KI und Automatisierung für Arztpraxen
Wir zeigen dir, welche Abläufe in eurem Betrieb wie viel Zeit kosten und was davon eine Software übernehmen kann — und setzen es um. Über 200 betreute Kunden, über 2.000 umgesetzte Automatisierungen und KI-Lösungen.
Wo lohnt sich KI für Arztpraxen?
Praxen haben ein hohes Anrufvolumen bei knapper Besetzung am Empfang. Terminvergabe, Rezeptanfragen und Rückfragen laufen fast vollständig telefonisch und blockieren dieselben Personen, die im Sprechzimmer gebraucht werden. Gleichzeitig gelten die strengsten Anforderungen an Datenschutz und Schweigepflicht. Für Automatisierung heißt das: Die größten Hebel liegen für Arztpraxen nicht in der Fachaufgabe, sondern in den wiederkehrenden Abläufen davor und danach — Terminvergabe und Terminänderungen, Rezept- und Überweisungsanfragen, Rückfragen zu Befunden weiterleiten. Wir nehmen diese Abläufe in einer kostenlosen Prozessanalyse auf, rechnen aus, was sie im Jahr kosten, und automatisieren die, bei denen sich der Aufwand rechnet. Die vorhandenen Systeme bleiben und werden angebunden.
- Abläufe mit dem größten Zeitanteil: Terminvergabe und Terminänderungen, Rezept- und Überweisungsanfragen, Rückfragen zu Befunden weiterleiten, Anamnesebögen erfassen, Wiederkehrende Kontrolltermine einplanen.
- In dieser Branche übliche Systeme: Praxisverwaltungssysteme wie medatixx, CGM oder Doctolib; Telefonanlage als Haupteingang; Papierbögen und Fax im Bestand. Ob und wie ein System angebunden werden kann, prüfen wir vor dem Angebot.
- Erstgespräch und Prozessanalyse kosten nichts — Kosten entstehen erst mit der Entscheidung für eine Umsetzung.
- Gebaut wird in Etappen: der erste Baustein ist für sich nutzbar, meist innerhalb weniger Tage.
- Analyse
- kostenlos
- Erster Baustein
- meist in Tagen
- Bestehende Systeme
- bleiben
Beispiele für Arztpraxen
Aus echten Projekten, anonymisiert und auf das Muster reduziert.
Terminanfragen am Telefon
Vorher
Das Telefon klingelt durchgehend, Anrufe stauen sich, Patienten kommen nicht durch, der Empfang arbeitet unter Dauerlast.
Nachher
Standardanliegen wie Termin, Absage oder Rezept werden aufgenommen und vorbereitet; die Mitarbeiterin bestätigt.
Ergebnis: der Empfang wird für die Patienten frei, die tatsächlich Beratung brauchen.
Anamnese vor dem Termin
Vorher
Bögen werden im Wartezimmer ausgefüllt und anschließend abgetippt.
Nachher
Die Angaben werden vor dem Termin erfasst und liegen digital im Vorgang.
Ergebnis: keine Abtipparbeit, weniger Rückfragen im Sprechzimmer.
So läuft die Zusammenarbeit ab
Sechs Schritte, von denen der erste nichts kostet.
- 1
Kostenloses Erstgespräch
30 Minuten per Video. Du erzählst, wie dein Unternehmen arbeitet, wir sagen dir, was daran automatisierbar ist — und was nicht. Ohne Verkaufsgespräch.
30 Minuten, kostenlos
- 2
Prozessanalyse
Wir gehen die Abläufe im Detail durch, meist mit den Personen, die sie täglich machen. Ergebnis ist eine Übersicht mit Zeitaufwand je Ablauf und einer Reihenfolge, was sich zuerst lohnt.
