KI und Automatisierung für Immobilien- und Hausverwaltungen
Wir zeigen dir, welche Abläufe in eurem Betrieb wie viel Zeit kosten und was davon eine Software übernehmen kann — und setzen es um. Über 200 betreute Kunden, über 2.000 umgesetzte Automatisierungen und KI-Lösungen.
Wo lohnt sich KI für Immobilien- und Hausverwaltungen?
Verwaltungen betreuen viele Einheiten mit kleinem Team. Der Aufwand entsteht in der Menge gleichartiger Vorgänge: Mieteranfragen, Schadensmeldungen, Handwerkerkoordination, Abrechnungen. Fast jeder Vorgang berührt mehrere Beteiligte und muss dokumentiert werden. Für Automatisierung heißt das: Die größten Hebel liegen für Immobilien- und Hausverwaltungen nicht in der Fachaufgabe, sondern in den wiederkehrenden Abläufen davor und danach — Schadensmeldungen aufnehmen und Handwerker beauftragen, Mieter- und Eigentümeranfragen beantworten, Betriebskostenabrechnungen vorbereiten. Wir nehmen diese Abläufe in einer kostenlosen Prozessanalyse auf, rechnen aus, was sie im Jahr kosten, und automatisieren die, bei denen sich der Aufwand rechnet. Die vorhandenen Systeme bleiben und werden angebunden.
- Abläufe mit dem größten Zeitanteil: Schadensmeldungen aufnehmen und Handwerker beauftragen, Mieter- und Eigentümeranfragen beantworten, Betriebskostenabrechnungen vorbereiten, Angebote von Dienstleistern einholen und vergleichen, Protokolle und Beschlüsse dokumentieren.
- In dieser Branche übliche Systeme: Verwaltungssoftware wie Domus, Haufe oder immoware; E-Mail und Telefon als Hauptkanäle; Dokumentenablage je Objekt; Buchhaltung über DATEV. Ob und wie ein System angebunden werden kann, prüfen wir vor dem Angebot.
- Erstgespräch und Prozessanalyse kosten nichts — Kosten entstehen erst mit der Entscheidung für eine Umsetzung.
- Gebaut wird in Etappen: der erste Baustein ist für sich nutzbar, meist innerhalb weniger Tage.
- Analyse
- kostenlos
- Erster Baustein
- meist in Tagen
- Bestehende Systeme
- bleiben
Beispiele für Immobilien- und Hausverwaltungen
Aus echten Projekten, anonymisiert und auf das Muster reduziert.
Schadensmeldung
Vorher
Der Mieter ruft an oder mailt, jemand notiert, sucht den passenden Handwerker, ruft an, dokumentiert später.
Nachher
Die Meldung wird erfasst, dem Objekt zugeordnet, ein passender Betrieb angefragt und der Vorgang mit Verlauf dokumentiert.
Ergebnis: kein Vorgang bleibt liegen, der Verlauf ist bei Rückfragen vollständig.
Wiederkehrende Anfragen
Vorher
Fragen zu Nebenkosten, Zuständigkeiten und Terminen werden jedes Mal einzeln beantwortet.
Nachher
Die Anfrage wird erkannt, aus den Objektunterlagen beantwortet und zur Freigabe vorgelegt.
Ergebnis: der Großteil der Standardanfragen kostet Minuten statt Stunden.
So läuft die Zusammenarbeit ab
Sechs Schritte, von denen der erste nichts kostet.
- 1
Kostenloses Erstgespräch
30 Minuten per Video. Du erzählst, wie dein Unternehmen arbeitet, wir sagen dir, was daran automatisierbar ist — und was nicht. Ohne Verkaufsgespräch.
30 Minuten, kostenlos
- 2
Prozessanalyse
Wir gehen die Abläufe im Detail durch, meist mit den Personen, die sie täglich machen. Ergebnis ist eine Übersicht mit Zeitaufwand je Ablauf und einer Reihenfolge, was sich zuerst lohnt.
60–90 Minuten
- 3
Angebot mit klarem Umfang
Du bekommst schriftlich, was gebaut wird, was es kostet und wie lange es dauert. Keine Pauschalen für „KI-Transformation“, sondern benannte Bausteine.
wenige Tage
- 4
Umsetzung in Etappen
Die erste Automatisierung läuft meist innerhalb weniger Tage. Danach kommt Baustein für Baustein dazu, jeder einzeln nutzbar.
ab wenigen Tagen
- 5
Einweisung
Dein Team lernt, wie die Lösung bedient und angepasst wird. Wir bauen nichts, was ohne uns stillsteht.
im Projekt enthalten
- 6
Betreuung
Auf Wunsch laufende Betreuung: Anpassungen, Überwachung, neue Automatisierungen, wenn sich etwas ändert.
monatlich kündbar
Das liefern wir.
Häufige Fragen für Immobilien- und Hausverwaltungen
- Was ist mit Mieterdaten?
- Es wird nur verarbeitet, was der Vorgang braucht, und vorher schriftlich festgehalten, welche Daten das sind. Wo möglich bleiben die Daten in den eigenen Systemen; verarbeitet wird auf europäischen Servern. Für die Zusammenarbeit gibt es einen Auftragsverarbeitungsvertrag.
- Was kostet Automatisierung für Immobilien- und Hausverwaltungen?
- Erstgespräch und Prozessanalyse sind kostenlos. Eine Umsetzung beginnt bei uns bei 2.000 Euro netto; je nach Umfang liegen Projekte im Markt zwischen 2.500 und 10.000 Euro einmalig, dazu eine laufende Betreuung im niedrigen bis mittleren dreistelligen Bereich pro Monat. Was in eurem Fall gilt, steht nach der Analyse fest — vorher wäre es geraten.
- Wie schnell läuft der erste Ablauf?
- Häufig innerhalb weniger Tage. Umfangreichere Vorhaben mit mehreren Systemen brauchen typischerweise zwei bis vier Wochen bis zum ersten nutzbaren Stand. Wir bauen bewusst in Etappen, damit der erste Baustein Nutzen bringt, bevor das Ganze fertig ist.
- Müssen wir unsere Software wechseln?
- Nein. Die in eurer Branche üblichen Systeme — Verwaltungssoftware wie Domus, Haufe oder immoware; E-Mail und Telefon als Hauptkanäle; Dokumentenablage je Objekt; Buchhaltung über DATEV — bleiben, wie sie sind. Die Automatisierung wird daran angebunden, soweit die jeweilige Fassung Schnittstellen anbietet; das prüfen wir vor dem Angebot.
- Ab welcher Betriebsgröße lohnt sich das?
- Es hängt nicht an der Mitarbeiterzahl, sondern an der Wiederholung. Als Faustregel: Wenn ein Ablauf mehr als drei Stunden Handarbeit pro Woche bindet, lohnt die Prüfung. Das gilt für den Fünf-Personen-Betrieb genauso wie für ein Unternehmen mit 200 Beschäftigten.
- Was passiert mit unseren Daten?
- Verarbeitet wird nur, was der jeweilige Ablauf braucht, und es wird vorher schriftlich festgehalten, welche Daten das sind, wo sie liegen und wer Zugriff hat. Wo die Aufgabe es erlaubt, bleiben Daten im Unternehmen oder auf Servern in der EU. Für die Zusammenarbeit gibt es einen Auftragsverarbeitungsvertrag.
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Was lässt sich in eurem Betrieb automatisieren?
30 Minuten per Video, kostenlos und ohne Verkaufsgespräch. Du erzählst, wie euer Betrieb arbeitet — wir sagen dir, welcher Ablauf sich zuerst rechnet.