KI und Automatisierung für Physiotherapiepraxen
Wir zeigen dir, welche Abläufe in eurem Betrieb wie viel Zeit kosten und was davon eine Software übernehmen kann — und setzen es um. Über 200 betreute Kunden, über 2.000 umgesetzte Automatisierungen und KI-Lösungen.
Wo lohnt sich KI für Physiotherapiepraxen?
Physiotherapiepraxen arbeiten mit knappen Margen und hoher Terminfrequenz. Der wirtschaftliche Druck kommt nicht aus der Behandlung, sondern aus dem, was daneben passiert: Rezeptprüfung, Absetzungsvermeidung, Terminausfälle und die Abrechnung mit den Kassen. Ein fehlerhaftes Rezept kostet die komplette Behandlungsserie, weil es nachträglich nicht mehr heilbar ist. Für Automatisierung heißt das: Die größten Hebel liegen für Physiotherapiepraxen nicht in der Fachaufgabe, sondern in den wiederkehrenden Abläufen davor und danach — Heilmittelverordnungen auf Formfehler prüfen, bevor behandelt wird, Termine vergeben, verschieben und Ausfälle nachbesetzen, Behandlungsdokumentation für die Abrechnung vervollständigen. Wir nehmen diese Abläufe in einer kostenlosen Prozessanalyse auf, rechnen aus, was sie im Jahr kosten, und automatisieren die, bei denen sich der Aufwand rechnet. Die vorhandenen Systeme bleiben und werden angebunden.
- Abläufe mit dem größten Zeitanteil: Heilmittelverordnungen auf Formfehler prüfen, bevor behandelt wird, Termine vergeben, verschieben und Ausfälle nachbesetzen, Behandlungsdokumentation für die Abrechnung vervollständigen, Rezeptfristen und Unterbrechungsregeln im Blick behalten, Berichte an verordnende Ärzte schreiben.
- In dieser Branche übliche Systeme: Praxissoftware wie Theorg, Starke Praxis oder Praxwin; Abrechnungsdienstleister für die Kassenabrechnung; Terminbuchung über Telefon, Doctolib oder eigene Seite; Telefon und Anrufbeantworter als Haupteingang. Ob und wie ein System angebunden werden kann, prüfen wir vor dem Angebot.
- Erstgespräch und Prozessanalyse kosten nichts — Kosten entstehen erst mit der Entscheidung für eine Umsetzung.
- Gebaut wird in Etappen: der erste Baustein ist für sich nutzbar, meist innerhalb weniger Tage.
- Analyse
- kostenlos
- Erster Baustein
- meist in Tagen
- Bestehende Systeme
- bleiben
Beispiele für Physiotherapiepraxen
Aus echten Projekten, anonymisiert und auf das Muster reduziert.
Rezeptprüfung vor der ersten Behandlung
Vorher
Das Rezept wird an der Anmeldung überflogen, Formfehler fallen oft erst bei der Absetzung durch die Kasse auf — dann ist die ganze Serie unbezahlt.
Nachher
Das Rezept wird beim Eingang ausgelesen und gegen die geltenden Formvorgaben geprüft; Unstimmigkeiten kommen als Hinweis, solange die Korrektur beim Arzt noch möglich ist.
Ergebnis: Fehler werden vor der Behandlung geklärt statt nach der Absetzung.
Terminausfälle nachbesetzen
Vorher
Sagt jemand kurzfristig ab, bleibt der Termin meist leer, weil niemand Zeit hat, die Warteliste durchzutelefonieren.
Nachher
Bei einer Absage werden passende Patienten von der Warteliste automatisch angefragt, die erste Zusage bekommt den Platz.
Ergebnis: freie Termine werden gefüllt, ohne dass jemand telefoniert.
So läuft die Zusammenarbeit ab
Sechs Schritte, von denen der erste nichts kostet.
- 1
Kostenloses Erstgespräch
30 Minuten per Video. Du erzählst, wie dein Unternehmen arbeitet, wir sagen dir, was daran automatisierbar ist — und was nicht. Ohne Verkaufsgespräch.
30 Minuten, kostenlos
- 2
Prozessanalyse
Wir gehen die Abläufe im Detail durch, meist mit den Personen, die sie täglich machen. Ergebnis ist eine Übersicht mit Zeitaufwand je Ablauf und einer Reihenfolge, was sich zuerst lohnt.
