KI und Automatisierung für Agenturen und Dienstleister
Wir zeigen dir, welche Abläufe in eurem Betrieb wie viel Zeit kosten und was davon eine Software übernehmen kann — und setzen es um. Über 200 betreute Kunden, über 2.000 umgesetzte Automatisierungen und KI-Lösungen.
Wo lohnt sich KI für Agenturen und Dienstleister?
Agenturen verkaufen Zeit und verlieren sie an Verwaltung: Angebote, Abstimmungen, Zeiterfassung, Abrechnung, Nachfassen. Weil alles projektbezogen läuft, sind die Daten über mehrere Werkzeuge verteilt und werden am Monatsende von Hand zusammengeführt. Für Automatisierung heißt das: Die größten Hebel liegen für Agenturen und Dienstleister nicht in der Fachaufgabe, sondern in den wiederkehrenden Abläufen davor und danach — Angebote und Leistungsbeschreibungen erstellen, Zeiterfassung und Abrechnung, Freigabeschleifen mit Kunden. Wir nehmen diese Abläufe in einer kostenlosen Prozessanalyse auf, rechnen aus, was sie im Jahr kosten, und automatisieren die, bei denen sich der Aufwand rechnet. Die vorhandenen Systeme bleiben und werden angebunden.
- Abläufe mit dem größten Zeitanteil: Angebote und Leistungsbeschreibungen erstellen, Zeiterfassung und Abrechnung, Freigabeschleifen mit Kunden, Nachfassen bei offenen Angeboten, Reporting an Kunden.
- In dieser Branche übliche Systeme: Projektwerkzeuge wie Asana, Notion oder Jira; Zeiterfassung; Buchhaltung wie sevDesk, lexoffice oder DATEV; CRM oder Tabellen für die Pipeline. Ob und wie ein System angebunden werden kann, prüfen wir vor dem Angebot.
- Erstgespräch und Prozessanalyse kosten nichts — Kosten entstehen erst mit der Entscheidung für eine Umsetzung.
- Gebaut wird in Etappen: der erste Baustein ist für sich nutzbar, meist innerhalb weniger Tage.
- Analyse
- kostenlos
- Erster Baustein
- meist in Tagen
- Bestehende Systeme
- bleiben
Beispiele für Agenturen und Dienstleister
Aus echten Projekten, anonymisiert und auf das Muster reduziert.
Projektabrechnung
Vorher
Stunden werden in einem Werkzeug erfasst, Rechnungen in einem anderen geschrieben, die Übernahme passiert am Monatsende von Hand.
Nachher
Erfasste Leistungen werden zur Rechnung zusammengestellt, Abweichungen zum Angebot werden angezeigt.
Ergebnis: die Abrechnung dauert Minuten statt eines Arbeitstages.
Kundenreporting
Vorher
Berichte werden monatlich aus mehreren Quellen zusammengetragen und formatiert.
Nachher
Der Bericht entsteht automatisch aus den Daten und wird nur noch kommentiert.
Ergebnis: aus einem halben Tag wird eine halbe Stunde.
So läuft die Zusammenarbeit ab
Sechs Schritte, von denen der erste nichts kostet.
- 1
Kostenloses Erstgespräch
30 Minuten per Video. Du erzählst, wie dein Unternehmen arbeitet, wir sagen dir, was daran automatisierbar ist — und was nicht. Ohne Verkaufsgespräch.
30 Minuten, kostenlos
- 2
Prozessanalyse
Wir gehen die Abläufe im Detail durch, meist mit den Personen, die sie täglich machen. Ergebnis ist eine Übersicht mit Zeitaufwand je Ablauf und einer Reihenfolge, was sich zuerst lohnt.
60–90 Minuten
- 3
Angebot mit klarem Umfang
Du bekommst schriftlich, was gebaut wird, was es kostet und wie lange es dauert. Keine Pauschalen für „KI-Transformation“, sondern benannte Bausteine.
wenige Tage
- 4
Umsetzung in Etappen
Die erste Automatisierung läuft meist innerhalb weniger Tage. Danach kommt Baustein für Baustein dazu, jeder einzeln nutzbar.
ab wenigen Tagen
- 5
Einweisung
Dein Team lernt, wie die Lösung bedient und angepasst wird. Wir bauen nichts, was ohne uns stillsteht.
im Projekt enthalten
- 6
Betreuung
Auf Wunsch laufende Betreuung: Anpassungen, Überwachung, neue Automatisierungen, wenn sich etwas ändert.
monatlich kündbar
Das liefern wir.
Abläufe, die sich für Agenturen und Dienstleister zuerst lohnen
Je Ablauf: was heute von Hand passiert, was danach übrig bleibt und wo die Grenze liegt.
Häufige Fragen für Agenturen und Dienstleister
- Wir sind selbst Dienstleister — warum sollten wir das nicht selbst bauen?
- Könnt ihr, und einige tun es. Der Unterschied ist die Priorität: Interne Vorhaben verlieren gegen Kundenprojekte, und was halb fertig ist, wird nicht benutzt. Wenn ihr es selbst baut, ist unser Beitrag am sinnvollsten in der Analyse — welcher Ablauf zuerst und warum.
- Was kostet Automatisierung für Agenturen und Dienstleister?
- Erstgespräch und Prozessanalyse sind kostenlos. Eine Umsetzung beginnt bei uns bei 2.000 Euro netto; je nach Umfang liegen Projekte im Markt zwischen 2.500 und 10.000 Euro einmalig, dazu eine laufende Betreuung im niedrigen bis mittleren dreistelligen Bereich pro Monat. Was in eurem Fall gilt, steht nach der Analyse fest — vorher wäre es geraten.
- Wie schnell läuft der erste Ablauf?
- Häufig innerhalb weniger Tage. Umfangreichere Vorhaben mit mehreren Systemen brauchen typischerweise zwei bis vier Wochen bis zum ersten nutzbaren Stand. Wir bauen bewusst in Etappen, damit der erste Baustein Nutzen bringt, bevor das Ganze fertig ist.
- Müssen wir unsere Software wechseln?
- Nein. Die in eurer Branche üblichen Systeme — Projektwerkzeuge wie Asana, Notion oder Jira; Zeiterfassung; Buchhaltung wie sevDesk, lexoffice oder DATEV; CRM oder Tabellen für die Pipeline — bleiben, wie sie sind. Die Automatisierung wird daran angebunden, soweit die jeweilige Fassung Schnittstellen anbietet; das prüfen wir vor dem Angebot.
- Ab welcher Betriebsgröße lohnt sich das?
- Es hängt nicht an der Mitarbeiterzahl, sondern an der Wiederholung. Als Faustregel: Wenn ein Ablauf mehr als drei Stunden Handarbeit pro Woche bindet, lohnt die Prüfung. Das gilt für den Fünf-Personen-Betrieb genauso wie für ein Unternehmen mit 200 Beschäftigten.
- Was passiert mit unseren Daten?
- Verarbeitet wird nur, was der jeweilige Ablauf braucht, und es wird vorher schriftlich festgehalten, welche Daten das sind, wo sie liegen und wer Zugriff hat. Wo die Aufgabe es erlaubt, bleiben Daten im Unternehmen oder auf Servern in der EU. Für die Zusammenarbeit gibt es einen Auftragsverarbeitungsvertrag.
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30 Minuten per Video, kostenlos und ohne Verkaufsgespräch. Du erzählst, wie euer Betrieb arbeitet — wir sagen dir, welcher Ablauf sich zuerst rechnet.