KI und Automatisierung für Gebäudereinigungen
Wir zeigen dir, welche Abläufe in eurem Betrieb wie viel Zeit kosten und was davon eine Software übernehmen kann — und setzen es um. Über 200 betreute Kunden, über 2.000 umgesetzte Automatisierungen und KI-Lösungen.
Wo lohnt sich KI für Gebäudereinigungen?
Gebäudereinigung ist ein Personalgeschäft mit hoher Fluktuation und dünner Marge. Der Aufwand liegt in der Disposition: Wer arbeitet wo, wer ist ausgefallen, wer springt ein. Dazu kommen Nachweispflichten gegenüber Auftraggebern und eine Lohnabrechnung, die auf korrekt erfassten Einsatzzeiten beruht. Für Automatisierung heißt das: Die größten Hebel liegen für Gebäudereinigungen nicht in der Fachaufgabe, sondern in den wiederkehrenden Abläufen davor und danach — Einsatzpläne erstellen und bei Ausfällen umbauen, Arbeitszeiten erfassen und für die Lohnabrechnung aufbereiten, Leistungsnachweise für Auftraggeber erstellen. Wir nehmen diese Abläufe in einer kostenlosen Prozessanalyse auf, rechnen aus, was sie im Jahr kosten, und automatisieren die, bei denen sich der Aufwand rechnet. Die vorhandenen Systeme bleiben und werden angebunden.
- Abläufe mit dem größten Zeitanteil: Einsatzpläne erstellen und bei Ausfällen umbauen, Arbeitszeiten erfassen und für die Lohnabrechnung aufbereiten, Leistungsnachweise für Auftraggeber erstellen, Reklamationen aufnehmen und nachverfolgen, Bewerbungen sichten und Einstellungen abwickeln.
- In dieser Branche übliche Systeme: Branchensoftware wie CleanManager, Landwehr oder GEBRA; Mobile Zeiterfassung auf dem Telefon; Lohnabrechnung über DATEV oder einen Dienstleister; WhatsApp als Kanal zu den Objektleitungen. Ob und wie ein System angebunden werden kann, prüfen wir vor dem Angebot.
- Erstgespräch und Prozessanalyse kosten nichts — Kosten entstehen erst mit der Entscheidung für eine Umsetzung.
- Gebaut wird in Etappen: der erste Baustein ist für sich nutzbar, meist innerhalb weniger Tage.
- Analyse
- kostenlos
- Erster Baustein
- meist in Tagen
- Bestehende Systeme
- bleiben
Beispiele für Gebäudereinigungen
Aus echten Projekten, anonymisiert und auf das Muster reduziert.
Ausfälle abfangen
Vorher
Fällt jemand morgens aus, wird telefoniert, bis Ersatz gefunden ist — das bindet die Disposition eine Stunde.
Nachher
Der Ausfall wird gemeldet, geeignete Kräfte werden automatisch angefragt, die erste Zusage bekommt den Einsatz.
Ergebnis: der Einsatz ist in Minuten besetzt statt nach einer Telefonrunde.
Leistungsnachweise
Vorher
Nachweise werden am Monatsende aus Zetteln und Zeiterfassung zusammengesucht und je Auftraggeber aufbereitet.
Nachher
Die Nachweise entstehen laufend aus den erfassten Zeiten im Format des Auftraggebers.
Ergebnis: die Monatsabrechnung kostet Stunden statt Tage.
So läuft die Zusammenarbeit ab
Sechs Schritte, von denen der erste nichts kostet.
- 1
Kostenloses Erstgespräch
30 Minuten per Video. Du erzählst, wie dein Unternehmen arbeitet, wir sagen dir, was daran automatisierbar ist — und was nicht. Ohne Verkaufsgespräch.
30 Minuten, kostenlos
- 2
Prozessanalyse
Wir gehen die Abläufe im Detail durch, meist mit den Personen, die sie täglich machen. Ergebnis ist eine Übersicht mit Zeitaufwand je Ablauf und einer Reihenfolge, was sich zuerst lohnt.
