Was KI-Automatisierung wirklich kostet — mit drei Rechenbeispielen

„Was kostet das denn?" ist die zweite Frage in fast jedem Erstgespräch. Die erste ist „Geht das überhaupt?". Und beide Antworten hängen zusammen: Der Preis einer Automatisierung entsteht nicht am Produkt, sondern am Ablauf, den sie ersetzen soll.

Deshalb hier keine Preisliste, sondern die Zahlen, die im Markt tatsächlich gelten, die Faktoren, die sie nach oben treiben — und drei durchgerechnete Beispiele, mit denen du für deinen eigenen Betrieb abschätzen kannst, ob sich der Aufwand lohnt.

Die kurze Antwort

Im deutschsprachigen Markt liegen einmalige Einrichtungsprojekte für KI-Automatisierung je nach Umfang meist zwischen 2.500 und 10.000 Euro. Anbieter nennen für einfache, klar umrissene Automatisierungen häufig Preise ab etwa 2.500 Euro; aufwendigere Systeme mit mehreren zusammenhängenden Bausteinen beginnen bei einigen Anbietern erst ab etwa 9.500 Euro. Dazu kommt in der Regel eine laufende Betreuung im niedrigen bis mittleren dreistelligen Bereich pro Monat und Betriebskosten für die genutzten KI-Dienste, die bei üblichen Mengen im Cent-Bereich pro Dokument oder Anfrage liegen.

Klassische Beratung ohne Umsetzung wird davon getrennt abgerechnet, meist über Tagessätze im vierstelligen Bereich. Bei uns sind Erstgespräch und Prozessanalyse kostenlos — Kosten entstehen erst mit der Entscheidung für eine Umsetzung.

Wichtig an diesen Zahlen ist weniger die Höhe als die Spanne: Zwei Betriebe mit derselben Aufgabe können sich im Aufwand um das Dreifache unterscheiden. Warum, steht im nächsten Abschnitt.

Was den Preis treibt — vier Faktoren

Die Zahl der beteiligten Systeme. Ein Ablauf, der innerhalb eines Programms bleibt, ist deutlich günstiger als einer, der Postfach, Warenwirtschaft, Buchhaltung und Dokumentenablage verbindet. Jedes zusätzliche System bedeutet Zugänge, Datenfelder, Abgleiche und einen weiteren Ort, an dem etwas schiefgehen kann.

Die Zahl der Ausnahmen. Der Preis entsteht nicht am Normalfall. Er entsteht an den Sätzen, die im Gespräch mit „außer bei..." anfangen. Ein Ablauf mit klarer Linie ist schnell gebaut; einer mit fünf Sonderregeln für bestimmte Kunden, Produkte oder Zeiträume kostet leicht das Doppelte.

Die Datenqualität. Wenn derselbe Kunde in drei Schreibweisen im System steht und Artikelnummern historisch gewachsen sind, muss das vor der Automatisierung aufgeräumt werden. Diese Vorarbeit wird regelmäßig unterschätzt — und sie ist der häufigste Grund, warum ein Vorhaben teurer wird als geschätzt.

Freigaben und Nachweise. Überall, wo Vorgänge dokumentiert oder von mehreren Personen freigegeben werden müssen, steigt der Aufwand. Dafür sinkt das Risiko: Bei allem, was nach außen geht oder Geld bewegt, gehört ein Kontrollpunkt in den Ablauf.

Drei Rechenbeispiele

Alle drei folgen derselben Rechnung, die wir in jeder Prozessanalyse aufstellen:

Vorgänge pro Woche × Minuten je Vorgang × 46 Arbeitswochen ÷ 60 = Stunden im Jahr. Mal Personalkosten je Stunde ergibt die Jahreskosten des Ablaufs.

Als Personalkosten setzen wir 45 Euro je Stunde an — Vollkosten für eine Bürokraft, nicht Bruttolohn. Wer im eigenen Betrieb einen anderen Wert kennt, sollte ihn einsetzen; die Größenordnung des Ergebnisses ändert sich dadurch selten.

Beispiel 1: Eingangsrechnungen in einem Handwerksbetrieb

Ein Betrieb mit 18 Mitarbeitern erhält rund 60 Eingangsrechnungen pro Woche. Jede wird geöffnet, Lieferant und Betrag abgetippt, einer Kostenstelle zugeordnet, umbenannt und abgelegt: 4 Minuten im Schnitt.

• Zeitaufwand: 60 × 4 × 46 ÷ 60 = 184 Stunden im Jahr
• Kosten: 184 × 45 € = 8.280 Euro im Jahr
• Realistisch automatisierbar: 70 bis 80 Prozent, weil ein Teil der Rechnungen Rückfragen auslöst
• Ersparnis: rund 6.000 Euro im Jahr

Bei einer Einrichtung im Bereich von 3.000 bis 4.000 Euro ist die Investition nach sechs bis acht Monaten wieder drin. Danach spart der Ablauf jedes Jahr.

Beispiel 2: Statusanfragen in einer Spedition

Ein mittelständischer Spediteur bekommt 200 Statusanfragen pro Woche ins Sammelpostfach. Jede kostet 3 Minuten: lesen, Sendung im System suchen, antworten.