60–90 Minuten
- 3
Angebot mit klarem Umfang
Du bekommst schriftlich, was gebaut wird, was es kostet und wie lange es dauert. Keine Pauschalen für „KI-Transformation“, sondern benannte Bausteine.
wenige Tage
- 4
Umsetzung in Etappen
Die erste Automatisierung läuft meist innerhalb weniger Tage. Danach kommt Baustein für Baustein dazu, jeder einzeln nutzbar.
ab wenigen Tagen
- 5
Einweisung
Dein Team lernt, wie die Lösung bedient und angepasst wird. Wir bauen nichts, was ohne uns stillsteht.
im Projekt enthalten
- 6
Betreuung
Auf Wunsch laufende Betreuung: Anpassungen, Überwachung, neue Automatisierungen, wenn sich etwas ändert.
monatlich kündbar
Das liefern wir.
Häufige Fragen für Arztpraxen
- Sind Gesundheitsdaten dabei überhaupt erlaubt?
- Gesundheitsdaten gehören zu den besonders geschützten Daten, entsprechend eng ist der Rahmen. Deshalb wird jede Verarbeitung vorher schriftlich festgelegt, es wird auf europäischen Servern oder mit Modellen in der Praxis gearbeitet, und es gibt einen Auftragsverarbeitungsvertrag. Die datenschutzrechtliche Verantwortung bleibt bei der Praxis, weshalb wir bei diesen Vorhaben besonders eng mit dem Datenschutzbeauftragten arbeiten.
- Merken Patienten, dass sie nicht mit einem Menschen sprechen?
- Sie sollen es merken — Verschleierung wäre rechtlich heikel und würde Vertrauen kosten. Der Zweck ist nicht Täuschung, sondern Erreichbarkeit: Ein Anliegen wird aufgenommen, statt im Besetztzeichen zu enden.
- Was kostet Automatisierung für Arztpraxen?
- Erstgespräch und Prozessanalyse sind kostenlos. Eine Umsetzung beginnt bei uns bei 2.000 Euro netto; je nach Umfang liegen Projekte im Markt zwischen 2.500 und 10.000 Euro einmalig, dazu eine laufende Betreuung im niedrigen bis mittleren dreistelligen Bereich pro Monat. Was in eurem Fall gilt, steht nach der Analyse fest — vorher wäre es geraten.
- Wie schnell läuft der erste Ablauf?
- Häufig innerhalb weniger Tage. Umfangreichere Vorhaben mit mehreren Systemen brauchen typischerweise zwei bis vier Wochen bis zum ersten nutzbaren Stand. Wir bauen bewusst in Etappen, damit der erste Baustein Nutzen bringt, bevor das Ganze fertig ist.
- Müssen wir unsere Software wechseln?
- Nein. Die in eurer Branche üblichen Systeme — Praxisverwaltungssysteme wie medatixx, CGM oder Doctolib; Telefonanlage als Haupteingang; Papierbögen und Fax im Bestand — bleiben, wie sie sind. Die Automatisierung wird daran angebunden, soweit die jeweilige Fassung Schnittstellen anbietet; das prüfen wir vor dem Angebot.
- Ab welcher Betriebsgröße lohnt sich das?
- Es hängt nicht an der Mitarbeiterzahl, sondern an der Wiederholung. Als Faustregel: Wenn ein Ablauf mehr als drei Stunden Handarbeit pro Woche bindet, lohnt die Prüfung. Das gilt für den Fünf-Personen-Betrieb genauso wie für ein Unternehmen mit 200 Beschäftigten.
- Was passiert mit unseren Daten?
- Verarbeitet wird nur, was der jeweilige Ablauf braucht, und es wird vorher schriftlich festgehalten, welche Daten das sind, wo sie liegen und wer Zugriff hat. Wo die Aufgabe es erlaubt, bleiben Daten im Unternehmen oder auf Servern in der EU. Für die Zusammenarbeit gibt es einen Auftragsverarbeitungsvertrag.
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Was lässt sich in eurem Betrieb automatisieren?
30 Minuten per Video, kostenlos und ohne Verkaufsgespräch. Du erzählst, wie euer Betrieb arbeitet — wir sagen dir, welcher Ablauf sich zuerst rechnet.