KI in der Unternehmensberatung: Wissen wiederfinden statt neu recherchieren

Ein Beratungshaus mit ein paar Dutzend Beratern hat nach zehn Jahren Projekten eigentlich ein enormes Kapital angehäuft: Analysen, Foliensätze, Vorgehensmodelle, Musterlösungen für wiederkehrende Fragen. Das Problem ist, dass kaum jemand darauf zugreifen kann, wenn er es braucht. Die Ablage von Projekt 2019 kennt niemand mehr, das Wiki ist seit zwei Jahren nicht gepflegt, und die Kollegin, die die Antwort wüsste, ist beim Kunden.

Also wird neu recherchiert. Dieselbe Fragestellung, dieselben Quellen, dieselbe Struktur — nur mit einem neuen Junior, der die zwei Tage dafür braucht, die vor drei Jahren schon einmal jemand investiert hat. Genau an dieser Stelle setzt KI in der Beratung am wirksamsten an, und darum geht es in diesem Beitrag.

Die kurze Antwort

In der Unternehmensberatung liegt der größte Hebel von KI nicht im Erstellen neuer Inhalte, sondern im Wiederfinden vorhandenen Wissens: Ein System liest bestehende Projektunterlagen, Angebote, Protokolle und Berichte ein und beantwortet Fragen wie „Wie haben wir das Thema Working Capital beim letzten Handelsunternehmen aufgesetzt?" direkt mit Verweis auf das Originaldokument. Das ersetzt keine fachliche Beurteilung, aber es erspart die Suche danach. Daneben lassen sich Protokolle aus Terminen automatisch erstellen, Angebote aus vorhandenen Bausteinen zusammensetzen und Statusberichte an Mandanten teilweise vorbereiten. Was bleibt: die eigentliche Analyse, die Bewertung der Ergebnisse und alles, was mit vertraulichen Mandantendaten zu tun hat — dafür trägt weiterhin ein Berater die Verantwortung, nicht ein System.

Warum Wissen in Beratungen so schwer auffindbar ist

Das liegt selten an schlechtem Willen. Es liegt am Geschäftsmodell: Projekte sind zeitlich begrenzt, Teams wechseln, und am Ende eines Mandats zieht das Team weiter, bevor jemand Zeit hat, das Ergebnis sauber für später aufzubereiten. Die Dokumentation, die entsteht, ist für den aktuellen Mandanten gedacht — nicht für den nächsten Kollegen, der in zwei Jahren eine ähnliche Frage hat.

Dazu kommt die Struktur der Ablage selbst. Ordner sind nach Projekten benannt, nicht nach Themen. Wer nach „Working Capital" sucht, findet nichts, wenn der Ordner „Projekt Meridian 2023" heißt. Ein klassisches Wiki löst das nicht, weil es aktiv gepflegt werden müsste — und Pflege verliert in einer Beratung fast immer gegen abrechenbare Arbeit beim Mandanten.

Wo KI konkret ansetzt

Wissen aus alten Projekten wiederfinden. Eine KI-gestützte Suche liest bestehende Dokumente — Berichte, Foliensätze, Protokolle — automatisch ein und beantwortet Fragen in normaler Sprache, mit Verweis auf die Quelle. Niemand muss vorher Schlagworte vergeben oder eine Ordnerstruktur pflegen. Das Prinzip dahinter erklären wir ausführlicher im Beitrag Eine Wissensdatenbank, die tatsächlich benutzt wird.

Protokolle und Ergebnisdokumente. Aus der Aufzeichnung eines Termins oder aus Notizen entsteht ein Protokoll im Format des Hauses, samt Aufgabenliste — ein Berater prüft und ergänzt, statt bei null anzufangen.

Angebote und Leistungsbeschreibungen. Ein Großteil eines Angebots besteht aus Bausteinen, die schon einmal geschrieben wurden: Methodik, Referenzprojekte, Standardformulierungen. Wenn diese Bausteine durchsuchbar sind, wird ein Angebot zusammengestellt statt neu verfasst.

