Kalkulation und Nachkalkulation automatisieren
Wir messen, was dieser Ablauf euch im Jahr an Arbeitszeit kostet, und automatisieren ihn, wenn sich der Aufwand rechnet. Über 200 betreute Kunden, über 2.000 umgesetzte Automatisierungen und KI-Lösungen.
Lässt sich kalkulation automatisieren?
Viele Betriebe kalkulieren auf Erfahrung, weil die Nachkalkulation fehlt. Ob ein Auftrag Geld gebracht hat, weiß man nur, wenn jemand hinterher Stunden und Material zusammenrechnet — und genau das macht niemand. Das Ergebnis: Preise, die auf Gefühl beruhen, und Aufträge, bei denen erst am Jahresende auffällt, dass sie sich nicht gerechnet haben. Automatisiert wird nicht die fachliche Entscheidung, sondern der Weg dorthin: Stunden, Material und Fremdleistung laufen laufend auf den Auftrag; Die Nachkalkulation steht bei Abschluss automatisch bereit; Abweichungen zwischen Kalkulation und Ist werden sichtbar. Was heute Handarbeit ist — Kalkuliert wird mit Erfahrungswerten und alten Angeboten, Stunden und Material laufen nicht sauber auf den Auftrag — entfällt oder wird auf eine Prüfung reduziert. Die vorhandenen Systeme bleiben und werden angebunden, soweit ihre Fassung Schnittstellen anbietet.
- Heute von Hand: Kalkuliert wird mit Erfahrungswerten und alten Angeboten; Stunden und Material laufen nicht sauber auf den Auftrag; Nachkalkulation findet selten oder nie statt; Preisanpassungen erfolgen pauschal statt nach Zahlen.
- Nach der Umsetzung: Stunden, Material und Fremdleistung laufen laufend auf den Auftrag; Die Nachkalkulation steht bei Abschluss automatisch bereit; Abweichungen zwischen Kalkulation und Ist werden sichtbar; Die nächste Kalkulation nutzt die echten Werte.
- Wo es nicht geht: Ohne saubere Erfassung ist jede Nachkalkulation wertlos. Wenn Stunden geschätzt und Material nicht zugeordnet wird, rechnet man mit Zahlen, die nicht stimmen — das ist schlimmer als gar nicht zu rechnen, weil man den falschen Zahlen glaubt. Erst die Erfassung, dann die Auswertung.
- Erstgespräch und Prozessanalyse kosten nichts — Kosten entstehen erst mit der Entscheidung für eine Umsetzung.
- Analyse
- kostenlos
- Erster Baustein
- meist in Tagen
- Bestehende Systeme
- bleiben
So sieht das in der Praxis aus
Aus einem echten Projekt, anonymisiert und auf das Muster reduziert.
Nachkalkulation
Vorher
Ob ein Auftrag Geld gebracht hat, weiß niemand genau; die nächste Kalkulation folgt dem Gefühl.
Nachher
Bei Abschluss steht der Vergleich zwischen Kalkulation und Ist, inklusive der Positionen, die aus dem Ruder liefen.
Ergebnis: der nächste Preis wird auf Zahlen gemacht.
Zahlen und Zeiträume sind Größenordnungen aus vergleichbaren Projekten, keine Zusage für den Einzelfall.
So läuft die Zusammenarbeit ab
Sechs Schritte, von denen der erste nichts kostet.
- 1
Kostenloses Erstgespräch
30 Minuten per Video. Du erzählst, wie dein Unternehmen arbeitet, wir sagen dir, was daran automatisierbar ist — und was nicht. Ohne Verkaufsgespräch.
30 Minuten, kostenlos
- 2
Prozessanalyse
Wir gehen die Abläufe im Detail durch, meist mit den Personen, die sie täglich machen. Ergebnis ist eine Übersicht mit Zeitaufwand je Ablauf und einer Reihenfolge, was sich zuerst lohnt.
