KI und Automatisierung für Zahnarztpraxen
Wir zeigen dir, welche Abläufe in eurem Betrieb wie viel Zeit kosten und was davon eine Software übernehmen kann — und setzen es um. Über 200 betreute Kunden, über 2.000 umgesetzte Automatisierungen und KI-Lösungen.
Wo lohnt sich KI für Zahnarztpraxen?
Zahnarztpraxen haben eine ungewöhnliche Doppelbelastung: die kassenzahnärztliche Abrechnung mit ihren Formvorgaben und daneben das Privat- und Selbstzahlergeschäft mit Heil- und Kostenplänen, Genehmigungen und Ratenvereinbarungen. Dazu kommt ein Empfang, der gleichzeitig Telefon, Terminbuch und Wartezimmer bedienen muss. Für Automatisierung heißt das: Die größten Hebel liegen für Zahnarztpraxen nicht in der Fachaufgabe, sondern in den wiederkehrenden Abläufen davor und danach — Heil- und Kostenpläne erstellen und bei der Kasse einreichen, Genehmigungen nachverfolgen und Patienten informieren, Recall für Prophylaxe und Kontrolltermine. Wir nehmen diese Abläufe in einer kostenlosen Prozessanalyse auf, rechnen aus, was sie im Jahr kosten, und automatisieren die, bei denen sich der Aufwand rechnet. Die vorhandenen Systeme bleiben und werden angebunden.
- Abläufe mit dem größten Zeitanteil: Heil- und Kostenpläne erstellen und bei der Kasse einreichen, Genehmigungen nachverfolgen und Patienten informieren, Recall für Prophylaxe und Kontrolltermine, Anrufe während der Behandlungszeit annehmen, Laborrechnungen den Fällen zuordnen.
- In dieser Branche übliche Systeme: Praxisverwaltung wie Charly, Dampsoft, z1 oder evident; Röntgen- und Bildarchivsysteme; Labor-Schnittstellen zum zahntechnischen Labor; Terminerinnerung per SMS oder Telefon. Ob und wie ein System angebunden werden kann, prüfen wir vor dem Angebot.
- Erstgespräch und Prozessanalyse kosten nichts — Kosten entstehen erst mit der Entscheidung für eine Umsetzung.
- Gebaut wird in Etappen: der erste Baustein ist für sich nutzbar, meist innerhalb weniger Tage.
- Analyse
- kostenlos
- Erster Baustein
- meist in Tagen
- Bestehende Systeme
- bleiben
Beispiele für Zahnarztpraxen
Aus echten Projekten, anonymisiert und auf das Muster reduziert.
Recall für Prophylaxe
Vorher
Die Erinnerung an die Kontrolle wird gemacht, wenn am Empfang Zeit ist — also unregelmäßig, oft gar nicht.
Nachher
Fällige Patienten werden erkannt und automatisch mit Terminvorschlägen angeschrieben; wer nicht reagiert, wird ein zweites Mal erinnert.
Ergebnis: der Recall läuft vollständig statt nach Kapazität.
Anrufe während der Behandlung
Vorher
Das Telefon klingelt, während am Stuhl gearbeitet wird; Anrufe gehen verloren, Rückrufe stapeln sich.
Nachher
Ein Telefonassistent nimmt an, erfragt Anliegen und Rückrufwunsch und legt Terminanfragen strukturiert ab.
Ergebnis: kein verlorener Anruf, der Empfang arbeitet die Liste gebündelt ab.
So läuft die Zusammenarbeit ab
Sechs Schritte, von denen der erste nichts kostet.
- 1
Kostenloses Erstgespräch
30 Minuten per Video. Du erzählst, wie dein Unternehmen arbeitet, wir sagen dir, was daran automatisierbar ist — und was nicht. Ohne Verkaufsgespräch.
30 Minuten, kostenlos
- 2
Prozessanalyse
Wir gehen die Abläufe im Detail durch, meist mit den Personen, die sie täglich machen. Ergebnis ist eine Übersicht mit Zeitaufwand je Ablauf und einer Reihenfolge, was sich zuerst lohnt.
