KI und Automatisierung für Gastronomiebetriebe
Wir zeigen dir, welche Abläufe in eurem Betrieb wie viel Zeit kosten und was davon eine Software übernehmen kann — und setzen es um. Über 200 betreute Kunden, über 2.000 umgesetzte Automatisierungen und KI-Lösungen.
Wo lohnt sich KI für Gastronomiebetriebe?
In der Gastronomie sind die Margen dünn und die Personaldecke dünner. Reservierungen, Anfragen für Feiern und Bewertungen im Netz laufen rund um die Uhr, während im Service niemand Zeit hat, ans Telefon zu gehen. Dazu kommt eine Dienstplanung, die sich mit jedem Ausfall ändert. Für Automatisierung heißt das: Die größten Hebel liegen für Gastronomiebetriebe nicht in der Fachaufgabe, sondern in den wiederkehrenden Abläufen davor und danach — Reservierungen annehmen und Tischplan führen, Anfragen für Feiern und Gruppen beantworten, Dienstpläne erstellen und bei Ausfällen umbauen. Wir nehmen diese Abläufe in einer kostenlosen Prozessanalyse auf, rechnen aus, was sie im Jahr kosten, und automatisieren die, bei denen sich der Aufwand rechnet. Die vorhandenen Systeme bleiben und werden angebunden.
- Abläufe mit dem größten Zeitanteil: Reservierungen annehmen und Tischplan führen, Anfragen für Feiern und Gruppen beantworten, Dienstpläne erstellen und bei Ausfällen umbauen, Bewertungen beantworten, Bestellungen bei Lieferanten aufgeben.
- In dieser Branche übliche Systeme: Kassensysteme wie Gastrofix, orderbird oder Lightspeed; Reservierung über OpenTable, Quandoo oder eigene Seite; Dienstplanung wie Papershift oder gastromatic; Google-Profil und Bewertungsportale. Ob und wie ein System angebunden werden kann, prüfen wir vor dem Angebot.
- Erstgespräch und Prozessanalyse kosten nichts — Kosten entstehen erst mit der Entscheidung für eine Umsetzung.
- Gebaut wird in Etappen: der erste Baustein ist für sich nutzbar, meist innerhalb weniger Tage.
- Analyse
- kostenlos
- Erster Baustein
- meist in Tagen
- Bestehende Systeme
- bleiben
Beispiele für Gastronomiebetriebe
Aus echten Projekten, anonymisiert und auf das Muster reduziert.
Anfragen für Feiern
Vorher
Anfragen für Geburtstage und Firmenfeiern kommen per Telefon und Mail; sie werden zwischen den Schichten beantwortet, oft zu spät.
Nachher
Die Anfrage wird sofort beantwortet, Personenzahl, Termin und Wünsche werden erfragt und ein Vorschlag mit Menü und Preis vorbereitet.
Ergebnis: Antwort in Minuten — bei Feiern entscheidet meist, wer zuerst antwortet.
Bewertungen beantworten
Vorher
Bewertungen bleiben unbeantwortet, weil abends niemand mehr Lust hat — was im Netz schlechter aussieht als die Bewertung selbst.
Nachher
Zu jeder Bewertung entsteht ein passender Antwortentwurf, der nur noch freigegeben wird.
Ergebnis: jede Bewertung bekommt eine Antwort, ohne Abendarbeit.
So läuft die Zusammenarbeit ab
Sechs Schritte, von denen der erste nichts kostet.
- 1
Kostenloses Erstgespräch
30 Minuten per Video. Du erzählst, wie dein Unternehmen arbeitet, wir sagen dir, was daran automatisierbar ist — und was nicht. Ohne Verkaufsgespräch.
30 Minuten, kostenlos
- 2
Prozessanalyse
Wir gehen die Abläufe im Detail durch, meist mit den Personen, die sie täglich machen. Ergebnis ist eine Übersicht mit Zeitaufwand je Ablauf und einer Reihenfolge, was sich zuerst lohnt.
