KI und Automatisierung für ambulante Pflegedienste
Wir zeigen dir, welche Abläufe in eurem Betrieb wie viel Zeit kosten und was davon eine Software übernehmen kann — und setzen es um. Über 200 betreute Kunden, über 2.000 umgesetzte Automatisierungen und KI-Lösungen.
Wo lohnt sich KI für ambulante Pflegedienste?
Ambulante Pflegedienste arbeiten unter doppeltem Druck: Personalmangel bei gleichzeitig hohen Dokumentations- und Nachweispflichten. Die Tourenplanung muss täglich neu gemacht werden, weil Ausfälle die Regel sind, und jede Leistung braucht einen prüffesten Nachweis, sonst wird sie nicht bezahlt. Für Automatisierung heißt das: Die größten Hebel liegen für ambulante Pflegedienste nicht in der Fachaufgabe, sondern in den wiederkehrenden Abläufen davor und danach — Touren planen und bei Ausfällen kurzfristig umbauen, Leistungsnachweise vollständig und prüffest erfassen, Dienstpläne unter Berücksichtigung von Qualifikationen erstellen. Wir nehmen diese Abläufe in einer kostenlosen Prozessanalyse auf, rechnen aus, was sie im Jahr kosten, und automatisieren die, bei denen sich der Aufwand rechnet. Die vorhandenen Systeme bleiben und werden angebunden.
- Abläufe mit dem größten Zeitanteil: Touren planen und bei Ausfällen kurzfristig umbauen, Leistungsnachweise vollständig und prüffest erfassen, Dienstpläne unter Berücksichtigung von Qualifikationen erstellen, Abrechnung mit Pflegekassen und Selbstzahlern vorbereiten, Pflegeberichte und Maßnahmenpläne fortschreiben.
- In dieser Branche übliche Systeme: Pflegesoftware wie Vivendi, MediFox oder Snap; Mobile Datenerfassung auf dem Diensttelefon; Dienstplanung getrennt oder integriert; Abrechnungswege zu Kranken- und Pflegekassen. Ob und wie ein System angebunden werden kann, prüfen wir vor dem Angebot.
- Erstgespräch und Prozessanalyse kosten nichts — Kosten entstehen erst mit der Entscheidung für eine Umsetzung.
- Gebaut wird in Etappen: der erste Baustein ist für sich nutzbar, meist innerhalb weniger Tage.
- Analyse
- kostenlos
- Erster Baustein
- meist in Tagen
- Bestehende Systeme
- bleiben
Beispiele für ambulante Pflegedienste
Aus echten Projekten, anonymisiert und auf das Muster reduziert.
Tourenumbau bei Krankmeldung
Vorher
Fällt morgens eine Kraft aus, wird eine halbe Stunde telefoniert und die Tour von Hand neu verteilt — oft mit unnötigen Wegen.
Nachher
Der Ausfall wird gemeldet, ein Vorschlag für die Umverteilung liegt mit Wegzeiten und Qualifikationen sofort vor und wird nur noch bestätigt.
Ergebnis: die Tour steht in Minuten statt in einer halben Stunde.
Nachweise vervollständigen
Vorher
Fehlende Unterschriften und Angaben fallen erst bei der Abrechnung auf, wenn die Leistung schon Wochen zurückliegt.
Nachher
Unvollständige Nachweise werden am selben Tag erkannt und der Tour zugeordnet, solange die Nacherfassung noch einfach ist.
Ergebnis: weniger gekürzte Abrechnungen, weniger Nacharbeit im Büro.
So läuft die Zusammenarbeit ab
Sechs Schritte, von denen der erste nichts kostet.
- 1
Kostenloses Erstgespräch
30 Minuten per Video. Du erzählst, wie dein Unternehmen arbeitet, wir sagen dir, was daran automatisierbar ist — und was nicht. Ohne Verkaufsgespräch.
30 Minuten, kostenlos
- 2
Prozessanalyse
Wir gehen die Abläufe im Detail durch, meist mit den Personen, die sie täglich machen. Ergebnis ist eine Übersicht mit Zeitaufwand je Ablauf und einer Reihenfolge, was sich zuerst lohnt.
