Was kostet eine KI-Beratung — und wann lohnt sie sich nicht?

„Was kostet eine KI-Beratung?" lässt sich nicht mit einer einzelnen Zahl beantworten, weil unter demselben Begriff zwei sehr unterschiedliche Leistungen verkauft werden: eine reine Strategieberatung, die mit einem Dokument endet, und eine Beratung, die direkt in eine Umsetzung übergeht. Beide kosten unterschiedlich, und beide lohnen sich in unterschiedlichen Situationen.

Dieser Beitrag trennt die beiden Modelle, nennt die im Markt üblichen Preise und zeigt an einer durchgerechneten Grenze, ab wann sich eine bezahlte Beratung überhaupt lohnt.

Die kurze Antwort

Reine KI-Strategieberatung ohne Umsetzung wird im deutschsprachigen Markt meist über Tagessätze abgerechnet, häufig im vierstelligen Bereich pro Tag. Beratung mit anschließender Umsetzung läuft dagegen oft anders: Das Erstgespräch und eine erste Prozessanalyse sind bei uns kostenlos, Kosten entstehen erst mit der Entscheidung für eine konkrete Automatisierung — einmalig meist zwischen 2.500 und 10.000 Euro, dazu laufende Betreuung im niedrigen bis mittleren dreistelligen Bereich pro Monat. Ob sich eine bezahlte, reine Beratung überhaupt lohnt, hängt am Ende weniger vom Tagessatz ab als davon, ob im Unternehmen jemand da ist, der die Empfehlung danach auch umsetzt — sonst bezahlt man ein Dokument, keine Zeitersparnis.

Zwei Preismodelle, zwei Logiken

Tagessatzberatung. Hier bezahlst du für die Zeit einer Beraterin oder eines Beraters, unabhängig vom Ergebnis. Das lohnt sich, wenn du unternehmensweite strategische Fragen klären willst, die über einen einzelnen Ablauf hinausgehen — etwa, ob und wie KI grundsätzlich in die Unternehmensstrategie passt. Es lohnt sich weniger, wenn die eigentliche Frage lautet: „Welcher unserer Abläufe kostet am meisten Zeit, und was können wir dagegen tun?" — dafür ist eine Messung nötig, kein Strategiegespräch.

Beratung mit Umsetzung. Hier trägt die Agentur einen Teil des Risikos selbst, weil ein Teil der Vergütung erst mit dem gebauten Baustein entsteht. Das kostenlose Erstgespräch und die Prozessanalyse ersetzen dabei den bezahlten Tag der klassischen Beratung — die eigentliche Zahlung beginnt erst, wenn feststeht, was gebaut werden soll und was es bringt. Ausführlich beschrieben ist der Unterschied in KI-Beratung: was sie leistet und was sie nicht leistet.

Kostenüberblick

| Leistung | Typischer Preis | Wann sie passt | |---|---|---| | Strategieberatung, Tagessatz | meist vierstellig pro Tag | unternehmensweite Fragen jenseits eines einzelnen Ablaufs | | Erstgespräch und Prozessanalyse (bei uns) | kostenlos, 60–90 Minuten | Klärung, welcher Ablauf sich überhaupt lohnt | | Einrichtung einer konkreten Automatisierung | 2.500–10.000 Euro einmalig | nach der Entscheidung für einen Ablauf | | Laufende Betreuung | niedriger bis mittlerer dreistelliger Betrag/Monat | sobald ein Baustein läuft und gepflegt werden muss | | Betrieb der KI-Dienste selbst | Cent-Bereich je Dokument oder Anfrage | laufender Betrieb, meist Nebenkosten |

Die Rechnung: Ab wann sich eine bezahlte Beratung lohnt

Nimm zwei Tagessätze zu je 1.500 Euro an, also 3.000 Euro für ein Strategiegespräch mit Empfehlung. Damit sich das rechnet, muss die Empfehlung mindestens diesen Betrag an Zeit einsparen — und zwar tatsächlich umgesetzt, nicht nur aufgeschrieben. Ein Ablauf, der im Jahr 8 Stunden Handarbeit kostet (bei 45 Euro Vollkosten je Stunde rund 360 Euro), trägt diese Beratungskosten selbst über mehrere Jahre nicht. Ein Ablauf mit 8 bis 20 Stunden pro Woche dagegen, wie in der Faustregel aus Was KI-Automatisierung wirklich kostet beschrieben, amortisiert dieselbe Beratungssumme oft innerhalb weniger Monate — vorausgesetzt, die Empfehlung wird auch gebaut.

Genau an diesem „vorausgesetzt" hängt der eigentliche Unterschied: Eine reine Beratung liefert die Zahl, aber nicht den Baustein. Ob im eigenen Haus jemand da ist, der die Umsetzung danach trägt, ist die wichtigste Frage vor der Buchung — wichtiger als der Tagessatz selbst.

