Welche KI ist wirklich die beste für E-Mails im Unternehmen?

Die beste KI für E-Mails gibt es nicht als einzelnes Produkt — für die meisten Unternehmen ist die sinnvolle Antwort die KI, die bereits im eigenen Mailsystem steckt: Gemini, wenn ihr Gmail über Google Workspace nutzt, Copilot, wenn ihr Outlook über Microsoft 365 nutzt. Eine zusätzliche, separate E-Mail-KI kostet ein zweites Login und ein zweites Abo — und lohnt sich nur, wenn die eingebaute Lösung eine konkrete Anforderung nachweislich nicht erfüllt.

Warum diese Frage so oft mit einer Produktempfehlung beantwortet wird, obwohl die eigentliche Antwort „kommt auf euer Mailsystem an“ lautet, und wo die eingebauten Lösungen an ihre Grenzen stoßen, zeigt dieser Vergleich.

Die zwei eingebauten Lösungen im Vergleich

| | Gemini in Google Workspace | Copilot in Microsoft 365 | |---|---|---| | Einstiegspreis laut Hersteller | Starter-Tarif ab 6,80 €/Nutzer/Monat, Gemini in Gmail bereits enthalten | Copilot-Zusatz ab 18 US-Dollar/Nutzer/Monat zu bestehenden Microsoft-365-Lizenzen | | Volle Funktionsbreite | Ab Standard-Tarif (13,60 €/Nutzer/Monat): Gemini zusätzlich in Docs, Meet und weiteren Apps, Recherche-Assistent, eigene „Gems“ | In gebündelten Plänen wie Business Standard mit Copilot (23,50 US-Dollar/Nutzer/Monat) oder Business Premium mit Copilot (32 US-Dollar/Nutzer/Monat) | | Kernfunktion in der Mail-Oberfläche | E-Mails schreiben und umformulieren im Gmail-Seitenbereich | Entwürfe verfassen, Postfächer zusammenfassen, Termine vorbereiten | | Währung/Region der Herstellerangabe | Euro-Preise, deutsche Herstellerseite | US-Dollar-Preise, US-Herstellerseite |

Wichtig an der letzten Zeile: Die Google-Preise stammen von der deutschen Seite in Euro, die Microsoft-Preise von der US-Seite in US-Dollar. Für eine belastbare Kostenentscheidung müsst ihr die Preise für euren Standort direkt beim jeweiligen Anbieter oder eurem Reseller abfragen — ein Vergleich zwischen einer Euro- und einer Dollar-Angabe ist sonst nur eine grobe Orientierung, kein belastbarer Preisvergleich.

Warum „bereits vorhanden“ fast immer gewinnt

Zwei Gründe sprechen fast immer für die eingebaute Lösung statt für ein zusätzliches Produkt:

Keine zweite Anmeldung, kein zweiter Datenabfluss. Eine separate E-Mail-KI braucht in der Regel Lesezugriff auf das Postfach — ein weiterer Dienst, der Nachrichteninhalte verarbeitet, ist ein weiterer Punkt für die Datenschutzprüfung und ein weiterer Vertrag, den jemand pflegen muss.

Das Team muss nichts Neues lernen. Gemini im Gmail-Seitenbereich oder Copilot im gewohnten Outlook-Fenster fällt kaum auf; ein separates Werkzeug mit eigener Oberfläche wird dagegen oft ignoriert, sobald der erste Reiz vorbei ist.

Wann sich trotzdem mehr lohnt

Die eingebaute KI hilft beim einzelnen Entwurf — nicht beim Ablauf drumherum. Drei Situationen, in denen das eingebaute Angebot an seine Grenze kommt:

• Wiederkehrende Anfragen ohne Bezug zu Google oder Microsoft. Support-Postfächer, die aus jeder Anfrage automatisch einen Vorgang in einem Ticket- oder CRM-System anlegen sollen, brauchen eine Anbindung, die weder Gemini noch Copilot von sich aus herstellen.
• Antworten, die tatsächlich verschickt werden sollen, ohne dass jemand jede einzelne freigibt. Die eingebaute KI schlägt einen Entwurf vor; ob und wann er verschickt wird, entscheidet weiterhin ein Mensch. Für einen Ablauf, der bei eindeutigen Fällen selbstständig antwortet, ist das ein anderes System.
• Auswertung über viele E-Mails hinweg, etwa wie viele Anfragen zu welchem Thema in einer Woche eingehen. Das ist Reporting, keine Textgenerierung.

Fiktives Rechenbeispiel: wann sich eine zusätzliche Automatisierung lohnt

Fiktives Rechenbeispiel mit angenommenen Werten, kein Kundenprojekt. Ein Betrieb erhält 150 gleichartige Anfragen pro Woche, die jeweils in ein Ticket-System übertragen werden müssen — eine reine Kopieraufgabe, die keine eingebaute Mail-KI übernimmt, weil sie systemübergreifend arbeitet:

• Zeitaufwand von Hand: 150 × 2 Minuten × 46 Arbeitswochen ÷ 60 = 230 Stunden im Jahr
• Bei angenommenen 45 Euro Personalkosten je Stunde: 10.350 Euro im Jahr
• Eine Automatisierung, die die Anfrage direkt aus dem Postfach in das Ticket-System überträgt, spart einen Großteil davon — der eingebaute E-Mail-Assistent allein spart hier nichts, weil er die Anfrage nicht überträgt, sondern nur beim Formulieren der Antwort hilft

Das Beispiel zeigt den Unterschied zwischen den beiden Werkzeugarten: Die eingebaute KI verbessert die einzelne Antwort, eine Automatisierung verändert den Ablauf drumherum. Wie sich ein Ablauf wie dieser konkret bauen lässt, steht im Beitrag Kundenanfragen automatisch beantworten, ohne dass es wie ein Bot klingt.

Wo Vorsicht angebracht ist

Bevor Kunden- oder Personaldaten über eine KI-Funktion im Postfach verarbeitet werden, gehört die Prüfung des Auftragsverarbeitungsvertrags und des Serverstandorts an den Anfang, nicht ans Ende des Projekts — dazu mehr im Beitrag Auftragsverarbeitung bei KI-Diensten: was in den Vertrag gehört. Und: Eine KI, die Entwürfe vorschlägt, nimmt niemandem die inhaltliche Verantwortung ab — bei rechtlich bindenden Zusagen in einer E-Mail bleibt die Prüfung durch eine Person Pflicht, unabhängig davon, wie gut der Entwurf klingt.

Der nächste Schritt

Wenn unklar ist, ob bei euch die eingebaute Mail-KI reicht oder ob sich eine echte Automatisierung des Postfach-Ablaufs lohnt, ist das genau die Frage, die eine KI-Agentur-Auswahl beantwortet — anhand eures tatsächlichen Anfragevolumens, nicht anhand einer allgemeinen Produktliste.