigaben, Teillieferungen und Gutschriften liegt deutlich darüber. Im deutschsprachigen Markt liegen vergleichbare Einrichtungsprojekte meist zwischen 2.500 und 10.000 Euro einmalig, dazu eine laufende Betreuung im niedrigen bis mittleren dreistelligen Bereich pro Monat und Betriebskosten der KI-Dienste im Cent-Bereich je Dokument oder Anfrage. Erstgespräch und Prozessanalyse kosten nichts, auch wenn danach keine Beauftragung folgt. Angaben Stand September 2026.

Muss dafür die vorhandene Software gewechselt werden?

Nein, und in den allermeisten Fällen wäre das der teurere Weg zum selben Ziel. Buchhaltung, Warenwirtschaft, CRM und Postfach bleiben, wie sie sind, und werden angebunden. Ein Systemwechsel kostet Monate Umgewöhnung, bindet das Team und macht den Ablauf selbst um keinen Schritt kürzer. Eine Ausnahme gibt es: ältere Fachsoftware ohne jede Schnittstelle. Dort ist die Grenze echt — Umwege über Bildschirmautomatisierung sind fragil und werden von uns nicht empfohlen, weil sie beim nächsten Programm-Update brechen. In einem solchen Fall ist der Wechsel tatsächlich die Voraussetzung, und dann steht das im Angebot, bevor etwas gebaut wird.

Wie lange dauert es, bis etwas läuft?

Der erste Baustein arbeitet in der Regel nach wenigen Wochen, nicht nach Monaten — weil in Etappen gebaut wird und nicht auf einen großen Starttermin hin. Das ist Absicht und nicht nur eine Frage der Geschwindigkeit: Ein Ablauf, der schon läuft, zeigt innerhalb weniger Tage die Sonderfälle, an die vorher niemand gedacht hat. Die Reihenfolge richtet sich nach Aufwand und Wirkung; angefangen wird mit dem Ablauf, der viel Zeit bindet und wenig Ausnahmen hat, nicht mit dem, der am beeindruckendsten aussieht. Wie lange das Ganze dauert, steht nach der Analyse fest, weil es an der Zahl der Bausteine hängt.

Was passiert, wenn eine Automatisierung einen Fehler macht?

Sie darf an den Stellen, an denen ein Fehler teuer wäre, gar nicht allein entscheiden. Überall dort, wo Geld bewegt wird, etwas nach außen geht oder ein Vertrag berührt ist, steht eine Freigabe durch einen Menschen — das ist der Grund, warum bei wiederkehrenden Aufgaben rund 80 Prozent der Arbeit abgegeben werden und etwa 20 Prozent als Kontrolle bleiben. Dazu kommen zwei Dinge: Jeder Vorgang ist nachvollziehbar protokolliert, sodass sich hinterher feststellen lässt, was wann auf welcher Grundlage passiert ist, und Fälle, die nicht sicher zugeordnet werden können, landen nicht im Papierkorb, sondern in einer Liste, die ein Mensch ansieht. Eine Automatisierung, die still etwas Falsches tut, ist schlimmer als gar keine.

Wem gehören die Automatisierungen nach dem Projekt?

Dem Kunden. Der Betrieb läuft auf seinen Systemen: Instanz, Daten und Zugänge bleiben dort und gehören ihm. Das ist der Grund, warum auch Steuerkanzleien, Arztpraxen und Hausverwaltungen damit arbeiten können, und es ist auch der Grund, warum eine Zusammenarbeit endet, ohne dass etwas abgeschaltet wird. Praktisch heißt das: Es gibt keinen Zustand, in dem der laufende Betrieb an einem Vertrag mit uns hängt. Wer die Betreuung beendet, behält alles, was gebaut wurde, und kann es selbst weiterentwickeln oder weiterentwickeln lassen.

Für welche Unternehmensgröße lohnt sich das?

Die Zahl der Mitarbeiter entscheidet weniger als die Zahl der Wiederholungen. Ein Betrieb mit acht Personen, der täglich dreißig Angebote schreibt, hat mehr Nutzen als einer mit fünfzig Personen und drei Angeboten pro Woche. Als Faustregel aus über 300 Prozessanalysen: Wenn ein Ablauf mehr als drei Stunden Handarbeit pro Woche bindet und mehr als ein Programm berührt, lohnt sich die Prüfung. In der Praxis liegen die betreuten Unternehmen meist zwischen 5 und 250 Mitarbeitenden, aber das ist eine Beobachtung und keine Grenze.

Was lässt sich mit diesen Leistungen nicht lösen?

Vier Dinge, und sie vorher zu kennen spart mehr Geld als jede Automatisierung. Erstens Entscheidungen mit Ermessen — ein Preisnachlass für einen langjährigen Kunden, die Beurteilung einer Reklamation. Zweitens alles, wofür es keine verlässliche Quelle gibt: Steckt eine Information nur in den Köpfen einzelner Mitarbeiter, ist die erste Aufgabe nicht Automatisierung, sondern Aufschreiben. Drittens Abläufe, die sich ständig ändern; was jedes Quartal anders funktioniert, kostet in der Pflege mehr, als es einspart. Viertens seltene Vorgänge — was fünfmal im Jahr vorkommt, bleibt schneller Handarbeit. Und ein unklarer Ablauf wird durch Automatisierung nicht klarer, sondern nur schneller falsch.