Reporting an Mandanten. Wiederkehrende Statusberichte lassen sich aus den vorhandenen Projektdaten weitgehend vorbereiten. Was bleibt, ist die Einordnung und der Ton — beides sollte beim Berater bleiben, der den Mandanten kennt.

Eine Beispielrechnung

Eine Beratung mit 15 Beratern bearbeitet im Schnitt 8 interne Rechercheanfragen pro Woche, bei denen jemand nach einer Lösung, einem Argument oder einer Zahl aus einem früheren Projekt sucht. Jede Anfrage kostet im Schnitt 45 Minuten — Ablage durchsuchen, Kollegen fragen, im Zweifel neu recherchieren.

• Zeitaufwand: 8 × 45 × 46 ÷ 60 = 276 Stunden im Jahr
• Kosten bei 45 Euro Vollkosten je Stunde: 12.420 Euro im Jahr — bei Beratern mit höheren Stundensätzen ist der tatsächliche Wert oft deutlich größer, weil hier keine Bürokraft, sondern abrechenbare Beraterzeit gebunden ist
• Realistisch automatisierbar: rund 70 Prozent, weil ein Teil der Anfragen tatsächlich neue Bewertung braucht
• Ersparnis: rund 8.700 Euro im Jahr, ohne den Effekt einzurechnen, dass diese Stunden sonst beim Mandanten abrechenbar wären

Wie diese Rechnung allgemein aufgebaut ist und wo sie an ihre Grenzen stößt, steht im Beitrag Was KI-Automatisierung wirklich kostet.

Welche Systeme dabei zusammenspielen

| Bereich | Typisches System | Wie die Automatisierung ansetzt | |---|---|---| | Projektablage | SharePoint, lokale Laufwerke, Google Drive | Einlesen bestehender Dokumente für die durchsuchbare Wissensbasis | | Termine | Teams, Zoom, physische Meetings | Automatische Protokollerstellung aus Aufzeichnung oder Notizen | | Angebotswesen | Office-Werkzeuge, teils CRM | Zusammenstellung aus vorhandenen Textbausteinen | | Mandantenkommunikation | E-Mail, teils eigenes Kundenportal | Vorbereitung wiederkehrender Statusberichte |

Die Projektablage bleibt die Quelle der Wahrheit — die Automatisierung macht sie durchsuchbar, ersetzt sie aber nicht.

Wo Automatisierung bewusst außen vor bleibt

Die fachliche Analyse selbst. Ein System kann eine frühere Lösung wiederfinden und zusammenfassen, aber ob sie auf den aktuellen Mandanten passt, ist eine Bewertungsfrage. Wer diese Einschätzung an ein System delegiert, verkauft am Ende keine Beratung mehr.

Vertrauliche Mandantenunterlagen. Bevor Projektdokumente in ein durchsuchbares System einfließen, muss klar sein, welche Mandate das überhaupt erlauben, wer Zugriff bekommt und wo die Daten liegen. In sensiblen Fällen — etwa bei M&A-Projekten mit strikten Vertraulichkeitsauflagen — gehört ein Dokument gar nicht in eine geteilte Wissensbasis, sondern bleibt gesondert abgelegt. Ob ein konkretes Mandat das zulässt, muss im Einzelfall geprüft werden, nicht pauschal entschieden.

Die Beziehung zum Mandanten. Ein automatisch vorbereiteter Statusbericht ist ein Entwurf, kein fertiges Dokument. Der Ton, die Einordnung und das, was zwischen den Zeilen steht, bleiben Sache des Beraters, der die Beziehung führt.

Der nächste Schritt

Wer wissen will, wie viel Rechercheaufwand im eigenen Haus tatsächlich in „das hatten wir doch schon mal" fließt, kommt mit einer Woche Mitzählen bereits zu einer brauchbaren Zahl. Auf unserer Branchenseite KI für Unternehmensberatungen stehen passende Beispiele, Systeme und die Fragen, die in Erstgesprächen mit Beratungshäusern am häufigsten gestellt werden.