KI und Automatisierung für Steuerberater und Kanzleien
Wir zeigen dir, welche Abläufe in eurem Betrieb wie viel Zeit kosten und was davon eine Software übernehmen kann — und setzen es um. Über 200 betreute Kunden, über 2.000 umgesetzte Automatisierungen und KI-Lösungen.
Wo lohnt sich KI für Steuerberater und Kanzleien?
Kanzleien arbeiten unter Fachkräftemangel und wachsendem Mandantenvolumen. Der größte Zeitfresser ist selten die fachliche Arbeit, sondern das Beschaffen und Sortieren von Unterlagen: nachfragen, mahnen, zuordnen, prüfen. Gleichzeitig sind die Anforderungen an Vertraulichkeit und Dokumentation besonders hoch. Für Automatisierung heißt das: Die größten Hebel liegen für Steuerberater und Kanzleien nicht in der Fachaufgabe, sondern in den wiederkehrenden Abläufen davor und danach — Belege von Mandanten anfordern und nachfassen, Eingehende Unterlagen zuordnen und auf Vollständigkeit prüfen, Mandantenanfragen im Postfach beantworten. Wir nehmen diese Abläufe in einer kostenlosen Prozessanalyse auf, rechnen aus, was sie im Jahr kosten, und automatisieren die, bei denen sich der Aufwand rechnet. Die vorhandenen Systeme bleiben und werden angebunden.
- Abläufe mit dem größten Zeitanteil: Belege von Mandanten anfordern und nachfassen, Eingehende Unterlagen zuordnen und auf Vollständigkeit prüfen, Mandantenanfragen im Postfach beantworten, Fristen überwachen, Wiederkehrende Auswertungen aufbereiten.
- In dieser Branche übliche Systeme: DATEV als Kanzleisoftware; Mandantenportale für den Belegaustausch; E-Mail-Postfach als Hauptkanal; Dokumentenmanagement. Ob und wie ein System angebunden werden kann, prüfen wir vor dem Angebot.
- Erstgespräch und Prozessanalyse kosten nichts — Kosten entstehen erst mit der Entscheidung für eine Umsetzung.
- Gebaut wird in Etappen: der erste Baustein ist für sich nutzbar, meist innerhalb weniger Tage.
- Analyse
- kostenlos
- Erster Baustein
- meist in Tagen
- Bestehende Systeme
- bleiben
Beispiele für Steuerberater und Kanzleien
Aus echten Projekten, anonymisiert und auf das Muster reduziert.
Belege nachfassen
Vorher
Eine Mitarbeiterin prüft Listen, schreibt Mandanten einzeln an und hält Antworten in einer Tabelle nach.
Nachher
Fehlende Unterlagen werden erkannt, Mandanten automatisch erinnert, Eingänge zugeordnet und der Stand ist jederzeit sichtbar.
Ergebnis: das Nachfassen kostet keine Arbeitszeit mehr, die Quote steigt.
Mandantenanfragen
Vorher
Rückfragen zu Bescheiden und Fristen kommen per Mail und werden von Hand recherchiert und beantwortet.
Nachher
Die Anfrage wird dem Mandanten und Vorgang zugeordnet, ein Antwortvorschlag mit Verweis auf die Unterlage vorgelegt.
Ergebnis: kürzere Antwortzeiten ohne zusätzliche Kraft.
So läuft die Zusammenarbeit ab
Sechs Schritte, von denen der erste nichts kostet.
- 1
Kostenloses Erstgespräch
30 Minuten per Video. Du erzählst, wie dein Unternehmen arbeitet, wir sagen dir, was daran automatisierbar ist — und was nicht. Ohne Verkaufsgespräch.
30 Minuten, kostenlos
- 2
Prozessanalyse
Wir gehen die Abläufe im Detail durch, meist mit den Personen, die sie täglich machen. Ergebnis ist eine Übersicht mit Zeitaufwand je Ablauf und einer Reihenfolge, was sich zuerst lohnt.