60–90 Minuten
- 3
Angebot mit klarem Umfang
Du bekommst schriftlich, was gebaut wird, was es kostet und wie lange es dauert. Keine Pauschalen für „KI-Transformation“, sondern benannte Bausteine.
wenige Tage
- 4
Umsetzung in Etappen
Die erste Automatisierung läuft meist innerhalb weniger Tage. Danach kommt Baustein für Baustein dazu, jeder einzeln nutzbar.
ab wenigen Tagen
- 5
Einweisung
Dein Team lernt, wie die Lösung bedient und angepasst wird. Wir bauen nichts, was ohne uns stillsteht.
im Projekt enthalten
- 6
Betreuung
Auf Wunsch laufende Betreuung: Anpassungen, Überwachung, neue Automatisierungen, wenn sich etwas ändert.
monatlich kündbar
Das liefern wir.
Abläufe, die sich für Gastronomiebetriebe zuerst lohnen
Je Ablauf: was heute von Hand passiert, was danach übrig bleibt und wo die Grenze liegt.
Häufige Fragen für Gastronomiebetriebe
- Sollen Gäste mit einem Automaten sprechen?
- Bei einer Tischreservierung um 15 Uhr ist ein Automat, der sofort antwortet, besser als ein Telefon, das keiner abnimmt. Bei allem, was Gastgeberqualität braucht, wird durchgestellt. Die Grenze legen Sie fest, nicht die Technik.
- Lohnt sich das bei einem Betrieb mit 60 Plätzen?
- Für den Vollausbau meist nicht. Was sich fast immer lohnt, sind zwei Dinge: dass keine Anfrage unbeantwortet bleibt und dass die Dienstplanung nicht mehr den Sonntag kostet. Das ist überschaubar und wirkt sofort.
- Was kostet Automatisierung für Gastronomiebetriebe?
- Erstgespräch und Prozessanalyse sind kostenlos. Eine Umsetzung beginnt bei uns bei 2.000 Euro netto; je nach Umfang liegen Projekte im Markt zwischen 2.500 und 10.000 Euro einmalig, dazu eine laufende Betreuung im niedrigen bis mittleren dreistelligen Bereich pro Monat. Was in eurem Fall gilt, steht nach der Analyse fest — vorher wäre es geraten.
- Wie schnell läuft der erste Ablauf?
- Häufig innerhalb weniger Tage. Umfangreichere Vorhaben mit mehreren Systemen brauchen typischerweise zwei bis vier Wochen bis zum ersten nutzbaren Stand. Wir bauen bewusst in Etappen, damit der erste Baustein Nutzen bringt, bevor das Ganze fertig ist.
- Müssen wir unsere Software wechseln?
- Nein. Die in eurer Branche üblichen Systeme — Kassensysteme wie Gastrofix, orderbird oder Lightspeed; Reservierung über OpenTable, Quandoo oder eigene Seite; Dienstplanung wie Papershift oder gastromatic; Google-Profil und Bewertungsportale — bleiben, wie sie sind. Die Automatisierung wird daran angebunden, soweit die jeweilige Fassung Schnittstellen anbietet; das prüfen wir vor dem Angebot.
- Ab welcher Betriebsgröße lohnt sich das?
- Es hängt nicht an der Mitarbeiterzahl, sondern an der Wiederholung. Als Faustregel: Wenn ein Ablauf mehr als drei Stunden Handarbeit pro Woche bindet, lohnt die Prüfung. Das gilt für den Fünf-Personen-Betrieb genauso wie für ein Unternehmen mit 200 Beschäftigten.
- Was passiert mit unseren Daten?
- Verarbeitet wird nur, was der jeweilige Ablauf braucht, und es wird vorher schriftlich festgehalten, welche Daten das sind, wo sie liegen und wer Zugriff hat. Wo die Aufgabe es erlaubt, bleiben Daten im Unternehmen oder auf Servern in der EU. Für die Zusammenarbeit gibt es einen Auftragsverarbeitungsvertrag.
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Was lässt sich in eurem Betrieb automatisieren?
30 Minuten per Video, kostenlos und ohne Verkaufsgespräch. Du erzählst, wie euer Betrieb arbeitet — wir sagen dir, welcher Ablauf sich zuerst rechnet.