KI und Automatisierung für Personalvermittler und Zeitarbeit
Wir zeigen dir, welche Abläufe in eurem Betrieb wie viel Zeit kosten und was davon eine Software übernehmen kann — und setzen es um. Über 200 betreute Kunden, über 2.000 umgesetzte Automatisierungen und KI-Lösungen.
Wo lohnt sich KI für Personalvermittler und Zeitarbeit?
Vermittler leben von Geschwindigkeit: Wer zuerst einen passenden Kandidaten vorstellt, gewinnt die Besetzung. Der Aufwand liegt im Sichten von Bewerbungen, im Abgleich mit Anforderungen und in der Nachverfolgung — alles Vorgänge, die mit dem Volumen wachsen. Für Automatisierung heißt das: Die größten Hebel liegen für Personalvermittler und Zeitarbeit nicht in der Fachaufgabe, sondern in den wiederkehrenden Abläufen davor und danach — Bewerbungen sichten und mit Anforderungen abgleichen, Kandidatenprofile aufbereiten, Nachfassen bei Kandidaten und Kunden. Wir nehmen diese Abläufe in einer kostenlosen Prozessanalyse auf, rechnen aus, was sie im Jahr kosten, und automatisieren die, bei denen sich der Aufwand rechnet. Die vorhandenen Systeme bleiben und werden angebunden.
- Abläufe mit dem größten Zeitanteil: Bewerbungen sichten und mit Anforderungen abgleichen, Kandidatenprofile aufbereiten, Nachfassen bei Kandidaten und Kunden, Verfügbarkeiten und Einsätze planen, Verträge und Nachweise erstellen.
- In dieser Branche übliche Systeme: Bewerbermanagement; Jobportale und LinkedIn; CRM für Kundenkontakte; Lohnabrechnung bei Zeitarbeit. Ob und wie ein System angebunden werden kann, prüfen wir vor dem Angebot.
- Erstgespräch und Prozessanalyse kosten nichts — Kosten entstehen erst mit der Entscheidung für eine Umsetzung.
- Gebaut wird in Etappen: der erste Baustein ist für sich nutzbar, meist innerhalb weniger Tage.
- Analyse
- kostenlos
- Erster Baustein
- meist in Tagen
- Bestehende Systeme
- bleiben
Beispiele für Personalvermittler und Zeitarbeit
Aus echten Projekten, anonymisiert und auf das Muster reduziert.
Bewerbungen sichten
Vorher
Jede Bewerbung wird gelesen, mit dem Profil verglichen und von Hand bewertet und eingetragen.
Nachher
Unterlagen werden ausgelesen, gegen die Anforderungen geprüft und mit Begründung vorsortiert vorgelegt.
Ergebnis: die Vorauswahl dauert Minuten, die Entscheidung bleibt beim Menschen.
Kandidatenprofil für den Kunden
Vorher
Aus dem Lebenslauf wird ein anonymisiertes Profil im Hausformat getippt.
Nachher
Das Profil entsteht automatisch im Hausformat und wird nur geprüft.
Ergebnis: Vorstellung am selben Tag statt am nächsten.
So läuft die Zusammenarbeit ab
Sechs Schritte, von denen der erste nichts kostet.
- 1
Kostenloses Erstgespräch
30 Minuten per Video. Du erzählst, wie dein Unternehmen arbeitet, wir sagen dir, was daran automatisierbar ist — und was nicht. Ohne Verkaufsgespräch.
30 Minuten, kostenlos
- 2
Prozessanalyse
Wir gehen die Abläufe im Detail durch, meist mit den Personen, die sie täglich machen. Ergebnis ist eine Übersicht mit Zeitaufwand je Ablauf und einer Reihenfolge, was sich zuerst lohnt.
60–90 Minuten
- 3
Angebot mit klarem Umfang
Du bekommst schriftlich, was gebaut wird, was es kostet und wie lange es dauert. Keine Pauschalen für „KI-Transformation“, sondern benannte Bausteine.
wenige Tage
- 4
Umsetzung in Etappen
Die erste Automatisierung läuft meist innerhalb weniger Tage. Danach kommt Baustein für Baustein dazu, jeder einzeln nutzbar.
ab wenigen Tagen
- 5
Einweisung
Dein Team lernt, wie die Lösung bedient und angepasst wird. Wir bauen nichts, was ohne uns stillsteht.
im Projekt enthalten
- 6
Betreuung
Auf Wunsch laufende Betreuung: Anpassungen, Überwachung, neue Automatisierungen, wenn sich etwas ändert.
monatlich kündbar
Das liefern wir.
Häufige Fragen für Personalvermittler und Zeitarbeit
- Darf eine KI Bewerbungen bewerten?
- Eine Vorsortierung mit nachvollziehbaren Kriterien ist möglich, eine automatische Ablehnung ohne menschliche Entscheidung sollte es nicht geben — das berührt sowohl Datenschutz als auch das Allgemeine Gleichbehandlungsgesetz. Deshalb wird bei uns vorsortiert und begründet, entschieden wird von Menschen.
- Was kostet Automatisierung für Personalvermittler und Zeitarbeit?
- Erstgespräch und Prozessanalyse sind kostenlos. Eine Umsetzung beginnt bei uns bei 2.000 Euro netto; je nach Umfang liegen Projekte im Markt zwischen 2.500 und 10.000 Euro einmalig, dazu eine laufende Betreuung im niedrigen bis mittleren dreistelligen Bereich pro Monat. Was in eurem Fall gilt, steht nach der Analyse fest — vorher wäre es geraten.
- Wie schnell läuft der erste Ablauf?
- Häufig innerhalb weniger Tage. Umfangreichere Vorhaben mit mehreren Systemen brauchen typischerweise zwei bis vier Wochen bis zum ersten nutzbaren Stand. Wir bauen bewusst in Etappen, damit der erste Baustein Nutzen bringt, bevor das Ganze fertig ist.
- Müssen wir unsere Software wechseln?
- Nein. Die in eurer Branche üblichen Systeme — Bewerbermanagement; Jobportale und LinkedIn; CRM für Kundenkontakte; Lohnabrechnung bei Zeitarbeit — bleiben, wie sie sind. Die Automatisierung wird daran angebunden, soweit die jeweilige Fassung Schnittstellen anbietet; das prüfen wir vor dem Angebot.
- Ab welcher Betriebsgröße lohnt sich das?
- Es hängt nicht an der Mitarbeiterzahl, sondern an der Wiederholung. Als Faustregel: Wenn ein Ablauf mehr als drei Stunden Handarbeit pro Woche bindet, lohnt die Prüfung. Das gilt für den Fünf-Personen-Betrieb genauso wie für ein Unternehmen mit 200 Beschäftigten.
- Was passiert mit unseren Daten?
- Verarbeitet wird nur, was der jeweilige Ablauf braucht, und es wird vorher schriftlich festgehalten, welche Daten das sind, wo sie liegen und wer Zugriff hat. Wo die Aufgabe es erlaubt, bleiben Daten im Unternehmen oder auf Servern in der EU. Für die Zusammenarbeit gibt es einen Auftragsverarbeitungsvertrag.
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Was lässt sich in eurem Betrieb automatisieren?
30 Minuten per Video, kostenlos und ohne Verkaufsgespräch. Du erzählst, wie euer Betrieb arbeitet — wir sagen dir, welcher Ablauf sich zuerst rechnet.