60–90 Minuten
- 3
Angebot mit klarem Umfang
Du bekommst schriftlich, was gebaut wird, was es kostet und wie lange es dauert. Keine Pauschalen für „KI-Transformation“, sondern benannte Bausteine.
wenige Tage
- 4
Umsetzung in Etappen
Die erste Automatisierung läuft meist innerhalb weniger Tage. Danach kommt Baustein für Baustein dazu, jeder einzeln nutzbar.
ab wenigen Tagen
- 5
Einweisung
Dein Team lernt, wie die Lösung bedient und angepasst wird. Wir bauen nichts, was ohne uns stillsteht.
im Projekt enthalten
- 6
Betreuung
Auf Wunsch laufende Betreuung: Anpassungen, Überwachung, neue Automatisierungen, wenn sich etwas ändert.
monatlich kündbar
Das liefern wir.
Abläufe, die sich für Zahnarztpraxen zuerst lohnen
Je Ablauf: was heute von Hand passiert, was danach übrig bleibt und wo die Grenze liegt.
Häufige Fragen für Zahnarztpraxen
- Kann ein Telefonassistent auch Schmerzpatienten annehmen?
- Annehmen ja, entscheiden nein. Ein akuter Schmerzfall wird erkannt und sofort an den Empfang durchgestellt oder als dringend markiert — die Einschätzung, ob jemand heute noch kommen muss, bleibt bei der Praxis.
- Müssen wir unsere Praxisverwaltung wechseln?
- Nein. Die Praxisverwaltung bleibt, wo sie ist. Angebunden wird über die vorhandenen Schnittstellen; wo es keine gibt, wird die Zuarbeit außen herum gebaut. Ob eine Anbindung möglich ist, hängt von der Fassung Ihrer Software ab und wird vorher geprüft.
- Was kostet Automatisierung für Zahnarztpraxen?
- Erstgespräch und Prozessanalyse sind kostenlos. Eine Umsetzung beginnt bei uns bei 2.000 Euro netto; je nach Umfang liegen Projekte im Markt zwischen 2.500 und 10.000 Euro einmalig, dazu eine laufende Betreuung im niedrigen bis mittleren dreistelligen Bereich pro Monat. Was in eurem Fall gilt, steht nach der Analyse fest — vorher wäre es geraten.
- Wie schnell läuft der erste Ablauf?
- Häufig innerhalb weniger Tage. Umfangreichere Vorhaben mit mehreren Systemen brauchen typischerweise zwei bis vier Wochen bis zum ersten nutzbaren Stand. Wir bauen bewusst in Etappen, damit der erste Baustein Nutzen bringt, bevor das Ganze fertig ist.
- Müssen wir unsere Software wechseln?
- Nein. Die in eurer Branche üblichen Systeme — Praxisverwaltung wie Charly, Dampsoft, z1 oder evident; Röntgen- und Bildarchivsysteme; Labor-Schnittstellen zum zahntechnischen Labor; Terminerinnerung per SMS oder Telefon — bleiben, wie sie sind. Die Automatisierung wird daran angebunden, soweit die jeweilige Fassung Schnittstellen anbietet; das prüfen wir vor dem Angebot.
- Ab welcher Betriebsgröße lohnt sich das?
- Es hängt nicht an der Mitarbeiterzahl, sondern an der Wiederholung. Als Faustregel: Wenn ein Ablauf mehr als drei Stunden Handarbeit pro Woche bindet, lohnt die Prüfung. Das gilt für den Fünf-Personen-Betrieb genauso wie für ein Unternehmen mit 200 Beschäftigten.
- Was passiert mit unseren Daten?
- Verarbeitet wird nur, was der jeweilige Ablauf braucht, und es wird vorher schriftlich festgehalten, welche Daten das sind, wo sie liegen und wer Zugriff hat. Wo die Aufgabe es erlaubt, bleiben Daten im Unternehmen oder auf Servern in der EU. Für die Zusammenarbeit gibt es einen Auftragsverarbeitungsvertrag.
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Was lässt sich in eurem Betrieb automatisieren?
30 Minuten per Video, kostenlos und ohne Verkaufsgespräch. Du erzählst, wie euer Betrieb arbeitet — wir sagen dir, welcher Ablauf sich zuerst rechnet.