KI und Automatisierung für Apotheken
Wir zeigen dir, welche Abläufe in eurem Betrieb wie viel Zeit kosten und was davon eine Software übernehmen kann — und setzen es um. Über 200 betreute Kunden, über 2.000 umgesetzte Automatisierungen und KI-Lösungen.
Wo lohnt sich KI für Apotheken?
Apotheken stehen zwischen sinkenden Margen im Kassengeschäft und wachsender Konkurrenz durch Versandhandel. Der Betrieb ist stark reguliert, und ein erheblicher Teil der Arbeitszeit geht für Vorgänge drauf, die keine pharmazeutische Beratung sind: Bestellungen, Rezeptbelieferungen, Retaxationsrisiken und Telefonanfragen zur Verfügbarkeit. Für Automatisierung heißt das: Die größten Hebel liegen für Apotheken nicht in der Fachaufgabe, sondern in den wiederkehrenden Abläufen davor und danach — Verfügbarkeitsanfragen am Telefon beantworten, Bestellungen bei Großhändlern zusammenstellen und nachverfolgen, Rezepte auf Retaxationsrisiken prüfen. Wir nehmen diese Abläufe in einer kostenlosen Prozessanalyse auf, rechnen aus, was sie im Jahr kosten, und automatisieren die, bei denen sich der Aufwand rechnet. Die vorhandenen Systeme bleiben und werden angebunden.
- Abläufe mit dem größten Zeitanteil: Verfügbarkeitsanfragen am Telefon beantworten, Bestellungen bei Großhändlern zusammenstellen und nachverfolgen, Rezepte auf Retaxationsrisiken prüfen, Kunden über eingetroffene Bestellungen informieren, Botendienst-Touren planen.
- In dieser Branche übliche Systeme: Warenwirtschaft wie Awinta, Pharmatechnik oder ADG; Anbindung an Großhandelsbestellsysteme; E-Rezept-Infrastruktur über die Telematik; Telefon als Haupteingang für Kundenanfragen. Ob und wie ein System angebunden werden kann, prüfen wir vor dem Angebot.
- Erstgespräch und Prozessanalyse kosten nichts — Kosten entstehen erst mit der Entscheidung für eine Umsetzung.
- Gebaut wird in Etappen: der erste Baustein ist für sich nutzbar, meist innerhalb weniger Tage.
- Analyse
- kostenlos
- Erster Baustein
- meist in Tagen
- Bestehende Systeme
- bleiben
Beispiele für Apotheken
Aus echten Projekten, anonymisiert und auf das Muster reduziert.
Verfügbarkeitsanfragen
Vorher
Das Telefon klingelt durchgehend mit der Frage, ob ein Präparat da ist; jede Auskunft bindet eine Kraft, die gerade am HV-Tisch steht.
Nachher
Ein Assistent nimmt die Anfrage an, prüft den Bestand und sagt zu oder nennt den Zeitpunkt der Lieferung; nur Beratungsfragen werden durchgestellt.
Ergebnis: der Handverkauf wird nicht mehr für jede Bestandsfrage unterbrochen.
Benachrichtigung bei Eintreffen
Vorher
Wenn eine Bestellung eintrifft, wird der Kunde angerufen — oft mehrfach, weil niemand rangeht.
Nachher
Der Kunde bekommt automatisch eine Nachricht auf dem Weg, den er selbst gewählt hat, sobald die Ware da ist.
Ergebnis: Abholungen kommen schneller, das Personal telefoniert nicht hinterher.
So läuft die Zusammenarbeit ab
Sechs Schritte, von denen der erste nichts kostet.
- 1
Kostenloses Erstgespräch
30 Minuten per Video. Du erzählst, wie dein Unternehmen arbeitet, wir sagen dir, was daran automatisierbar ist — und was nicht. Ohne Verkaufsgespräch.
30 Minuten, kostenlos
- 2
Prozessanalyse
Wir gehen die Abläufe im Detail durch, meist mit den Personen, die sie täglich machen. Ergebnis ist eine Übersicht mit Zeitaufwand je Ablauf und einer Reihenfolge, was sich zuerst lohnt.
