KI und Automatisierung für Hotels und Beherbergungsbetriebe
Wir zeigen dir, welche Abläufe in eurem Betrieb wie viel Zeit kosten und was davon eine Software übernehmen kann — und setzen es um. Über 200 betreute Kunden, über 2.000 umgesetzte Automatisierungen und KI-Lösungen.
Wo lohnt sich KI für Hotels und Beherbergungsbetriebe?
Hotels arbeiten mit einer Vielzahl an Kanälen: eigene Seite, Buchungsportale, Telefon, Mail. Jeder Kanal hat eigene Regeln und eigene Provisionen, und Direktbuchungen sind deutlich profitabler als Portalbuchungen. Gleichzeitig ist die Rezeption der Engpass — sie soll gleichzeitig Gäste betreuen, Anfragen beantworten und Buchungen pflegen. Für Automatisierung heißt das: Die größten Hebel liegen für Hotels und Beherbergungsbetriebe nicht in der Fachaufgabe, sondern in den wiederkehrenden Abläufen davor und danach — Anfragen aus allen Kanälen beantworten, Buchungen und Stornierungen pflegen, Gästekommunikation vor und nach dem Aufenthalt. Wir nehmen diese Abläufe in einer kostenlosen Prozessanalyse auf, rechnen aus, was sie im Jahr kosten, und automatisieren die, bei denen sich der Aufwand rechnet. Die vorhandenen Systeme bleiben und werden angebunden.
- Abläufe mit dem größten Zeitanteil: Anfragen aus allen Kanälen beantworten, Buchungen und Stornierungen pflegen, Gästekommunikation vor und nach dem Aufenthalt, Bewertungen beantworten, Dienstpläne für Rezeption und Housekeeping erstellen.
- In dieser Branche übliche Systeme: Hotelsoftware wie protel, Apaleo, Sihot oder HS3; Channel Manager für die Portalanbindung; Buchungsportale wie Booking.com und HRS; Bewertungsportale wie HolidayCheck und Google. Ob und wie ein System angebunden werden kann, prüfen wir vor dem Angebot.
- Erstgespräch und Prozessanalyse kosten nichts — Kosten entstehen erst mit der Entscheidung für eine Umsetzung.
- Gebaut wird in Etappen: der erste Baustein ist für sich nutzbar, meist innerhalb weniger Tage.
- Analyse
- kostenlos
- Erster Baustein
- meist in Tagen
- Bestehende Systeme
- bleiben
Beispiele für Hotels und Beherbergungsbetriebe
Aus echten Projekten, anonymisiert und auf das Muster reduziert.
Anfragen außerhalb der Rezeptionszeiten
Vorher
Mails und Anrufe abends und am Wochenende werden erst am nächsten Werktag bearbeitet; ein Teil der Gäste bucht inzwischen woanders.
Nachher
Anfragen werden rund um die Uhr beantwortet — Verfügbarkeit, Preis, Ausstattung — und eine Direktbuchung wird angeboten.
Ergebnis: Anfragen werden in Minuten beantwortet, mehr Buchungen ohne Portalprovision.
Gästekommunikation vor der Anreise
Vorher
Anreiseinformationen, Parkhinweise und Sonderwünsche werden individuell verschickt, wenn Zeit ist.
Nachher
Jeder Gast bekommt zeitgerecht die passenden Informationen und kann Wünsche direkt zurückmelden.
Ergebnis: weniger Rückfragen am Anreisetag, entspanntere Rezeption.
So läuft die Zusammenarbeit ab
Sechs Schritte, von denen der erste nichts kostet.
- 1
Kostenloses Erstgespräch
30 Minuten per Video. Du erzählst, wie dein Unternehmen arbeitet, wir sagen dir, was daran automatisierbar ist — und was nicht. Ohne Verkaufsgespräch.
30 Minuten, kostenlos
- 2
Prozessanalyse
Wir gehen die Abläufe im Detail durch, meist mit den Personen, die sie täglich machen. Ergebnis ist eine Übersicht mit Zeitaufwand je Ablauf und einer Reihenfolge, was sich zuerst lohnt.