60–90 Minuten
- 3
Angebot mit klarem Umfang
Du bekommst schriftlich, was gebaut wird, was es kostet und wie lange es dauert. Keine Pauschalen für „KI-Transformation“, sondern benannte Bausteine.
wenige Tage
- 4
Umsetzung in Etappen
Die erste Automatisierung läuft meist innerhalb weniger Tage. Danach kommt Baustein für Baustein dazu, jeder einzeln nutzbar.
ab wenigen Tagen
- 5
Einweisung
Dein Team lernt, wie die Lösung bedient und angepasst wird. Wir bauen nichts, was ohne uns stillsteht.
im Projekt enthalten
- 6
Betreuung
Auf Wunsch laufende Betreuung: Anpassungen, Überwachung, neue Automatisierungen, wenn sich etwas ändert.
monatlich kündbar
Das liefern wir.
Abläufe, die sich für Physiotherapiepraxen zuerst lohnen
Je Ablauf: was heute von Hand passiert, was danach übrig bleibt und wo die Grenze liegt.
Häufige Fragen für Physiotherapiepraxen
- Dürfen Patientendaten überhaupt durch eine KI laufen?
- Gesundheitsdaten sind besonders geschützt, deshalb wird hier anders gebaut als in anderen Branchen: Verarbeitung in der EU, ein Auftragsverarbeitungsvertrag, keine Nutzung der Daten zum Training, und wo es geht ohne Namen. Für einige Aufgaben — etwa die Formprüfung eines Rezepts — braucht es die Patientendaten gar nicht.
- Was lohnt sich in einer Praxis mit drei Behandlern nicht?
- Eine vollautomatische Abrechnung. Die Kassenlogik ändert sich laufend, und ein Abrechnungsdienstleister macht das für einen Bruchteil dessen, was eine eigene Lösung kostet. Sinnvoll ist die Zuarbeit davor — vollständige, geprüfte Unterlagen — nicht die Abrechnung selbst.
- Was kostet Automatisierung für Physiotherapiepraxen?
- Erstgespräch und Prozessanalyse sind kostenlos. Eine Umsetzung beginnt bei uns bei 2.000 Euro netto; je nach Umfang liegen Projekte im Markt zwischen 2.500 und 10.000 Euro einmalig, dazu eine laufende Betreuung im niedrigen bis mittleren dreistelligen Bereich pro Monat. Was in eurem Fall gilt, steht nach der Analyse fest — vorher wäre es geraten.
- Wie schnell läuft der erste Ablauf?
- Häufig innerhalb weniger Tage. Umfangreichere Vorhaben mit mehreren Systemen brauchen typischerweise zwei bis vier Wochen bis zum ersten nutzbaren Stand. Wir bauen bewusst in Etappen, damit der erste Baustein Nutzen bringt, bevor das Ganze fertig ist.
- Müssen wir unsere Software wechseln?
- Nein. Die in eurer Branche üblichen Systeme — Praxissoftware wie Theorg, Starke Praxis oder Praxwin; Abrechnungsdienstleister für die Kassenabrechnung; Terminbuchung über Telefon, Doctolib oder eigene Seite; Telefon und Anrufbeantworter als Haupteingang — bleiben, wie sie sind. Die Automatisierung wird daran angebunden, soweit die jeweilige Fassung Schnittstellen anbietet; das prüfen wir vor dem Angebot.
- Ab welcher Betriebsgröße lohnt sich das?
- Es hängt nicht an der Mitarbeiterzahl, sondern an der Wiederholung. Als Faustregel: Wenn ein Ablauf mehr als drei Stunden Handarbeit pro Woche bindet, lohnt die Prüfung. Das gilt für den Fünf-Personen-Betrieb genauso wie für ein Unternehmen mit 200 Beschäftigten.
- Was passiert mit unseren Daten?
- Verarbeitet wird nur, was der jeweilige Ablauf braucht, und es wird vorher schriftlich festgehalten, welche Daten das sind, wo sie liegen und wer Zugriff hat. Wo die Aufgabe es erlaubt, bleiben Daten im Unternehmen oder auf Servern in der EU. Für die Zusammenarbeit gibt es einen Auftragsverarbeitungsvertrag.
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Was lässt sich in eurem Betrieb automatisieren?
30 Minuten per Video, kostenlos und ohne Verkaufsgespräch. Du erzählst, wie euer Betrieb arbeitet — wir sagen dir, welcher Ablauf sich zuerst rechnet.