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Was bringt KI für Steuerberater in Österreich wirklich?

4 Min. LesezeitVon FlowAgentur
Was bringt KI für Steuerberater in Österreich wirklich?

Direkt zur Leistung: KI für Steuerberater und Kanzleien — Typische Abläufe, passende Einsatzmöglichkeiten und Grenzen für deine Branche.

Kurz gesagt: Ja, KI-Automatisierung bringt österreichischen Kanzleien denselben Hebel wie deutschen – bei Belegbeschaffung, Fristenüberwachung und Mandantenanfragen liegt selten fachliche Arbeit, sondern Verwaltungsaufwand. Der Unterschied liegt nicht im Nutzen, sondern im Umfeld: Statt DATEV arbeiten die meisten Kanzleien mit BMD oder RZL, statt Elster steht FinanzOnline im Zentrum, und die Verschwiegenheitspflicht ist im Wirtschaftstreuhandberufsgesetz 2017 (WTBG) geregelt statt im deutschen Steuerberatungsgesetz. Wer eine Automatisierung einkauft, die nur DATEV kennt, kauft für eine österreichische Kanzlei am eigentlichen System vorbei.

Der Rest dieses Beitrags geht durch, was sich wegen dieses Umfelds konkret ändert, was gleich bleibt – und wo die fachliche und rechtliche Grenze liegt.

Was sich wegen BMD und RZL statt DATEV ändert

BMD bezeichnet sich selbst als Nummer 1 für Steuerberatungskanzleien in Österreich; daneben ist RZL bei kleineren und mittleren Kanzleien verbreitet. Beide sind eigenständige Systeme mit eigenen Schnittstellen – nicht einfach eine österreichische DATEV-Variante. Für die Automatisierung heißt das praktisch:

  • Vorarbeit statt Buchung automatisieren, bleibt der sicherere Ansatz. Eine Automatisierung, die Belege einsammelt, zuordnet und auf Vollständigkeit prüft, bevor sie in BMD oder RZL landen, hängt kaum von der jeweiligen Kanzleisoftware ab. Der Eingriff direkt in die Buchungslogik dagegen muss für das jeweilige System einzeln geprüft werden, weil Schnittstellen, Rechte und Datenfelder unterschiedlich sind.
  • Eine für DATEV gebaute Lösung lässt sich nicht einfach übertragen. Wer als Anbieter nur mit deutschen Kanzleien gearbeitet hat, kennt BMD und RZL möglicherweise nicht aus eigener Umsetzung – das lohnt sich vor Beauftragung konkret nachzufragen.

Was gleich bleibt: die vier Abläufe mit dem größten Hebel

Unabhängig vom Land liegt der Hebel in denselben vier Abläufen: Belege bei Mandanten anfordern und nachfassen, Fristen überwachen, wiederkehrende Mandantenanfragen im Postfach beantworten und Standardauswertungen aufbereiten. Das ist keine österreichische Besonderheit, sondern eine Frage der Aufgabe – ausführlicher dazu steht es in unserem Beitrag zu den vier Abläufen mit dem größten Hebel. Was in Österreich dazukommt, ist FinanzOnline als zentrales Portal der Finanzverwaltung, über das Kanzleien mit Vollmacht ihrer Mandanten arbeiten.

Fiktives Rechenbeispiel: Belege bei Mandanten nachfassen

Angenommene Werte, keine gemessene Kanzlei: Eine Kanzlei mit sechs Mitarbeitenden betreut 90 Mandanten. Vor jeder Quartalsabgabe fehlen bei rund 30 Mandanten Belege oder Unterlagen; das Nachfassen (Liste prüfen, Mandant anschreiben, Eingang kontrollieren) kostet pro Fall 20 Minuten, viermal im Jahr.

  • Zeitaufwand: 30 × 20 × 4 ÷ 60 = 40 Stunden im Jahr
  • Kosten bei 45 Euro Vollkosten je Stunde: 40 × 45 € = 1.800 Euro im Jahr
  • Realistisch automatisierbar: etwa 70 Prozent, weil ein Teil der Mandanten weiterhin persönlich nachgefasst werden muss
  • Ersparnis: rund 1.260 Euro im Jahr

Bei sechs Mitarbeitenden ist das kein Betrag, der allein eine größere Investition rechtfertigt – aber es ist nur einer von vier Abläufen mit demselben Muster. Fristenüberwachung und Mandantenanfragen laufen in vielen Kanzleien deutlich häufiger auf als das Nachfassen und addieren sich zu einer Größenordnung, bei der sich eine Prüfung lohnt.

