Dienstpläne automatisch erstellen
Wir messen, was dieser Ablauf euch im Jahr an Arbeitszeit kostet, und automatisieren ihn, wenn sich der Aufwand rechnet. Über 200 betreute Kunden, über 2.000 umgesetzte Automatisierungen und KI-Lösungen.
Lässt sich dienstplanung automatisieren?
Dienstplanung ist in Schichtbetrieben die unbeliebteste Führungsaufgabe: Qualifikationen, Wünsche, Arbeitszeitgesetz, Tarifregeln und ständige Ausfälle müssen gleichzeitig aufgehen. Sie kostet jede Woche Stunden, und jeder kurzfristige Ausfall macht die Arbeit teilweise zunichte. Automatisiert wird nicht die fachliche Entscheidung, sondern der Weg dorthin: Ein Planvorschlag entsteht aus Bedarf, Qualifikationen und Wünschen; Arbeitszeitgrenzen und Ruhezeiten werden geprüft; Bei Ausfällen werden geeignete Kräfte automatisch angefragt. Was heute Handarbeit ist — Der Plan entsteht in Excel oder von Hand, Qualifikationen und Wünsche werden im Kopf berücksichtigt — entfällt oder wird auf eine Prüfung reduziert. Die vorhandenen Systeme bleiben und werden angebunden, soweit ihre Fassung Schnittstellen anbietet.
- Heute von Hand: Der Plan entsteht in Excel oder von Hand; Qualifikationen und Wünsche werden im Kopf berücksichtigt; Bei Ausfällen wird telefoniert, bis jemand einspringt; Arbeitszeitgrenzen werden geschätzt statt geprüft.
- Nach der Umsetzung: Ein Planvorschlag entsteht aus Bedarf, Qualifikationen und Wünschen; Arbeitszeitgrenzen und Ruhezeiten werden geprüft; Bei Ausfällen werden geeignete Kräfte automatisch angefragt; Die Führungskraft entscheidet, statt zu rechnen.
- Wo es nicht geht: Der Plan bleibt eine Führungsentscheidung. Wer wann arbeitet, betrifft Menschen und ihre Familien — ein rein rechnerisch optimaler Plan kann sozial verheerend sein. Außerdem sind Betriebsrat und Mitbestimmung zu beachten: Dienstplangestaltung ist mitbestimmungspflichtig, und ein System, das ohne Beteiligung eingeführt wird, ist angreifbar.
- Erstgespräch und Prozessanalyse kosten nichts — Kosten entstehen erst mit der Entscheidung für eine Umsetzung.
- Analyse
- kostenlos
- Erster Baustein
- meist in Tagen
- Bestehende Systeme
- bleiben
So sieht das in der Praxis aus
Aus einem echten Projekt, anonymisiert und auf das Muster reduziert.
Ausfall am Morgen
Vorher
Fällt jemand aus, wird eine halbe Stunde telefoniert, bis Ersatz steht.
Nachher
Geeignete Kräfte werden automatisch angefragt, die erste Zusage bekommt die Schicht.
Ergebnis: die Schicht ist in Minuten besetzt statt nach einer Telefonrunde.
Zahlen und Zeiträume sind Größenordnungen aus vergleichbaren Projekten, keine Zusage für den Einzelfall.
So läuft die Zusammenarbeit ab
Sechs Schritte, von denen der erste nichts kostet.
- 1
Kostenloses Erstgespräch
30 Minuten per Video. Du erzählst, wie dein Unternehmen arbeitet, wir sagen dir, was daran automatisierbar ist — und was nicht. Ohne Verkaufsgespräch.
30 Minuten, kostenlos
- 2
Prozessanalyse
Wir gehen die Abläufe im Detail durch, meist mit den Personen, die sie täglich machen. Ergebnis ist eine Übersicht mit Zeitaufwand je Ablauf und einer Reihenfolge, was sich zuerst lohnt.
