Was kostet eine KI-Agentur? Die Zahlen, die im Markt tatsächlich gelten
Marktübliche Preisrahmen, die Faktoren, die den Preis treiben, und eine Rechnung, mit der du vorher prüfen kannst, ob sich ein Vorhaben überhaupt lohnt. Erstgespräch und Prozessanalyse sind bei uns kostenlos.
Was kostet die Zusammenarbeit mit einer KI-Agentur?
Im deutschsprachigen Markt liegen einmalige Einrichtungsprojekte je nach Umfang meist zwischen 2.500 und 10.000 Euro; einzelne Anbieter nennen für einfache Automatisierungen ab 2.500 Euro und für aufwendigere Systeme mit mehreren Bausteinen ab 9.500 Euro. Dazu kommt in der Regel eine laufende Betreuung im niedrigen bis mittleren dreistelligen Bereich pro Monat sowie geringe Kosten je Vorgang für die genutzten KI-Dienste, meist im Cent-Bereich pro Dokument oder Anfrage. Beratung wird von klassischen Häusern über Tagessätze abgerechnet, üblicherweise vierstellig. Bei uns sind Erstgespräch und Prozessanalyse kostenlos — Kosten entstehen erst mit der Entscheidung für eine Umsetzung.
- Einmalige Einrichtung: im Markt meist 2.500 bis 10.000 Euro, abhängig von Anzahl der Systeme und Zahl der Sonderfälle.
- Laufende Betreuung: niedriger bis mittlerer dreistelliger Betrag pro Monat, meist monatlich kündbar.
- Betriebskosten der KI: Cent-Beträge je Dokument oder Anfrage, bei üblichen Mengen zweistellig bis niedrig dreistellig pro Monat.
- Erstgespräch und Analyse bei uns: kostenlos, das Ergebnis bleibt bei euch, auch ohne Beauftragung.
- Einrichtung im Markt
- 2.500–10.000 €
- Betreuung
- dreistellig pro Monat
- Analyse bei uns
- 0 €
Was kostet euch ein Ablauf im Jahr?
Die Rechnung, die wir in jeder Prozessanalyse aufstellen — hier zum Selbstausprobieren. Gerechnet wird mit 46 Arbeitswochen im Jahr.
- Zeitaufwand im Jahr
- 245 Stunden
- Personalkosten im Jahr
- 11.040 €
- Davon einsparbar
- 7.728 €
- Investition wieder drin nach
- 6,2 Monaten
Rechenweg: Vorgänge pro Woche × Minuten je Vorgang × 46 Wochen ÷ 60 = Stunden im Jahr. Mal Personalkosten je Stunde ergibt die Jahreskosten. Der eingestellte Anteil davon ist die Ersparnis. Investition geteilt durch Ersparnis ergibt die Zeit bis zur Amortisation. Die Zahlen sind eine Schätzung, kein Angebot — der tatsächliche Anteil steht erst nach der Analyse fest.
Drei Größenordnungen im Vergleich
Marktübliche Rahmen nach Umfang. Die Zahlen stammen aus öffentlich einsehbaren Preisangaben von Anbietern im deutschsprachigen Raum, Stand August 2026.
| Kriterium | Einfache Automatisierung | Mehrere Abläufe | KI-Assistent auf eigenen Daten |
|---|---|---|---|
| Typischer Marktpreis (einmalig) | ab etwa 2.500 € | etwa 4.000–10.000 € | ab etwa 5.000 € |
| Beteiligte Systeme | eines bis zwei | drei und mehr | Dokumentenablage plus Fachsystem |
| Dauer bis zum Einsatz | Tage | zwei bis vier Wochen | zwei bis sechs Wochen |
| Laufende Kosten | gering | Betreuung dreistellig pro Monat | Betreuung plus Kosten je Anfrage |
| Wann es sich rechnet | ab etwa 3 Stunden Handarbeit pro Woche | ab etwa 8 Stunden pro Woche | wenn Wissen ständig gesucht wird |
Kein Angebot: Was in einem konkreten Fall gilt, steht erst nach der Prozessanalyse fest.
