KI-Automatisierung für Unternehmen — an den Stellen, an denen sie sich rechnet
Nicht jeder Ablauf braucht KI. Wir finden die, bei denen sie den Unterschied macht, und bauen sie in eure bestehenden Systeme ein. Über 2.000 umgesetzte Automatisierungen und KI-Lösungen.
Was ist KI-Automatisierung?
KI-Automatisierung bedeutet, dass ein Arbeitsablauf nicht nur nach festen Regeln abläuft, sondern Schritte enthält, die eine Entscheidung oder ein Verständnis von Inhalt erfordern. Klassische Automatisierung kann Daten weitergeben, wenn eine Bedingung erfüllt ist. KI-Automatisierung kann zusätzlich lesen, einordnen und formulieren: Sie erkennt, was auf einer Rechnung steht, ordnet eine Kundenanfrage dem richtigen Vorgang zu, fasst ein Protokoll zusammen oder erstellt aus wenigen Angaben einen Angebotstext. Beides wird in der Praxis kombiniert — der regelbasierte Teil übernimmt den Transport, der KI-Teil das Verstehen.
- Regel statt KI, wo es reicht: Feste Abläufe werden regelbasiert gebaut — das ist günstiger, schneller und nachvollziehbar.
- KI dort, wo Inhalt verstanden werden muss: Belege lesen, Anfragen einordnen, Texte erzeugen, Unterlagen durchsuchen.
- Immer mit Kontrollpunkt: Bei allem, was nach außen geht oder Geld bewegt, bleibt eine Freigabe durch einen Menschen.
- Anbindung statt Neubau: Die Automatisierung wird an das gesetzt, was im Betrieb schon läuft.
- Erste Automatisierung
- meist in Tagen
- Umgesetzte Lösungen
- über 2.000
- Analyse vorab
- kostenlos
Das kennst du.
Die typischen Zeitfresser, die dich Tag für Tag aufhalten.
Daten werden von Hand umgetragen
Aus der Mail in die Tabelle, aus der Tabelle ins System. Jeder Übertrag kostet Minuten und erzeugt Fehler, die später gesucht werden müssen.
Gleiche Anfragen, immer neu beantwortet
Preise, Termine, Zuständigkeiten. Dieselben Fragen landen täglich im Postfach und werden jedes Mal von Hand beantwortet.
Wissen liegt in Köpfen und Ordnern
Was gilt für welchen Kunden, was stand im letzten Angebot? Die Antwort existiert, aber niemand findet sie schnell genug.
So lösen wir das.
Maßgeschneidert für dein Business, implementiert von Experten, gebaut, um sofort zu liefern.
Belege und Dokumente lesen lassen
Rechnungen, Lieferscheine, Verträge, Formulare: Die Inhalte werden erkannt, geprüft und ins richtige System übergeben — mit Kontrollpunkt bei Auffälligkeiten.
Anfragen einordnen und beantworten
Eingehende Mails und Nachrichten werden erkannt, dem richtigen Vorgang zugeordnet und mit einem Vorschlag beantwortet. Der Mensch prüft und schickt ab.
Texte aus eigenen Vorlagen erzeugen
Angebote, Protokolle, Berichte entstehen aus wenigen Angaben und eurem eigenen Material — nicht aus allgemeinen Formulierungen aus dem Internet.
Eigene Unterlagen durchsuchbar machen
Ein Assistent, der auf Preislisten, Verträgen, Protokollen und Handbüchern arbeitet und Fragen des Teams in Sekunden beantwortet, mit Verweis auf die Quelle.
Vier Abläufe, vorher und nachher
Aus Projekten der letzten Jahre, anonymisiert und auf das Muster reduziert.
Eingangsrechnungen
Vorher
Jede Rechnung wird geöffnet, Betrag und Lieferant abgetippt, Kostenstelle gesetzt, Datei umbenannt und abgelegt.
Nachher
Die Rechnung wird gelesen, Lieferant und Betrag erkannt, gegen die Bestellung geprüft und vorbereitet abgelegt. Abweichungen gehen an einen Menschen.
Ergebnis: aus Minuten pro Rechnung werden Sekunden — bei gleichbleibender Prüfung.
Angebote schreiben
Vorher
Altes Angebot suchen, Textbausteine kopieren, Preise nachschauen, Zahlen anpassen, Korrektur lesen.
Nachher
Aus den Angaben zum Auftrag entsteht ein vollständiger Angebotstext mit den eigenen Bausteinen und aktuellen Preisen. Geprüft und verschickt wird von Hand.
