Eine Wissensdatenbank, die tatsächlich benutzt wird
Wir messen, was dieser Ablauf euch im Jahr an Arbeitszeit kostet, und automatisieren ihn, wenn sich der Aufwand rechnet. Über 200 betreute Kunden, über 2.000 umgesetzte Automatisierungen und KI-Lösungen.
Lässt sich wissensdatenbank automatisieren?
Betriebswissen steckt in Köpfen, alten Mails und Ordnern. Wenn jemand geht, geht es mit. Die übliche Antwort — ein Wiki — scheitert fast immer daran, dass niemand es pflegt und niemand darin sucht, weil Fragen schneller an Kollegen gestellt sind. Automatisiert wird nicht die fachliche Entscheidung, sondern der Weg dorthin: Gefragt wird in normaler Sprache, nicht über Ordnerstrukturen; Geantwortet wird aus den echten Unterlagen, mit Quellenangabe; Was nicht beantwortbar ist, wird als Lücke sichtbar. Was heute Handarbeit ist — Wissen wird per Zuruf und Mail weitergegeben, Ein Wiki existiert, ist aber veraltet — entfällt oder wird auf eine Prüfung reduziert. Die vorhandenen Systeme bleiben und werden angebunden, soweit ihre Fassung Schnittstellen anbietet.
- Heute von Hand: Wissen wird per Zuruf und Mail weitergegeben; Ein Wiki existiert, ist aber veraltet; Dieselben Fragen werden immer wieder gestellt; Bei Personalwechsel geht Wissen verloren.
- Nach der Umsetzung: Gefragt wird in normaler Sprache, nicht über Ordnerstrukturen; Geantwortet wird aus den echten Unterlagen, mit Quellenangabe; Was nicht beantwortbar ist, wird als Lücke sichtbar; Neue Antworten fließen zurück in den Bestand.
- Wo es nicht geht: Ohne Inhalte funktioniert nichts. Wo es keine Dokumentation gibt, kann keine Wissensdatenbank entstehen — sie erfindet dann Antworten, was schlimmer ist als keine Antwort. Der erste Schritt ist deshalb oft, das vorhandene Wissen überhaupt einmal aufzuschreiben. Und veraltete Inhalte müssen erkennbar sein, sonst werden alte Regeln als aktuelle ausgegeben.
- Erstgespräch und Prozessanalyse kosten nichts — Kosten entstehen erst mit der Entscheidung für eine Umsetzung.
- Analyse
- kostenlos
- Erster Baustein
- meist in Tagen
- Bestehende Systeme
- bleiben
So sieht das in der Praxis aus
Aus einem echten Projekt, anonymisiert und auf das Muster reduziert.
Wiederkehrende interne Fragen
Vorher
Neue Mitarbeiter fragen erfahrene Kollegen; jede Frage unterbricht zwei Personen.
Nachher
Die Frage wird in normaler Sprache gestellt und aus den eigenen Unterlagen beantwortet, mit Verweis auf die Quelle.
Ergebnis: weniger Unterbrechungen, und das Wissen bleibt im Betrieb.
Zahlen und Zeiträume sind Größenordnungen aus vergleichbaren Projekten, keine Zusage für den Einzelfall.
So läuft die Zusammenarbeit ab
Sechs Schritte, von denen der erste nichts kostet.
- 1
Kostenloses Erstgespräch
30 Minuten per Video. Du erzählst, wie dein Unternehmen arbeitet, wir sagen dir, was daran automatisierbar ist — und was nicht. Ohne Verkaufsgespräch.
30 Minuten, kostenlos
- 2
Prozessanalyse
Wir gehen die Abläufe im Detail durch, meist mit den Personen, die sie täglich machen. Ergebnis ist eine Übersicht mit Zeitaufwand je Ablauf und einer Reihenfolge, was sich zuerst lohnt.