60–90 Minuten
- 3
Angebot mit klarem Umfang
Du bekommst schriftlich, was gebaut wird, was es kostet und wie lange es dauert. Keine Pauschalen für „KI-Transformation“, sondern benannte Bausteine.
wenige Tage
- 4
Umsetzung in Etappen
Die erste Automatisierung läuft meist innerhalb weniger Tage. Danach kommt Baustein für Baustein dazu, jeder einzeln nutzbar.
ab wenigen Tagen
- 5
Einweisung
Dein Team lernt, wie die Lösung bedient und angepasst wird. Wir bauen nichts, was ohne uns stillsteht.
im Projekt enthalten
- 6
Betreuung
Auf Wunsch laufende Betreuung: Anpassungen, Überwachung, neue Automatisierungen, wenn sich etwas ändert.
monatlich kündbar
Das liefern wir.
Abläufe, die sich für Apotheken zuerst lohnen
Je Ablauf: was heute von Hand passiert, was danach übrig bleibt und wo die Grenze liegt.
Häufige Fragen für Apotheken
- Darf ein Assistent Beratungsfragen beantworten?
- Nein. Pharmazeutische Beratung ist an approbiertes Personal gebunden und bleibt es auch. Der Assistent übernimmt ausschließlich das, was keine Beratung ist: Bestand, Öffnungszeiten, Abholstatus, Terminvereinbarung — alles andere wird durchgestellt.
- Was ist mit dem E-Rezept?
- Die Telematikinfrastruktur ist ein geschlossenes System mit eigenen Zulassungsregeln; daran wird nichts vorbei gebaut. Automatisiert wird, was davor und danach passiert — Kundenkommunikation, Bestellabwicklung, Botendienst.
- Was kostet Automatisierung für Apotheken?
- Erstgespräch und Prozessanalyse sind kostenlos. Eine Umsetzung beginnt bei uns bei 2.000 Euro netto; je nach Umfang liegen Projekte im Markt zwischen 2.500 und 10.000 Euro einmalig, dazu eine laufende Betreuung im niedrigen bis mittleren dreistelligen Bereich pro Monat. Was in eurem Fall gilt, steht nach der Analyse fest — vorher wäre es geraten.
- Wie schnell läuft der erste Ablauf?
- Häufig innerhalb weniger Tage. Umfangreichere Vorhaben mit mehreren Systemen brauchen typischerweise zwei bis vier Wochen bis zum ersten nutzbaren Stand. Wir bauen bewusst in Etappen, damit der erste Baustein Nutzen bringt, bevor das Ganze fertig ist.
- Müssen wir unsere Software wechseln?
- Nein. Die in eurer Branche üblichen Systeme — Warenwirtschaft wie Awinta, Pharmatechnik oder ADG; Anbindung an Großhandelsbestellsysteme; E-Rezept-Infrastruktur über die Telematik; Telefon als Haupteingang für Kundenanfragen — bleiben, wie sie sind. Die Automatisierung wird daran angebunden, soweit die jeweilige Fassung Schnittstellen anbietet; das prüfen wir vor dem Angebot.
- Ab welcher Betriebsgröße lohnt sich das?
- Es hängt nicht an der Mitarbeiterzahl, sondern an der Wiederholung. Als Faustregel: Wenn ein Ablauf mehr als drei Stunden Handarbeit pro Woche bindet, lohnt die Prüfung. Das gilt für den Fünf-Personen-Betrieb genauso wie für ein Unternehmen mit 200 Beschäftigten.
- Was passiert mit unseren Daten?
- Verarbeitet wird nur, was der jeweilige Ablauf braucht, und es wird vorher schriftlich festgehalten, welche Daten das sind, wo sie liegen und wer Zugriff hat. Wo die Aufgabe es erlaubt, bleiben Daten im Unternehmen oder auf Servern in der EU. Für die Zusammenarbeit gibt es einen Auftragsverarbeitungsvertrag.
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Was lässt sich in eurem Betrieb automatisieren?
30 Minuten per Video, kostenlos und ohne Verkaufsgespräch. Du erzählst, wie euer Betrieb arbeitet — wir sagen dir, welcher Ablauf sich zuerst rechnet.