Ergebnis: die Angebotserstellung fällt von Stunden auf Minuten.
Kundenanfragen im Postfach
Vorher
Alle Anfragen laufen in ein Sammelpostfach, jemand sortiert, ordnet zu und beantwortet nach Gefühl der Reihenfolge.
Nachher
Anfragen werden erkannt, dem Kunden und Vorgang zugeordnet, mit Antwortvorschlag versehen und an die zuständige Person gelegt.
Ergebnis: nichts bleibt liegen, Antwortzeiten werden planbar.
Kennzahlen und Berichte
Vorher
Am Monatsanfang werden Daten aus mehreren Programmen exportiert, in Excel zusammengeführt und aufbereitet.
Nachher
Die Zahlen laufen automatisch zusammen und stehen jederzeit aktuell in einer Übersicht, mit Hinweis bei Auffälligkeiten.
Ergebnis: der Monatsabschluss beginnt nicht mehr mit Datensammeln.
Klassische Automatisierung oder KI-Automatisierung?
Die Frage entscheidet über Aufwand und Kosten — und wird in der Analyse für jeden Ablauf einzeln beantwortet.
| Kriterium | Klassische Automatisierung | KI-Automatisierung |
|---|---|---|
| Grundlage | feste Regeln, wenn-dann | Verständnis von Inhalt und Zusammenhang |
| Typische Aufgabe | Daten weitergeben, Termine anstoßen, Dateien ablegen | lesen, einordnen, formulieren, zusammenfassen |
| Umgang mit Ausnahmen | bricht ab oder braucht eine neue Regel | erkennt Abweichung und legt sie vor |
| Nachvollziehbarkeit | vollständig, Schritt für Schritt | Entscheidung muss begründet und geprüft werden |
| Kosten im Betrieb | sehr niedrig | je Vorgang geringe Kosten |
| Wann sinnvoll | wenn der Ablauf immer gleich ist | wenn Inhalte unterschiedlich sind oder Sprache im Spiel ist |
Das liefern wir.
Häufige Fragen
- Was kostet KI-Automatisierung?
- Die Prozessanalyse und das Erstgespräch sind kostenlos. Die Umsetzung liegt im deutschen Markt je nach Umfang meist zwischen 2.500 und 10.000 Euro einmalig, dazu eine laufende Betreuung im niedrigen bis mittleren dreistelligen Bereich pro Monat. Hinzu kommen geringe Kosten je Vorgang für die genutzten KI-Dienste, meist im Cent-Bereich pro Dokument oder Anfrage.
- Welche Abläufe eignen sich am besten?
- Alles, was häufig vorkommt, klar beschreibbar ist und heute Zeit kostet: Belegverarbeitung, Angebotserstellung, Anfragebearbeitung, Datenübertragung zwischen Systemen, Berichte. Je öfter ein Ablauf wiederkehrt, desto schneller rechnet sich die Automatisierung.
- Was passiert, wenn die KI einen Fehler macht?
- Deshalb hat jede Automatisierung, die nach außen wirkt oder Geld bewegt, einen Kontrollpunkt: Der Vorgang wird vorbereitet, ein Mensch gibt frei. Auffälligkeiten werden ausgesteuert statt durchgewinkt. Bei rein internen Schritten wird stichprobenartig geprüft.
- Bleiben unsere Daten in der EU?
- Wo die Aufgabe es erlaubt, arbeiten wir mit Diensten auf europäischen Servern oder mit Modellen, die im Unternehmen selbst laufen. Was verarbeitet wird, wird vorher schriftlich festgehalten, und für die Zusammenarbeit gibt es einen Auftragsverarbeitungsvertrag.
- Brauchen wir dafür neue Software?
- In der Regel nicht. Die Automatisierung wird an die vorhandenen Programme angebunden. Ein Systemwechsel kostet Zeit und Akzeptanz — beides würde den Nutzen auffressen.
- Wie lange dauert die Einführung?
- Der erste Ablauf läuft häufig innerhalb weniger Tage. Mehrere verbundene Abläufe mit Anbindung an Buchhaltung, CRM und Postfach brauchen typischerweise zwei bis vier Wochen bis zum ersten nutzbaren Stand.
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Welcher Ablauf bei euch zuerst?
Im kostenlosen Erstgespräch gehen wir eure Abläufe durch und sagen dir, welcher sich am schnellsten rechnet — und welcher nicht.