Was kann KI beim Steuerberater für Selbstständige übernehmen?

Kurz gesagt: Bei Selbstständigen liegt der Hebel für KI in der Kanzlei nicht bei der Bilanz — die meisten brauchen nach § 4 Absatz 3 EStG gar keine, sondern rechnen per Einnahmenüberschussrechnung (EÜR) ab. Der Hebel liegt bei der Vorarbeit: Belege laufend sammeln und vorkontieren, die Umsatzsteuer-Voranmeldungsfrist im Blick behalten (monatlich ab 9.000 Euro Vorjahressteuer, vierteljährlich darunter) und bei Kleinunternehmern nach § 19 UStG die 25.000-Euro-Grenze nicht aus den Augen verlieren. Die steuerliche Bewertung und die Unterschrift bleiben in jedem Fall bei der Kanzlei.

Einen Überblick über die Abläufe, die für Steuerberater und Kanzleien allgemein zuerst infrage kommen, gibt KI für Steuerberater. Dieser Beitrag geht auf das ein, was sich bei einem Mandat mit einem Selbstständigen — Einzelunternehmer oder Freiberufler — konkret ändert, verglichen etwa mit einer GmbH.

Was ein Selbstständiger als Mandant anders macht

Eine GmbH ist als Kapitalgesellschaft immer bilanzierungspflichtig. Ein Selbstständiger, der nicht kraft Gesetzes zur Buchführung verpflichtet ist und tatsächlich keine Bücher führt, darf dagegen nach § 4 Absatz 3 EStG die einfache Einnahmenüberschussrechnung nutzen: Betriebseinnahmen minus Betriebsausgaben, fertig ist der Gewinn. Das betrifft die meisten Freiberufler unabhängig vom Umsatz und Einzelunternehmer unterhalb bestimmter Umsatz- und Gewinngrenzen.

Das macht die Buchhaltung für Selbstständige formal einfacher — aber nicht automatisierungsfrei. Der Aufwand verschiebt sich nur: weg von der Bilanzbewertung, hin zur laufenden Sammlung und Zuordnung von Belegen und zur Überwachung zweier umsatzsteuerlicher Schwellen, die bei einer GmbH keine Rolle spielen.

Die Kleinunternehmergrenze. Wer im Vorjahr nicht mehr als 25.000 Euro Umsatz hatte und im laufenden Jahr voraussichtlich unter 100.000 Euro bleibt, kann nach § 19 UStG auf den Ausweis von Umsatzsteuer verzichten. Für viele Selbstständige am Anfang ist das der Normalfall — bis der Umsatz wächst und die Grenze in Sicht kommt.

Der Voranmeldungsrhythmus. Wer umsatzsteuerpflichtig ist, meldet nach § 18 Absatz 2 UStG vierteljährlich vor, sobald aber die Steuer des Vorjahres 9.000 Euro übersteigt, wechselt der Rhythmus auf monatlich. Bei sehr geringer Steuerlast — bis 2.000 Euro im Vorjahr — kann das Finanzamt sogar ganz von der Voranmeldungspflicht befreien. Für eine Kanzlei mit hundert Selbstständigen-Mandaten heißt das: hundert individuelle Fristenkalender, die sich außerdem von Jahr zu Jahr verschieben können, wenn sich der Umsatz eines Mandanten ändert.

Wo KI bei Selbstständigen-Mandaten tatsächlich helfen kann

Belege laufend sammeln und vorkontieren. Anders als eine GmbH mit einer zentralen Buchhaltung schicken Selbstständige ihre Belege oft unregelmäßig — mal wöchentlich, mal kurz vor der Voranmeldung gesammelt. Eine Automatisierung kann Belege aus E-Mail-Postfach oder Mandantenportal laufend einlesen, vorkontieren und ähnliche frühere Buchungen zuordnen, statt dass alles kurz vor der Frist auf einem Stapel landet.

Die Kleinunternehmergrenze mitverfolgen. Statt am Jahresende zu bemerken, dass ein Mandant die 25.000-Euro-Grenze überschritten hat, kann eine Automatisierung den laufenden Umsatz je Mandant mit der Schwelle abgleichen und rechtzeitig melden, wenn ein Wechsel der Besteuerungsart ansteht — inklusive der Fünf-Jahres-Bindung, die ein freiwilliger Verzicht auf die Regelung auslöst.

Voranmeldungsfristen je Mandant führen. Weil der Rhythmus zwischen den Mandanten unterschiedlich ist und sich ändern kann, sobald die 9.000-Euro-Schwelle über- oder unterschritten wird, lohnt sich eine zentrale, mandantenspezifische Fristenübersicht mehr als bei gleichförmigeren GmbH-Mandaten mit festen Jahresterminen.

Mandanten an fehlende Belege erinnern. Gerade bei Selbstständigen ohne eigene Buchhaltungskraft bleibt das Sammeln von Belegen oft liegen. Wie sich das automatisierte Nachfassen so gestalten lässt, dass es nicht wie eine Mahnung wirkt, steht in Belege von Mandanten einsammeln, ohne zu mahnen.

Was nicht automatisiert werden darf

Die Einordnung von Betriebsausgaben in Grenzfällen — etwa gemischt genutzte Kosten, Abschreibungen oder die Frage, ob eine Tätigkeit noch freiberuflich oder bereits gewerblich ist — bleibt eine fachliche Entscheidung. Sie gehört zur Person mit Berufsqualifikation, ebenso wie die Unterschrift unter die Erklärung.

Dazu kommt die formale Grenze aus § 62a StBerG: Jeder KI-Anbieter, der mandatsgebundene Daten verarbeitet, braucht eine sorgfältige Auswahl, einen Vertrag in Textform mit Verschwiegenheitsverpflichtung und — bei mandatsgebundener Nutzung — die Einwilligung des jeweiligen Selbstständigen. Das gilt unabhängig davon, ob der Mandant eine GmbH oder ein Einzelunternehmer ist.

Fiktives Rechenbeispiel mit angenommenen Werten

Eine Kanzlei betreut 60 selbstständige Mandanten, davon 20 Kleinunternehmer ohne Umsatzsteuerpflicht. Für die übrigen 40 prüft eine Mitarbeiterin jedes Quartal den Voranmeldungsstand, trägt anstehende Wechsel des Voranmeldungsrhythmus nach und mahnt fehlende Belege nach — angenommen rund 25 Minuten pro Mandant und Quartal.

• Zeitaufwand: 40 × 25 × 4 ÷ 60 = 67 Stunden im Jahr
• Kosten: 67 × 45 € = 3.015 Euro im Jahr
• Realistisch automatisierbar: rund 70 Prozent, weil Sonderfälle mit Rückfrage bleiben
• Ersparnis: rund 2.100 Euro im Jahr

Bei diesem Mandantenkreis ist die reine Zeitersparnis moderat — der eigentliche Nutzen liegt darin, dass kein Mandant unbemerkt über die Kleinunternehmergrenze rutscht oder eine Voranmeldungsfrist verpasst, während die Kanzlei noch vom alten Rhythmus ausgeht. Wie sich der Aufwand für einen bestimmten Ablauf in Geld übersetzt, unabhängig von der Mandantengruppe, steht allgemein in Was KI-Automatisierung wirklich kostet.

Der nächste Schritt

Welche Abläufe in der eigenen Kanzlei den größten Hebel haben — bei Selbstständigen-Mandaten oder darüber hinaus —, zeigt die Prozessanalyse: kostenlos, 60 bis 90 Minuten, mit einem Ergebnis, das die Kanzlei auch dann behält, wenn sie am Ende mit jemand anderem umsetzt.