60–90 Minuten
- 3
Angebot mit klarem Umfang
Du bekommst schriftlich, was gebaut wird, was es kostet und wie lange es dauert. Keine Pauschalen für „KI-Transformation“, sondern benannte Bausteine.
wenige Tage
- 4
Umsetzung in Etappen
Die erste Automatisierung läuft meist innerhalb weniger Tage. Danach kommt Baustein für Baustein dazu, jeder einzeln nutzbar.
ab wenigen Tagen
- 5
Einweisung
Dein Team lernt, wie die Lösung bedient und angepasst wird. Wir bauen nichts, was ohne uns stillsteht.
im Projekt enthalten
- 6
Betreuung
Auf Wunsch laufende Betreuung: Anpassungen, Überwachung, neue Automatisierungen, wenn sich etwas ändert.
monatlich kündbar
Das liefern wir.
Abläufe, die sich für ambulante Pflegedienste zuerst lohnen
Je Ablauf: was heute von Hand passiert, was danach übrig bleibt und wo die Grenze liegt.
Häufige Fragen für ambulante Pflegedienste
- Ersetzt das unsere Pflegesoftware?
- Nein. Die Pflegesoftware bleibt das führende System für Dokumentation und Abrechnung. Ergänzt werden die Stellen, die sie nicht abdeckt — kurzfristige Umplanung, Vollständigkeitsprüfung, Kommunikation mit Angehörigen.
- Darf eine KI über Pflegeleistungen entscheiden?
- Nein, und das sollte auch niemand bauen. Was zulässig und sinnvoll ist: Vorschläge machen, auf Lücken hinweisen, Unterlagen vorbereiten. Die pflegerische und wirtschaftliche Entscheidung trifft die Pflegedienstleitung.
- Was kostet Automatisierung für ambulante Pflegedienste?
- Erstgespräch und Prozessanalyse sind kostenlos. Eine Umsetzung beginnt bei uns bei 2.000 Euro netto; je nach Umfang liegen Projekte im Markt zwischen 2.500 und 10.000 Euro einmalig, dazu eine laufende Betreuung im niedrigen bis mittleren dreistelligen Bereich pro Monat. Was in eurem Fall gilt, steht nach der Analyse fest — vorher wäre es geraten.
- Wie schnell läuft der erste Ablauf?
- Häufig innerhalb weniger Tage. Umfangreichere Vorhaben mit mehreren Systemen brauchen typischerweise zwei bis vier Wochen bis zum ersten nutzbaren Stand. Wir bauen bewusst in Etappen, damit der erste Baustein Nutzen bringt, bevor das Ganze fertig ist.
- Müssen wir unsere Software wechseln?
- Nein. Die in eurer Branche üblichen Systeme — Pflegesoftware wie Vivendi, MediFox oder Snap; Mobile Datenerfassung auf dem Diensttelefon; Dienstplanung getrennt oder integriert; Abrechnungswege zu Kranken- und Pflegekassen — bleiben, wie sie sind. Die Automatisierung wird daran angebunden, soweit die jeweilige Fassung Schnittstellen anbietet; das prüfen wir vor dem Angebot.
- Ab welcher Betriebsgröße lohnt sich das?
- Es hängt nicht an der Mitarbeiterzahl, sondern an der Wiederholung. Als Faustregel: Wenn ein Ablauf mehr als drei Stunden Handarbeit pro Woche bindet, lohnt die Prüfung. Das gilt für den Fünf-Personen-Betrieb genauso wie für ein Unternehmen mit 200 Beschäftigten.
- Was passiert mit unseren Daten?
- Verarbeitet wird nur, was der jeweilige Ablauf braucht, und es wird vorher schriftlich festgehalten, welche Daten das sind, wo sie liegen und wer Zugriff hat. Wo die Aufgabe es erlaubt, bleiben Daten im Unternehmen oder auf Servern in der EU. Für die Zusammenarbeit gibt es einen Auftragsverarbeitungsvertrag.
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Was lässt sich in eurem Betrieb automatisieren?
30 Minuten per Video, kostenlos und ohne Verkaufsgespräch. Du erzählst, wie euer Betrieb arbeitet — wir sagen dir, welcher Ablauf sich zuerst rechnet.