60–90 Minuten
- 3
Angebot mit klarem Umfang
Du bekommst schriftlich, was gebaut wird, was es kostet und wie lange es dauert. Keine Pauschalen für „KI-Transformation“, sondern benannte Bausteine.
wenige Tage
- 4
Umsetzung in Etappen
Die erste Automatisierung läuft meist innerhalb weniger Tage. Danach kommt Baustein für Baustein dazu, jeder einzeln nutzbar.
ab wenigen Tagen
- 5
Einweisung
Dein Team lernt, wie die Lösung bedient und angepasst wird. Wir bauen nichts, was ohne uns stillsteht.
im Projekt enthalten
- 6
Betreuung
Auf Wunsch laufende Betreuung: Anpassungen, Überwachung, neue Automatisierungen, wenn sich etwas ändert.
monatlich kündbar
In diesen Branchen lohnt sich kalkulation besonders
Die Abläufe unterscheiden sich je Branche — hier steht, wie sie dort konkret aussehen.
Häufige Fragen zu kalkulation
- Kann eine KI unsere Preise festlegen?
- Nein. Sie kann Vergleichsprojekte finden, Abweichungen zeigen und Grundlagen liefern. Was ein Auftrag kosten darf, hängt von Auslastung, Wettbewerb und Risiko ab — das sind unternehmerische Entscheidungen.
- Wie lange dauert es, bis wir belastbare Werte haben?
- Ein bis zwei Quartale mit sauberer Erfassung. Vorher gibt es Momentaufnahmen, keine Grundlage. Wer nach vier Wochen Preise umstellt, arbeitet mit Zufall.
- Wo funktioniert kalkulation nicht?
- Ohne saubere Erfassung ist jede Nachkalkulation wertlos. Wenn Stunden geschätzt und Material nicht zugeordnet wird, rechnet man mit Zahlen, die nicht stimmen — das ist schlimmer als gar nicht zu rechnen, weil man den falschen Zahlen glaubt. Erst die Erfassung, dann die Auswertung.
- Was kostet es, kalkulation zu automatisieren?
- Erstgespräch und Prozessanalyse sind kostenlos. Eine Umsetzung beginnt bei uns bei 2.000 Euro netto; je nach Umfang liegen Projekte im Markt zwischen 2.500 und 10.000 Euro einmalig, dazu eine laufende Betreuung im niedrigen bis mittleren dreistelligen Bereich pro Monat. Die Betriebskosten der KI liegen meist im Cent-Bereich je Dokument oder Anfrage. Was in eurem Fall gilt, steht nach der Analyse fest — vorher wäre es geraten.
- Wie schnell läuft das?
- Ein einzelner Ablauf ist häufig innerhalb weniger Tage nutzbar. Umfangreichere Vorhaben mit mehreren Systemen brauchen typischerweise zwei bis vier Wochen bis zum ersten nutzbaren Stand. Wir bauen in Etappen, damit der erste Baustein Nutzen bringt, bevor das Ganze fertig ist.
- Müssen wir dafür unsere Software wechseln?
- Nein. Die vorhandenen Systeme bleiben und werden angebunden, soweit ihre Fassung Schnittstellen anbietet; das prüfen wir vor dem Angebot. Wo eine Anbindung technisch nicht möglich ist, sagen wir das — statt eine Lösung zu bauen, die beim nächsten Update stillsteht.
- Ab wann lohnt sich das?
- Als Faustregel: Wenn ein Ablauf mehr als drei Stunden Handarbeit pro Woche bindet, lohnt die Prüfung. Entscheidend ist nicht die Betriebsgröße, sondern die Wiederholung — ein Fünf-Personen-Betrieb mit vielen gleichartigen Vorgängen profitiert früher als ein größerer mit lauter Einzelfällen.
- Was passiert mit unseren Daten?
- Verarbeitet wird nur, was der Ablauf braucht, und es wird vorher schriftlich festgehalten, welche Daten das sind, wo sie liegen und wer Zugriff hat. Wo die Aufgabe es erlaubt, bleiben Daten im Unternehmen oder auf Servern in der EU. Für die Zusammenarbeit gibt es einen Auftragsverarbeitungsvertrag, und die Daten werden nicht zum Training von Modellen verwendet.
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Was kostet euch kalkulation im Jahr?
30 Minuten per Video, kostenlos und ohne Verkaufsgespräch. Du erzählst, wie der Ablauf bei euch läuft — wir rechnen aus, was er kostet und ob sich eine Automatisierung lohnt.