Make, n8n, Zapier oder Power Automate — was wofür taugt

In fünf Schritten zur Entscheidung

Die Entscheidung fällt beim zweiten Schritt: Wie viele Schritte hat ein Vorgang? Diese Zahl multipliziert sich bei zwei der vier Anbieter mit dem Preis.

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   Vorgänge im Monat zählen

   Wie oft passiert der Ablauf tatsächlich? Nicht schätzen — im Postfach, im System oder im Kalender nachzählen.

   10 Minuten

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   Schritte je Vorgang zählen

   Jede Aktion, die ein System ausführen soll: lesen, prüfen, anlegen, schreiben, senden. Diese Zahl multipliziert sich bei Zapier und Make mit den Vorgängen.

   10 Minuten

3. 3

   Datenweg festlegen

   Welche personenbezogenen Daten sind beteiligt und dürfen sie in eine Cloud außerhalb der EU? Die Antwort schließt oft schon einen Anbieter aus.

   15 Minuten

4. 4

   Zwei Anbieter gegenrechnen

   Vorgänge mal Schritte in die Preisstufen einsetzen. Bei mehrstufigen Abläufen liegt der Unterschied regelmäßig beim Faktor fünf bis zehn.

   20 Minuten

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   Einen Ablauf bauen und vier Wochen laufen lassen

   Erst der Betrieb zeigt die Ausnahmen. Wer nach vier Wochen weiterbaut, baut auf gemessenen statt vermuteten Zahlen auf.

   4 Wochen

Häufige Fragen zur Werkzeugwahl

Welches Automatisierungstool ist das günstigste?

Bei mehrstufigen Abläufen n8n, weil es je Durchlauf abrechnet und nicht je Schritt: Ein Ablauf mit acht Schritten und 500 Vorgängen im Monat sind dort 500 Ausführungen, bei Zapier und Make dagegen 4.000 Einheiten. Selbst gehostet fallen bei n8n gar keine Lizenzkosten an, sondern nur Serverkosten von etwa 10 bis 30 Euro im Monat. Bei einfachen Abläufen mit ein bis drei Schritten kehrt sich das um — dann ist Make ab 9 Dollar im Monat schwer zu unterbieten, und der Aufwand für einen eigenen Server lohnt nicht.

Ist n8n wirklich kostenlos?

Die selbst gehostete Community-Edition ist für den eigenen betrieblichen Gebrauch kostenlos und ihr Quelltext einsehbar; sie steht unter einer eigenen Lizenz, die den Weiterverkauf als Dienst einschränkt. Kostenlos heißt aber nicht aufwandsfrei: Server, Updates, Sicherungen und Überwachung liegen dann beim Unternehmen. Wer das nicht selbst betreiben will, nimmt die Cloud-Fassung ab 20 Euro im Monat, deren Daten in Frankfurt liegen.

Was ist der Unterschied zwischen Make und Zapier?

Zapier ist einfacher und breiter angebunden, Make ist billiger und mächtiger. Zapier zählt jede Aufgabe einzeln und beginnt bei 19,99 Dollar im Monat für 750 Aufgaben; Make zählt Credits und beginnt bei 9 Dollar für 10.000. Dafür arbeitet Zapier stärker in geraden Ketten, während Make Verzweigungen, Schleifen und Fehlerbehandlung sichtbar im Ablaufbild abbildet. Für einen einzelnen einfachen Ablauf ist Zapier schneller eingerichtet; ab dem dritten Ablauf oder dem fünften Schritt gewinnt Make fast immer.

Lohnt sich Power Automate, wenn wir Microsoft 365 haben?

Für Abläufe innerhalb der Microsoft-Welt — Outlook, Teams, SharePoint, Excel, Dynamics — ja, weil die Standard-Konnektoren in vielen Microsoft-365-Plänen bereits enthalten sind und die Rechteverwaltung dieselbe bleibt. Sobald ein Ablauf ein System außerhalb berührt, etwa ein Warenwirtschaftssystem oder eine Datenbank, wird eine Premium-Lizenz ab 15 Dollar je Nutzer und Monat nötig, und der Preisvorteil ist weg. Die ehrliche Faustregel: Bleibt der Ablauf in Microsoft, ist Power Automate die naheliegende Wahl; verlässt er sie, selten.

Welches Tool ist DSGVO-konform?

Konform ist kein Tool von sich aus, konform ist immer die Verarbeitung. Praktisch ist die Reihenfolge: n8n selbst gehostet gibt die volle Kontrolle, weil die Daten das eigene System nicht verlassen; n8n Cloud liegt in Frankfurt; Make bietet eine EU-Zone; Microsoft arbeitet innerhalb der EU-Datengrenze; Zapier verarbeitet in den USA und braucht deshalb Standardvertragsklauseln. Ein Auftragsverarbeitungsvertrag ist in allen vier Fällen nötig, ebenso ein Eintrag im Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten.

Brauche ich überhaupt eine Agentur dafür?

Für einen einzelnen Ablauf innerhalb eines Systems nicht — das ist an einem Nachmittag selbst gebaut, und die Anbieter haben brauchbare Anleitungen. Eine Agentur lohnt sich, sobald mehrere Systeme beteiligt sind, es Ausnahmen gibt, die keine Standardvorlage kennt, oder niemand im Betrieb die Zeit hat, die Einrichtung zu Ende zu bringen. Wir sagen im Erstgespräch auch, wenn ein Fall in die erste Gruppe gehört.

Kann ich später wechseln?

Technisch ja, praktisch mit Aufwand: Abläufe lassen sich zwischen den Anbietern nicht übertragen, sie werden neu gebaut. Der Aufwand liegt erfahrungsgemäß bei einem Drittel bis der Hälfte des ursprünglichen. Deshalb lohnt die halbe Stunde Rechnen vorher — und deshalb ist es sinnvoll, die Logik eines Ablaufs schriftlich zu haben und nicht nur im Werkzeug.

Was ist mit KI-Funktionen in diesen Tools?

Alle vier binden inzwischen Sprachmodelle ein, und für einfache Aufgaben — eine Mail einordnen, aus einem Text Felder ziehen — genügt das. Zwei Einschränkungen bleiben: Die KI-Schritte werden gesondert und teurer abgerechnet als normale Schritte, und der Text geht an den Anbieter des Modells, was datenschutzrechtlich gesondert zu betrachten ist. Wer viele Dokumente verarbeitet, fährt oft günstiger, wenn das Modell direkt angesprochen wird statt über den Baukasten.