60–90 Minuten
- 3
Angebot mit klarem Umfang
Du bekommst schriftlich, was gebaut wird, was es kostet und wie lange es dauert. Keine Pauschalen für „KI-Transformation“, sondern benannte Bausteine.
wenige Tage
- 4
Umsetzung in Etappen
Die erste Automatisierung läuft meist innerhalb weniger Tage. Danach kommt Baustein für Baustein dazu, jeder einzeln nutzbar.
ab wenigen Tagen
- 5
Einweisung
Dein Team lernt, wie die Lösung bedient und angepasst wird. Wir bauen nichts, was ohne uns stillsteht.
im Projekt enthalten
- 6
Betreuung
Auf Wunsch laufende Betreuung: Anpassungen, Überwachung, neue Automatisierungen, wenn sich etwas ändert.
monatlich kündbar
Das liefern wir.
Abläufe, die sich für Gebäudereinigungen zuerst lohnen
Je Ablauf: was heute von Hand passiert, was danach übrig bleibt und wo die Grenze liegt.
Häufige Fragen für Gebäudereinigungen
- Unsere Kräfte sprechen viele Sprachen — funktioniert das?
- Ja, und das ist ein echter Vorteil: Nachrichten und Einsatzinformationen lassen sich in der Sprache der jeweiligen Kraft ausgeben. Was nicht funktioniert, sind Systeme, die eine App und Schulung voraussetzen — deshalb läuft die Kommunikation über bekannte Wege.
- Darf die Zeiterfassung automatisch in die Lohnabrechnung?
- Aufbereiten ja, ungeprüft übernehmen nein. Arbeitszeit ist rechtlich heikel und tarifgebunden. Deshalb wird vorbereitet, auffällige Werte werden markiert, freigegeben wird von der Verwaltung.
- Was kostet Automatisierung für Gebäudereinigungen?
- Erstgespräch und Prozessanalyse sind kostenlos. Eine Umsetzung beginnt bei uns bei 2.000 Euro netto; je nach Umfang liegen Projekte im Markt zwischen 2.500 und 10.000 Euro einmalig, dazu eine laufende Betreuung im niedrigen bis mittleren dreistelligen Bereich pro Monat. Was in eurem Fall gilt, steht nach der Analyse fest — vorher wäre es geraten.
- Wie schnell läuft der erste Ablauf?
- Häufig innerhalb weniger Tage. Umfangreichere Vorhaben mit mehreren Systemen brauchen typischerweise zwei bis vier Wochen bis zum ersten nutzbaren Stand. Wir bauen bewusst in Etappen, damit der erste Baustein Nutzen bringt, bevor das Ganze fertig ist.
- Müssen wir unsere Software wechseln?
- Nein. Die in eurer Branche üblichen Systeme — Branchensoftware wie CleanManager, Landwehr oder GEBRA; Mobile Zeiterfassung auf dem Telefon; Lohnabrechnung über DATEV oder einen Dienstleister; WhatsApp als Kanal zu den Objektleitungen — bleiben, wie sie sind. Die Automatisierung wird daran angebunden, soweit die jeweilige Fassung Schnittstellen anbietet; das prüfen wir vor dem Angebot.
- Ab welcher Betriebsgröße lohnt sich das?
- Es hängt nicht an der Mitarbeiterzahl, sondern an der Wiederholung. Als Faustregel: Wenn ein Ablauf mehr als drei Stunden Handarbeit pro Woche bindet, lohnt die Prüfung. Das gilt für den Fünf-Personen-Betrieb genauso wie für ein Unternehmen mit 200 Beschäftigten.
- Was passiert mit unseren Daten?
- Verarbeitet wird nur, was der jeweilige Ablauf braucht, und es wird vorher schriftlich festgehalten, welche Daten das sind, wo sie liegen und wer Zugriff hat. Wo die Aufgabe es erlaubt, bleiben Daten im Unternehmen oder auf Servern in der EU. Für die Zusammenarbeit gibt es einen Auftragsverarbeitungsvertrag.
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Was lässt sich in eurem Betrieb automatisieren?
30 Minuten per Video, kostenlos und ohne Verkaufsgespräch. Du erzählst, wie euer Betrieb arbeitet — wir sagen dir, welcher Ablauf sich zuerst rechnet.