60–90 Minuten
- 3
Angebot mit klarem Umfang
Du bekommst schriftlich, was gebaut wird, was es kostet und wie lange es dauert. Keine Pauschalen für „KI-Transformation“, sondern benannte Bausteine.
wenige Tage
- 4
Umsetzung in Etappen
Die erste Automatisierung läuft meist innerhalb weniger Tage. Danach kommt Baustein für Baustein dazu, jeder einzeln nutzbar.
ab wenigen Tagen
- 5
Einweisung
Dein Team lernt, wie die Lösung bedient und angepasst wird. Wir bauen nichts, was ohne uns stillsteht.
im Projekt enthalten
- 6
Betreuung
Auf Wunsch laufende Betreuung: Anpassungen, Überwachung, neue Automatisierungen, wenn sich etwas ändert.
monatlich kündbar
In diesen Branchen lohnt sich dienstplanung besonders
Die Abläufe unterscheiden sich je Branche — hier steht, wie sie dort konkret aussehen.
Häufige Fragen zu dienstplanung
- Was sagt der Betriebsrat dazu?
- Er muss beteiligt werden — Dienstplangestaltung und die Einführung technischer Systeme zur Verhaltens- oder Leistungskontrolle sind mitbestimmungspflichtig. Das früh zu klären, ist billiger, als es später zu reparieren.
- Berücksichtigt das Wünsche der Mitarbeiter?
- Ja, wenn sie erfasst sind. Genau das ist meist der größere Gewinn: Wünsche werden systematisch berücksichtigt statt danach, wer zuletzt gefragt hat.
- Wo funktioniert dienstplanung nicht?
- Der Plan bleibt eine Führungsentscheidung. Wer wann arbeitet, betrifft Menschen und ihre Familien — ein rein rechnerisch optimaler Plan kann sozial verheerend sein. Außerdem sind Betriebsrat und Mitbestimmung zu beachten: Dienstplangestaltung ist mitbestimmungspflichtig, und ein System, das ohne Beteiligung eingeführt wird, ist angreifbar.
- Was kostet es, dienstplanung zu automatisieren?
- Erstgespräch und Prozessanalyse sind kostenlos. Eine Umsetzung beginnt bei uns bei 2.000 Euro netto; je nach Umfang liegen Projekte im Markt zwischen 2.500 und 10.000 Euro einmalig, dazu eine laufende Betreuung im niedrigen bis mittleren dreistelligen Bereich pro Monat. Die Betriebskosten der KI liegen meist im Cent-Bereich je Dokument oder Anfrage. Was in eurem Fall gilt, steht nach der Analyse fest — vorher wäre es geraten.
- Wie schnell läuft das?
- Ein einzelner Ablauf ist häufig innerhalb weniger Tage nutzbar. Umfangreichere Vorhaben mit mehreren Systemen brauchen typischerweise zwei bis vier Wochen bis zum ersten nutzbaren Stand. Wir bauen in Etappen, damit der erste Baustein Nutzen bringt, bevor das Ganze fertig ist.
- Müssen wir dafür unsere Software wechseln?
- Nein. Die vorhandenen Systeme bleiben und werden angebunden, soweit ihre Fassung Schnittstellen anbietet; das prüfen wir vor dem Angebot. Wo eine Anbindung technisch nicht möglich ist, sagen wir das — statt eine Lösung zu bauen, die beim nächsten Update stillsteht.
- Ab wann lohnt sich das?
- Als Faustregel: Wenn ein Ablauf mehr als drei Stunden Handarbeit pro Woche bindet, lohnt die Prüfung. Entscheidend ist nicht die Betriebsgröße, sondern die Wiederholung — ein Fünf-Personen-Betrieb mit vielen gleichartigen Vorgängen profitiert früher als ein größerer mit lauter Einzelfällen.
- Was passiert mit unseren Daten?
- Verarbeitet wird nur, was der Ablauf braucht, und es wird vorher schriftlich festgehalten, welche Daten das sind, wo sie liegen und wer Zugriff hat. Wo die Aufgabe es erlaubt, bleiben Daten im Unternehmen oder auf Servern in der EU. Für die Zusammenarbeit gibt es einen Auftragsverarbeitungsvertrag, und die Daten werden nicht zum Training von Modellen verwendet.
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Was kostet euch dienstplanung im Jahr?
30 Minuten per Video, kostenlos und ohne Verkaufsgespräch. Du erzählst, wie der Ablauf bei euch läuft — wir rechnen aus, was er kostet und ob sich eine Automatisierung lohnt.