60–90 Minuten
- 3
Angebot mit klarem Umfang
Du bekommst schriftlich, was gebaut wird, was es kostet und wie lange es dauert. Keine Pauschalen für „KI-Transformation“, sondern benannte Bausteine.
wenige Tage
- 4
Umsetzung in Etappen
Die erste Automatisierung läuft meist innerhalb weniger Tage. Danach kommt Baustein für Baustein dazu, jeder einzeln nutzbar.
ab wenigen Tagen
- 5
Einweisung
Dein Team lernt, wie die Lösung bedient und angepasst wird. Wir bauen nichts, was ohne uns stillsteht.
im Projekt enthalten
- 6
Betreuung
Auf Wunsch laufende Betreuung: Anpassungen, Überwachung, neue Automatisierungen, wenn sich etwas ändert.
monatlich kündbar
Das liefern wir.
Abläufe, die sich für Hotels und Beherbergungsbetriebe zuerst lohnen
Je Ablauf: was heute von Hand passiert, was danach übrig bleibt und wo die Grenze liegt.
Häufige Fragen für Hotels und Beherbergungsbetriebe
- Wie sind Portalbuchungen betroffen?
- Gar nicht — die Portalanbindung läuft weiter über Ihren Channel Manager. Der Hebel liegt bei den Anfragen, die direkt bei Ihnen ankommen: Wer die schnell beantwortet, bekommt Buchungen ohne Provision.
- Kann ein Assistent Preise verhandeln?
- Er kann die hinterlegten Raten nennen und die von Ihnen freigegebenen Konditionen anbieten. Verhandlung, insbesondere bei Gruppen und Firmenkunden, bleibt am Haus — dort geht es um Deckungsbeiträge, nicht um Auskunft.
- Was kostet Automatisierung für Hotels und Beherbergungsbetriebe?
- Erstgespräch und Prozessanalyse sind kostenlos. Eine Umsetzung beginnt bei uns bei 2.000 Euro netto; je nach Umfang liegen Projekte im Markt zwischen 2.500 und 10.000 Euro einmalig, dazu eine laufende Betreuung im niedrigen bis mittleren dreistelligen Bereich pro Monat. Was in eurem Fall gilt, steht nach der Analyse fest — vorher wäre es geraten.
- Wie schnell läuft der erste Ablauf?
- Häufig innerhalb weniger Tage. Umfangreichere Vorhaben mit mehreren Systemen brauchen typischerweise zwei bis vier Wochen bis zum ersten nutzbaren Stand. Wir bauen bewusst in Etappen, damit der erste Baustein Nutzen bringt, bevor das Ganze fertig ist.
- Müssen wir unsere Software wechseln?
- Nein. Die in eurer Branche üblichen Systeme — Hotelsoftware wie protel, Apaleo, Sihot oder HS3; Channel Manager für die Portalanbindung; Buchungsportale wie Booking.com und HRS; Bewertungsportale wie HolidayCheck und Google — bleiben, wie sie sind. Die Automatisierung wird daran angebunden, soweit die jeweilige Fassung Schnittstellen anbietet; das prüfen wir vor dem Angebot.
- Ab welcher Betriebsgröße lohnt sich das?
- Es hängt nicht an der Mitarbeiterzahl, sondern an der Wiederholung. Als Faustregel: Wenn ein Ablauf mehr als drei Stunden Handarbeit pro Woche bindet, lohnt die Prüfung. Das gilt für den Fünf-Personen-Betrieb genauso wie für ein Unternehmen mit 200 Beschäftigten.
- Was passiert mit unseren Daten?
- Verarbeitet wird nur, was der jeweilige Ablauf braucht, und es wird vorher schriftlich festgehalten, welche Daten das sind, wo sie liegen und wer Zugriff hat. Wo die Aufgabe es erlaubt, bleiben Daten im Unternehmen oder auf Servern in der EU. Für die Zusammenarbeit gibt es einen Auftragsverarbeitungsvertrag.
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Was lässt sich in eurem Betrieb automatisieren?
30 Minuten per Video, kostenlos und ohne Verkaufsgespräch. Du erzählst, wie euer Betrieb arbeitet — wir sagen dir, welcher Ablauf sich zuerst rechnet.