60–90 Minuten
- 3
Angebot mit klarem Umfang
Du bekommst schriftlich, was gebaut wird, was es kostet und wie lange es dauert. Keine Pauschalen für „KI-Transformation“, sondern benannte Bausteine.
wenige Tage
- 4
Umsetzung in Etappen
Die erste Automatisierung läuft meist innerhalb weniger Tage. Danach kommt Baustein für Baustein dazu, jeder einzeln nutzbar.
ab wenigen Tagen
- 5
Einweisung
Dein Team lernt, wie die Lösung bedient und angepasst wird. Wir bauen nichts, was ohne uns stillsteht.
im Projekt enthalten
- 6
Betreuung
Auf Wunsch laufende Betreuung: Anpassungen, Überwachung, neue Automatisierungen, wenn sich etwas ändert.
monatlich kündbar
In diesen Branchen lohnt sich wissensdatenbank besonders
Die Abläufe unterscheiden sich je Branche — hier steht, wie sie dort konkret aussehen.
Häufige Fragen zu wissensdatenbank
- Was, wenn die Antwort falsch ist?
- Deshalb gehört zu jeder Antwort die Quelle, damit man nachsehen kann. Und bei Unsicherheit muss das System sagen, dass es die Antwort nicht hat. Ein Assistent, der immer eine Antwort gibt, ist gefährlicher als einer, der schweigt.
- Sieht jeder alles?
- Nein — Zugriffsrechte gelten weiter. Personalunterlagen, Kalkulationen und Verträge bleiben auf die Kreise beschränkt, die sie heute schon sehen dürfen. Das gehört vor dem Aufbau festgelegt.
- Wo funktioniert wissensdatenbank nicht?
- Ohne Inhalte funktioniert nichts. Wo es keine Dokumentation gibt, kann keine Wissensdatenbank entstehen — sie erfindet dann Antworten, was schlimmer ist als keine Antwort. Der erste Schritt ist deshalb oft, das vorhandene Wissen überhaupt einmal aufzuschreiben. Und veraltete Inhalte müssen erkennbar sein, sonst werden alte Regeln als aktuelle ausgegeben.
- Was kostet es, wissensdatenbank zu automatisieren?
- Erstgespräch und Prozessanalyse sind kostenlos. Eine Umsetzung beginnt bei uns bei 2.000 Euro netto; je nach Umfang liegen Projekte im Markt zwischen 2.500 und 10.000 Euro einmalig, dazu eine laufende Betreuung im niedrigen bis mittleren dreistelligen Bereich pro Monat. Die Betriebskosten der KI liegen meist im Cent-Bereich je Dokument oder Anfrage. Was in eurem Fall gilt, steht nach der Analyse fest — vorher wäre es geraten.
- Wie schnell läuft das?
- Ein einzelner Ablauf ist häufig innerhalb weniger Tage nutzbar. Umfangreichere Vorhaben mit mehreren Systemen brauchen typischerweise zwei bis vier Wochen bis zum ersten nutzbaren Stand. Wir bauen in Etappen, damit der erste Baustein Nutzen bringt, bevor das Ganze fertig ist.
- Müssen wir dafür unsere Software wechseln?
- Nein. Die vorhandenen Systeme bleiben und werden angebunden, soweit ihre Fassung Schnittstellen anbietet; das prüfen wir vor dem Angebot. Wo eine Anbindung technisch nicht möglich ist, sagen wir das — statt eine Lösung zu bauen, die beim nächsten Update stillsteht.
- Ab wann lohnt sich das?
- Als Faustregel: Wenn ein Ablauf mehr als drei Stunden Handarbeit pro Woche bindet, lohnt die Prüfung. Entscheidend ist nicht die Betriebsgröße, sondern die Wiederholung — ein Fünf-Personen-Betrieb mit vielen gleichartigen Vorgängen profitiert früher als ein größerer mit lauter Einzelfällen.
- Was passiert mit unseren Daten?
- Verarbeitet wird nur, was der Ablauf braucht, und es wird vorher schriftlich festgehalten, welche Daten das sind, wo sie liegen und wer Zugriff hat. Wo die Aufgabe es erlaubt, bleiben Daten im Unternehmen oder auf Servern in der EU. Für die Zusammenarbeit gibt es einen Auftragsverarbeitungsvertrag, und die Daten werden nicht zum Training von Modellen verwendet.
Das könnte dich auch interessieren
Was kostet euch wissensdatenbank im Jahr?
30 Minuten per Video, kostenlos und ohne Verkaufsgespräch. Du erzählst, wie der Ablauf bei euch läuft — wir rechnen aus, was er kostet und ob sich eine Automatisierung lohnt.