60–90 Minuten
- 3
Angebot mit klarem Umfang
Du bekommst schriftlich, was gebaut wird, was es kostet und wie lange es dauert. Keine Pauschalen für „KI-Transformation“, sondern benannte Bausteine.
wenige Tage
- 4
Umsetzung in Etappen
Die erste Automatisierung läuft meist innerhalb weniger Tage. Danach kommt Baustein für Baustein dazu, jeder einzeln nutzbar.
ab wenigen Tagen
- 5
Einweisung
Dein Team lernt, wie die Lösung bedient und angepasst wird. Wir bauen nichts, was ohne uns stillsteht.
im Projekt enthalten
- 6
Betreuung
Auf Wunsch laufende Betreuung: Anpassungen, Überwachung, neue Automatisierungen, wenn sich etwas ändert.
monatlich kündbar
Das liefern wir.
Häufige Fragen für Steuerberater und Kanzleien
- Ist das mit dem Berufsrecht und der Verschwiegenheitspflicht vereinbar?
- Es kommt darauf an, wie es gebaut wird. Deshalb wird vor der Umsetzung festgelegt, welche Daten verarbeitet werden, wo sie liegen und wer Zugriff hat. Wo Mandantendaten betroffen sind, arbeiten wir mit Diensten auf europäischen Servern oder mit Modellen, die in der Kanzlei selbst laufen, und es gibt einen Auftragsverarbeitungsvertrag. Die Prüfung im Einzelfall bleibt bei der Kanzlei.
- Greift die Automatisierung direkt in DATEV ein?
- Nur soweit Schnittstellen es vorsehen und die Kanzlei es freigibt. In vielen Fällen ist es sinnvoller, die Vorarbeit zu automatisieren — Unterlagen beschaffen, sortieren, prüfen — und die Buchung in der Kanzleisoftware zu belassen.
- Was kostet Automatisierung für Steuerberater und Kanzleien?
- Erstgespräch und Prozessanalyse sind kostenlos. Eine Umsetzung beginnt bei uns bei 2.000 Euro netto; je nach Umfang liegen Projekte im Markt zwischen 2.500 und 10.000 Euro einmalig, dazu eine laufende Betreuung im niedrigen bis mittleren dreistelligen Bereich pro Monat. Was in eurem Fall gilt, steht nach der Analyse fest — vorher wäre es geraten.
- Wie schnell läuft der erste Ablauf?
- Häufig innerhalb weniger Tage. Umfangreichere Vorhaben mit mehreren Systemen brauchen typischerweise zwei bis vier Wochen bis zum ersten nutzbaren Stand. Wir bauen bewusst in Etappen, damit der erste Baustein Nutzen bringt, bevor das Ganze fertig ist.
- Müssen wir unsere Software wechseln?
- Nein. Die in eurer Branche üblichen Systeme — DATEV als Kanzleisoftware; Mandantenportale für den Belegaustausch; E-Mail-Postfach als Hauptkanal; Dokumentenmanagement — bleiben, wie sie sind. Die Automatisierung wird daran angebunden, soweit die jeweilige Fassung Schnittstellen anbietet; das prüfen wir vor dem Angebot.
- Ab welcher Betriebsgröße lohnt sich das?
- Es hängt nicht an der Mitarbeiterzahl, sondern an der Wiederholung. Als Faustregel: Wenn ein Ablauf mehr als drei Stunden Handarbeit pro Woche bindet, lohnt die Prüfung. Das gilt für den Fünf-Personen-Betrieb genauso wie für ein Unternehmen mit 200 Beschäftigten.
- Was passiert mit unseren Daten?
- Verarbeitet wird nur, was der jeweilige Ablauf braucht, und es wird vorher schriftlich festgehalten, welche Daten das sind, wo sie liegen und wer Zugriff hat. Wo die Aufgabe es erlaubt, bleiben Daten im Unternehmen oder auf Servern in der EU. Für die Zusammenarbeit gibt es einen Auftragsverarbeitungsvertrag.
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30 Minuten per Video, kostenlos und ohne Verkaufsgespräch. Du erzählst, wie euer Betrieb arbeitet — wir sagen dir, welcher Ablauf sich zuerst rechnet.