Wo die fachliche und rechtliche Grenze bleibt

Drei Stellen, an denen Automatisierung in einer österreichischen Kanzlei bewusst nicht weitergeht:

  • Die fachliche Beurteilung bleibt bei der Kanzlei. Automatisiert wird die Beschaffung, Zuordnung und Vorbereitung von Unterlagen – nicht die steuerliche Bewertung selbst.
  • § 80 WTBG 2017 gilt auch für Erfüllungsgehilfen. Die Verschwiegenheitspflicht der Kanzlei erstreckt sich laut Gesetz sinngemäß auch auf Personen und Dienste, die im Auftrag der Kanzlei tätig werden – eine eingesetzte Automatisierung oder ein externer Anbieter ist kein Bereich außerhalb dieser Pflicht. Wo Mandantendaten verarbeitet werden, muss vor der Umsetzung geklärt sein, wo die Daten liegen und wer Zugriff hat.
  • FinanzOnline ist an eine Person gebunden, nicht an eine Automatisierung. Der Zugang läuft über das eigene FinanzOnline-Login der Kanzlei und ist seit der verpflichtenden Zwei-Faktor-Authentifizierung noch enger an eine tatsächliche Person geknüpft. Ein vollständig unbeaufsichtigter automatischer Login ist damit nicht ohne Weiteres vereinbar; sinnvoller ist es, FinanzOnline-Schritte vorzubereiten und von einer Person auszuführen, statt sie zu umgehen.

Bei einer Beschwerde oder Prüfung ist in Österreich die Datenschutzbehörde zuständig – unabhängig davon, welches Land der eingesetzte Automatisierungsdienst hat.

Der nächste Schritt

Welche Systeme in eurer Kanzlei tatsächlich beteiligt sind und wie viel Zeit die vier Abläufe oben konkret kosten, klärt sich am schnellsten in einem unverbindlichen Erstgespräch – auf unserer Seite KI für Steuerberater steht, wie wir dabei vorgehen. Wer die eigene Zeitrechnung vorher selbst grob abschätzen will, findet die Formel dafür in unserem Beitrag Was KI-Automatisierung wirklich kostet.

Quellen und Grundlagen

Niko Kozak, Gründer von FlowAgentur

Geschrieben von Niko Kozak

Gründer von FlowAgentur. Führt die Prozessanalysen durch — über 300 bisher — und entscheidet mit den Betrieben, welche Abläufe sich automatisieren lassen und welche nicht. Was hier steht, stammt aus diesen Gesprächen und aus über 2.000 umgesetzten Automatisierungen bei über 200 Unternehmen.

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Häufige Fragen dazu

Braucht eine österreichische Kanzlei andere KI-Automatisierung als eine deutsche?
Der Ablauf, der automatisiert wird – Belege einsammeln, Fristen überwachen, Mandantenanfragen beantworten –, ist derselbe. Anders ist die Software-Umgebung: Statt DATEV arbeiten die meisten österreichischen Kanzleien mit BMD oder RZL, und statt Elster steht FinanzOnline im Zentrum. Eine Automatisierung, die vor der Buchung ansetzt (Post, Belege, Fristen), ist davon kaum betroffen; eine, die direkt in die Kanzleisoftware eingreift, muss auf das jeweilige System zugeschnitten sein.
Womit kann eine Kanzlei Mandanten automatisch an fehlende Unterlagen erinnern?
Technisch reicht meist eine Automatisierung, die eine Liste erwarteter Belege mit den tatsächlich eingegangenen abgleicht und bei einer Lücke eine Erinnerung auslöst – über das Mandantenportal oder E-Mail. Fachlich bleibt die Verschwiegenheitspflicht nach § 80 WTBG 2017 zu beachten, die laut Gesetz auch für Erfüllungsgehilfen wie eine eingesetzte Automatisierung oder einen externen Dienstleister gilt.
Darf eine KI-Automatisierung sich direkt bei FinanzOnline einloggen?
Das ist eine Frage an die eigene IT und an die Kanzleiverantwortung, keine allgemeine Ja-Nein-Antwort. FinanzOnline verlangt seit der Umstellung auf Zwei-Faktor-Authentifizierung ein persönliches zweites Merkmal; ein Zugang, der auf eine einzelne Person zugeschnitten ist, lässt sich nicht ohne Weiteres in eine unbeaufsichtigte Automatisierung einbauen, ohne diese Person dauerhaft einzubinden.
Wer ist in Österreich für Datenschutzbeschwerden gegen eine Kanzlei zuständig?
Die österreichische Datenschutzbehörde (dsb.gv.at). Sie bearbeitet Beschwerden, führt Prüfverfahren durch und ist die zuständige Aufsichtsbehörde nach Art. 57 DSGVO – unabhängig davon, ob die eingesetzte Software oder Automatisierung aus Österreich, Deutschland oder einem anderen Land stammt.
Was kostet KI-Automatisierung für eine Kanzlei in Österreich?
Dazu gibt es keine belastbare, aktuell geprüfte Marktangabe speziell für Österreich, die wir hier nennen könnten. Die Größenordnung hängt wie überall von der Zahl der beteiligten Systeme und Ausnahmen ab; ein unverbindliches Erstgespräch klärt das für den konkreten Fall schneller als eine pauschale Zahl.

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