So lösen wir das.
Maßgeschneidert für dein Business, implementiert von Experten, gebaut, um sofort zu liefern.
Zahl der beteiligten Systeme
Jedes zusätzliche Programm, das angebunden werden muss, kostet Aufwand: Zugänge, Datenfelder, Sonderfälle. Ein Ablauf innerhalb eines Systems ist deutlich günstiger als einer über vier.
Zahl der Ausnahmen
Der Preis entsteht nicht am Normalfall, sondern an den Ausnahmen. Ein Ablauf mit fünf Sonderregeln ist schnell doppelt so teuer wie einer mit klarer Linie.
Datenqualität
Wenn Kundendaten dreifach in unterschiedlicher Schreibweise vorliegen, muss das vorher aufgeräumt werden. Diese Vorarbeit wird oft unterschätzt.
Freigaben und Nachweise
Wo Vorgänge dokumentiert oder von mehreren Personen freigegeben werden müssen, steigt der Aufwand — dafür sinkt das Risiko.
Häufige Fragen zu Kosten und Preisen
- Warum nennt kaum eine Agentur Festpreise?
- Weil der Preis am Ablauf hängt, nicht am Produkt. Zwei Betriebe mit derselben Aufgabe können sich im Aufwand um das Dreifache unterscheiden, wenn einer vier Systeme und zwölf Sonderfälle hat. Seriös ist ein Preis erst nach der Analyse — vorher ist es geraten.
- Was kostet die Prozessanalyse?
- Bei uns nichts. Erstgespräch und Analyse sind kostenlos, und die Auswertung bleibt bei euch, auch wenn ihr nicht mit uns weitermacht. Am Markt wird für vergleichbare Beratungsleistung meist ein Tagessatz im vierstelligen Bereich berechnet.
- Ab welcher Ersparnis lohnt sich eine Automatisierung?
- Als Faustregel: Wenn ein Ablauf mehr als drei Stunden Handarbeit pro Woche bindet, ist die Prüfung lohnend. Bei 40 Vorgängen pro Woche à 8 Minuten und 45 Euro Personalkosten je Stunde entstehen rund 11.000 Euro Kosten im Jahr — davon lassen sich in der Praxis oft 60 bis 80 Prozent einsparen. Der Rechner auf dieser Seite zeigt euren eigenen Fall.
- Welche laufenden Kosten entstehen für die KI selbst?
- Bei den üblichen Modellen liegen die Kosten pro verarbeitetem Dokument oder pro Anfrage im Cent-Bereich. Bei einigen hundert Vorgängen im Monat bewegt sich das im zweistelligen bis niedrigen dreistelligen Bereich. Das ist selten der entscheidende Posten — die Einrichtung ist es.
- Gibt es Förderung für solche Vorhaben?
- Je nach Bundesland und Unternehmensgröße gibt es Programme für Digitalisierungs- und Beratungsvorhaben. Ob eines auf euer Vorhaben passt, hängt von Standort, Zeitpunkt und Antragsweg ab. Wir sagen im Gespräch, was aus unserer Erfahrung in Frage kommt; die Antragstellung klärt ihr mit der zuständigen Stelle.
- Was passiert, wenn das Vorhaben teurer wird als geplant?
- Deshalb bauen wir in Etappen. Der erste Baustein ist klein, hat einen festen Umfang und ist für sich nutzbar. Erst danach wird über den nächsten entschieden. So gibt es kein Projekt, das nach halber Strecke Geld gekostet hat, ohne etwas zu liefern.
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Im kostenlosen Erstgespräch stellen wir die Rechnung für deinen konkreten Ablauf auf — mit euren Zahlen, nicht mit Marktdurchschnitten.