Was den Tagessatz einer Strategieberatung treibt

Vier Faktoren erklären den größten Teil der Preisspanne. Die Unternehmensgröße bestimmt, wie viele Abteilungen und Entscheidungsebenen in einem Beratungsprojekt berücksichtigt werden müssen — ein Konzern mit mehreren Standorten braucht andere Abstimmungsrunden als ein Betrieb mit 15 Mitarbeitenden. Die Spezialisierung der Beraterin oder des Beraters spielt eine Rolle: Wer sich auf eine Branche fokussiert hat, kennt typische Abläufe schneller, verlangt dafür aber oft auch einen höheren Satz. Der Umfang entscheidet, ob es bei einem eintägigen Workshop bleibt oder ein mehrwöchiges Projekt mit Zwischenberichten daraus wird. Und die Frage nach der Umsetzung verändert das Preisgefüge grundlegend: Wer nur eine Empfehlung verkauft, kalkuliert anders als jemand, der einen Teil der Vergütung erst mit dem fertigen Baustein sieht.

Woran du erkennst, ob sich das Honorar lohnt

Vor der Buchung einer bezahlten Beratung lohnen sich vier Fragen: Wird am Ende ein Dokument geliefert oder eine konkrete, priorisierte Liste mit Zeit- und Kostenschätzung je Ablauf? Ist im eigenen Haus jemand benannt, der die Empfehlung nach der Beratung tatsächlich umsetzt? Bietet die beratende Stelle selbst eine Umsetzung an, oder muss danach ein zweiter Anbieter gesucht werden? Und: Wie unterscheidet sich der Tagessatz von einem kostenlosen Erstgespräch mit anschließender bezahlter Umsetzung — bekommt man für das Honorar tatsächlich mehr, oder nur früher dieselbe Information?

Wie das kostenlose Erstgespräch bei uns aufgebaut ist

Damit „kostenlos" nicht nach einem verkappten Verkaufsgespräch klingt, lohnt sich, kurz zu beschreiben, was darin tatsächlich passiert. Im Erstgespräch nehmen wir die Abläufe auf, die euch am meisten Zeit kosten, und schätzen grob ab, ob sich eine Automatisierung überhaupt lohnt. Erst danach folgt bei Bedarf die Prozessanalyse mit genauerer Zeitschätzung je Ablauf. Ein Angebot mit Preis gibt es frühestens nach diesem Schritt — nie vorher, weil ein Preis ohne diese Grundlage nur geraten wäre. Diese Reihenfolge ist der eigentliche Unterschied zu einer Tagessatzberatung: Dort bezahlst du die Zeit, in der diese Fragen überhaupt erst gestellt werden.

Ein Beispiel

Ein Handwerksbetrieb mit 15 Mitarbeitenden hatte eine zweitägige Strategieberatung zu „KI im Betrieb" gebucht, Kostenpunkt rund 3.200 Euro. Ergebnis war eine Präsentation mit neun Ideen, von der automatisierten Terminerinnerung bis zur KI-gestützten Angebotserstellung. Zwölf Monate später war keine einzige davon umgesetzt — im Betrieb gab es niemanden, der die technische Umsetzung selbst hätte vorantreiben können, und die Beratung hatte dafür auch kein Angebot gemacht. Die Lehre: Eine Empfehlung ohne einen, der sie baut, bleibt ein Dokument. Erst ein zweiter Anlauf mit Beratung und Umsetzung aus einer Hand brachte innerhalb von drei Wochen einen ersten laufenden Baustein.

Wo sich eine bezahlte Beratung nicht lohnt

Bei sehr kleinen Betrieben mit wenigen, seltenen und stark wechselnden Abläufen trägt sich der Tagessatz einer klassischen Beratung häufig nicht — hier ist ein kostenloses Erstgespräch mit direkter Einschätzung der wirtschaftlichere Einstieg. Ebenso wenig ersetzt eine KI-Beratung eine Rechtsberatung: Fragen zu Datenschutz, Mitbestimmung oder branchenspezifischen Aufsichtspflichten gehören vor eine Anwältin oder einen Anwalt, nicht in ein Beratungshonorar für Prozessfragen. Und wo die Geschäftsführung selbst noch nicht entschieden hat, ob sie überhaupt investieren will, ist jede bezahlte Beratung verfrüht — dafür reicht zunächst ein unverbindliches, kostenloses Gespräch.

Der nächste Schritt

Der risikoärmste erste Schritt ist bei uns kostenlos: das Erstgespräch und die Prozessanalyse, 60 bis 90 Minuten, mit einer Auswertung, die euch auch dann gehört, wenn ihr euch gegen eine Umsetzung entscheidet. Was danach an Umsetzungskosten üblich ist, steht mit drei durchgerechneten Beispielen in Was KI-Automatisierung wirklich kostet. Wie die Zusammenarbeit insgesamt abläuft, beschreibt die Seite KI-Beratung.