• Zeitaufwand: 200 × 3 × 46 ÷ 60 = 460 Stunden im Jahr
• Kosten: 460 × 45 € = 20.700 Euro im Jahr
• Automatisierbar: etwa 80 Prozent, der Rest sind Sonderfälle mit Rückfrage
• Ersparnis: rund 16.500 Euro im Jahr

Hier lohnt sich auch ein größeres Vorhaben: Selbst bei 9.000 Euro Einrichtung ist der Betrag nach knapp sieben Monaten zurückverdient. Der eigentliche Gewinn liegt oft daneben — Kunden bekommen Antworten in Minuten statt Stunden, was in einem Markt mit dünnen Margen über die nächste Ausschreibung entscheiden kann.

Beispiel 3: Wenn es sich nicht lohnt

Eine Steuerkanzlei möchte die Erstellung eines Spezialberichts automatisieren, der zweimal im Quartal anfällt und jeweils drei Stunden kostet.

• Zeitaufwand: 8 × 3 = 24 Stunden im Jahr
• Kosten: 24 × 45 € = 1.080 Euro im Jahr
• Automatisierbar: 60 Prozent, weil die fachliche Bewertung bleibt
• Ersparnis: rund 650 Euro im Jahr

Bei einer Einrichtung von 2.500 Euro wäre die Investition erst nach knapp vier Jahren zurück — und bis dahin hat sich das Berichtsformat mit hoher Wahrscheinlichkeit geändert. Das ist ein Fall, von dem wir abraten. Wenn ein Anbieter auch hier zum Bauen rät, sagt das mehr über den Anbieter als über die Aufgabe.

Die Faustregel

| Handarbeit pro Woche | Einordnung | |---|---| | unter 3 Stunden | meist zu wenig, außer der Ablauf ist fehleranfällig oder blockiert andere | | 3 bis 8 Stunden | Prüfung lohnt sich, einfache Automatisierung reicht häufig | | 8 bis 20 Stunden | klarer Fall, oft mehrere Bausteine sinnvoll | | über 20 Stunden | dringend, hier hängt meist eine ganze Stelle am Ablauf |

Zwei Ausnahmen von der Regel nach unten: Abläufe, bei denen ein Fehler teuer wird (Fristen, Zahlungen, Nachweise), und Abläufe, die andere Arbeit blockieren — wenn zehn Leute auf eine Freigabe warten, zählt nicht die Bearbeitungszeit, sondern die Wartezeit.

Die laufenden Kosten

Die Kosten der KI selbst sind bei den meisten Vorhaben nicht der entscheidende Posten. Bei den üblichen Modellen liegen sie im Cent-Bereich pro verarbeitetem Dokument oder pro Anfrage. Ein Betrieb mit einigen hundert Vorgängen im Monat bewegt sich damit im zweistelligen bis niedrigen dreistelligen Bereich.

Was tatsächlich kostet, ist die Betreuung: Formulare ändern sich, Lieferanten stellen ihre Rechnungen um, eine Schnittstelle wird abgeschaltet. Ohne jemanden, der das nachzieht, steht die Automatisierung irgendwann still — und dann arbeitet wieder jemand von Hand, nur diesmal ohne Übung. Betreuung sollte monatlich kündbar sein; wer Jahresbindung verlangt, bevor der erste Baustein läuft, verkauft Bindung statt Ergebnis.

Warum kaum jemand Festpreise nennt

Weil ein Preis vor der Analyse geraten ist. Wir haben Betriebe gesehen, die dieselbe Aufgabe hatten — Angebote schneller raus — und deren Umsetzung sich im Aufwand um das Vierfache unterschied: Einer hatte alle Preise in einem System, der andere in drei Excel-Dateien mit unterschiedlichen Ständen.

Seriös ist deshalb dieser Weg: Erst wird gemessen, was der Ablauf heute kostet. Dann steht der erwartete Nutzen fest. Und erst dann ergibt ein Preis Sinn, weil man ihn gegen etwas stellen kann. Wer die Reihenfolge umdreht, verkauft ein Produkt und hofft, dass es passt.

Und wenn das Geld gerade nicht da ist?

Dann fängt man klein an. Der erste Baustein muss nicht das große Vorhaben sein — er muss für sich funktionieren und Zeit freisetzen, aus der der nächste bezahlt wird. Genau deshalb bauen wir in Etappen: Ein Ablauf, ein festgelegter Umfang, ein Ergebnis nach Tagen statt nach Monaten. Vorhaben, die erst nach einem halben Jahr etwas liefern, versanden — nicht am Geld, sondern an der Aufmerksamkeit.

Je nach Bundesland und Unternehmensgröße gibt es außerdem Förderprogramme für Digitalisierungs- und Beratungsvorhaben. Ob eines auf dein Vorhaben passt, hängt von Standort, Zeitpunkt und Antragsweg ab — das ist eine Frage an die zuständige Stelle, aber sie ist es wert, gestellt zu werden.

Der nächste Schritt

Wenn du wissen willst, was ein bestimmter Ablauf in deinem Betrieb im Jahr kostet, brauchst du keine Beratung dafür: Nimm die Rechnung von oben, zähle die Vorgänge einer Woche und schätze die Minuten. Auf unserer Seite Was kostet eine KI-Agentur steht dieselbe Rechnung als Rechner, in den du eure Zahlen eintragen kannst — inklusive der Zeit, nach der eine Investition wieder drin wäre.

Und wenn du wissen willst, welcher Ablauf bei euch zuerst dran ist: Genau das ist die Prozessanalyse. Sie kostet nichts, dauert 60 bis 90 Minuten, und du behältst das Ergebnis — auch wenn du danach mit jemand anderem baust. Wie eine Zusammenarbeit insgesamt abläuft, steht auf der Seite KI-Agentur.